公共圖書館讀者活動檔案的收集與保管研析討論

摘要：新時期，公共圖書館管理活動中涉及讀者活動等多種重要內(nèi)容。讀者活動的開展所產(chǎn)生的檔案，對公共圖書館服務(wù)讀者活動進行真實記錄，可以了解到圖書館服務(wù)讀者的方向、內(nèi)容、特點以及質(zhì)量等，因此讀者活動檔案的收集與保管非常重要。本文對公共圖書館讀者活動檔案的收集與保管進行分析。

關(guān)鍵詞：公共圖書館;讀者活動;檔案;收集;保管

圖書館讀者活動的開展不僅使讀者的精神文化生活更加豐富多彩，同時也是圖書館踐行教育職能的一個重要方式。在多種多樣的讀者活動中，大量檔案資料形成，其重要性不言而喻，因此需要做好收集和保管工作。

一、 公共圖書館讀者活動檔案的特點

第一，數(shù)量大。《全國地市級公共圖書館第五次評估定級標準》對地市級公共圖書館每天讀者活動開展數(shù)量提出具體要求，這一標準要求，地市級公共圖書館每天需要開展94次社會教育活動，包括講座、閱讀推廣、培訓(xùn)等，這些形式活動的開展，進一步增加了讀者活動檔案數(shù)量。第二，區(qū)域廣。現(xiàn)階段，為整合全省范圍內(nèi)的圖書館信息資源與人才交流，并實現(xiàn)資源共享，在公共圖書館讀者活動開展過程中，通常涉及本地區(qū)的其他地市級圖書館，甚至需要省級公共圖書館的支持，如共同開展全省范圍內(nèi)公共圖書館展覽活動、講座聯(lián)盟活動等，這也使得讀者活動檔案的產(chǎn)生已經(jīng)不限于本地范圍，而是向更為廣闊的區(qū)域擴展。第三，種類多。據(jù)近些年公共圖書館讀者活動開展的實踐研究指出，讀者活動不僅有豐富的內(nèi)容，更有多樣的形式，如以美麗圖書館為主題的繪畫創(chuàng)意比賽、書法比賽，又如陶藝比賽、微電影制作比賽等，在活動開展中產(chǎn)生了大量實物，如宣傳品、紀念品、獎牌等，這些實物以及作品均是讀者活動檔案的重要內(nèi)容。

二、 公共圖書館讀者活動檔案的作用

首先，公共圖書館讀者活動檔案可以為確定讀者活動主題提供參考。對于公共圖書館來說，讀者活動主題的選擇以及確定在一定程度上對活動成功與失敗有直接影響，因此需要從以往讀者活動檔案中吸取經(jīng)驗，對讀者喜歡的活動主題進行歸納分析，進而對讀者活動主題進行確定，以提高讀者活動開展的成功性。其次，公共圖書館讀者活動檔案可以為制定讀者活動方案提供參考。讀者活動方案的制定涉及諸多要素：一是選定內(nèi)容;二是時序安排;三是規(guī)模大小;四是組織;五是管理;六是宣傳。所以在活動方案制定過程中，需要深入分析過去的檔案，借鑒成功案例，總結(jié)經(jīng)驗，這樣可以達到事半功倍的效果。最后，公共圖書館讀者活動檔案可以為讀者提供更好的服務(wù)。讀者活動檔案對圖書館所開展的讀者活動措施、思路以及方法進行真實記錄，不僅對讀者活動開展狀況進行記錄，同時也是讀者與圖書館互動的真實反映，鑒于此可以對圖書館活動開展效果提供參考，對讀者喜好以及需求進行了解，為之后的讀者活動開展提供參考，以便于為讀者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

三、 公共圖書館讀者活動檔案的收集與保管措施

（一） 強化歸檔意識

在公共圖書館讀者活動開展期間會涉及大量材料，這不僅涉及活動方案以及內(nèi)容，還涉及參加人員、活動正文、總結(jié)、演講文稿等，這些材料的收集和保管非常重要，應(yīng)從多方面對檔案收集和保管工作進行宣傳，強化職工的檔案意識，并做好職工檔案收集和保管培訓(xùn)工作，使其歸檔意識提高，為讀者活動檔案收集以及保管提供支持。

（二） 認真建立檔案

為確保檔案收集的完整性，一般需要從活動開始就開展收集，以保證檔案完整、齊全，尤其是照片檔案，其是讀者活動開展的真實記錄，因此在每次開展讀者活動時，應(yīng)安排專人進行攝影，對讀者活動照片進行收集和整理，應(yīng)以檔案管理規(guī)范為準對這些檔案進行整理，并及時歸檔。

（三） 制定檔案收集標準

公共圖書館讀者活動中負責收集和管理檔案的工作人員應(yīng)對這一活動檔案進行充分了解，在此基礎(chǔ)上制定具備可行性的收集標準，對不同類別讀者活動相關(guān)的檔案進行明確，并將活動檔案、總結(jié)、媒體報道、活動照片、簽名記錄等按照收集標準進行分門別類，為之后有規(guī)律保管和查閱奠定基礎(chǔ)。

（四） 主動收集檔案

公共圖書館讀者活動檔案管理人員在收集檔案過程中，需要將自身主觀能動性充分發(fā)揮出來，對讀者活動積極、主動參與，這樣才能對讀者活動檔案進行充分了解和掌握，以便于更好地進行歸檔。

（五） 強化現(xiàn)代化檔案管理

針對公共圖書館讀者活動檔案收集與保管工作來說，要想提高其管理水平，需要實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，對于此圖書館可以安裝檔案管理軟件，并形成相關(guān)數(shù)據(jù)庫，使檔案管理工作水平得到提升。

（六） 制定規(guī)范化檔案管理制度

在檔案管理工作中，系統(tǒng)的管理制度非常重要，只有制定規(guī)范化的檔案管理制度，才能形成規(guī)范化管理模式，使檢索體系更加完善，對案卷文件目錄的編制、對案卷目錄的編制以及對專題目錄的編制，可以實現(xiàn)有序化管理，避免出現(xiàn)沖突和矛盾，將檔案收集和保管價值充分體現(xiàn)出來。

（七） 強化檔案信息安全管理

當前已經(jīng)進入信息化時代，信息安全非常重要，應(yīng)引起重視。伴隨檔案信息化進程發(fā)展，應(yīng)建立嚴格的檔案管理制度，并安排專人負責檔案管理工作，對軟件資產(chǎn)做好管理，避免引入安全漏洞問題，確保檔案信息安全。

四、 結(jié)語

對于公共圖書館讀者活動開展來說，檔案的收集與保管非常重要，不僅可以為確定讀者活動主題提供參考，還可以為制定讀者活動方案提供參考，另外公共圖書館讀者活動檔案可以為讀者提供更好的服務(wù)，因此需要予以重視。可以從強化歸檔意識、認真建立檔案、制定檔案收集標準、主動收集檔案、強化現(xiàn)代化檔案管理、制定規(guī)范化檔案管理制度、強化檔案信息安全管理等方面出發(fā)，做好檔案收集和保管工作，以確保公共圖書館讀者活動的順利開展，進而更加準確且全面地收集活動檔案，使讀者活動得到發(fā)展。

參考文獻：

[1]李華英.公共圖書館讀者檔案數(shù)字化體系的建立與管理[J].圖書館研究與工作，2016（5）.

[2]夏漢群.公共圖書館檔案管理工作普遍問題和解決措施[J].圖書情報論壇，2016（2）.

[3]李鵬.公共圖書館讀者檔案的建設(shè)[J].山西檔案，2017（5）.

[4]李芳.淺談圖書館加強參考咨詢檔案的收集與管理工作[J].大眾文藝，2016（18）.

[5]黃紅.高校圖書館讀者活動檔案管理研究[J].廣西教育，2016（19）.

作者簡介：

張洪奎，山東省德州市，德州學(xué)院圖書館。