分析現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響及策略

藺娟

摘要：科技發(fā)展帶給我們?nèi)招略庐惖母淖儯畔r代的到來更加便捷了我們的生活。企業(yè)檔案管理是每個企業(yè)都不可避免的工作，涉及企業(yè)中每一位員工的利益。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理繁瑣且數(shù)量巨大，使用現(xiàn)代信息技術(shù)進行管理，改變了傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的窘境，也推動了企業(yè)檔案管理的進步，極大的提高了工作效率和質(zhì)量。下面是我根據(jù)多年的企業(yè)檔案管理經(jīng)驗，整理的關(guān)于現(xiàn)代信息技術(shù)參與企業(yè)檔案管理的影響以及具體落實的措施，與各位同仁一起探討交流。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代信息技術(shù)；企業(yè)檔案管理；信息技術(shù)影響

企業(yè)檔案記載了企業(yè)發(fā)展的歷史，由于企業(yè)發(fā)展受到的各方面因素較多，企業(yè)檔案包含的內(nèi)容也十分廣泛，這些內(nèi)容既包含企業(yè)在發(fā)展過程中所取得的巨大成就，也含有企業(yè)在發(fā)展過程中存在的失誤。因此，企業(yè)檔案的存在可以很好地輔佐企業(yè)之后的發(fā)展，避免失誤再次上演。所以企業(yè)檔案的管理是一項十分繁瑣且數(shù)量巨大的工程。現(xiàn)代信息技術(shù)的問世，極大地優(yōu)化了企業(yè)檔案管理的流程。現(xiàn)在信息技術(shù)包含數(shù)字化技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，遠(yuǎn)程通信技術(shù)，這些先進的技術(shù)可以讓企業(yè)的檔案信息形成完整的體系，便于查找和翻閱。本文主要就信息技術(shù)對于企業(yè)檔案管理的影響以及如何更好地使用現(xiàn)代信息技術(shù)進行企業(yè)檔案管理的展開討論，便于企業(yè)加強檔案管理。

一、現(xiàn)代信息技術(shù)對于企業(yè)檔案管理的影響

首先是現(xiàn)代信息技術(shù)的使用理念，對于傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理理念的沖擊。現(xiàn)在信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的較好應(yīng)用，為企業(yè)帶來了巨大的經(jīng)濟效益，同時也對傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式產(chǎn)生了很大的沖擊。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理所使用的是紙質(zhì)檔案，將企業(yè)各類信息記錄在案，并依照記錄內(nèi)容進行分類，理論框架較為簡單，可是這種方法不容易對企業(yè)信息進行歸類。在需要查閱以往歷史信息的時候，也不容易翻閱，為管理者造成了巨大的工作量。而使用現(xiàn)代信息技術(shù)進行檔案管理，為管理者減少了巨大的工作量，而且也讓企業(yè)檔案信息可以分類匯總，在查閱的時候十分簡單容易，提高了管理者的工作效率，并且節(jié)省了放置企業(yè)檔案的空間。其次，減少了企業(yè)檔案管理者的人員數(shù)量。隨著企業(yè)發(fā)展壯大，企業(yè)檔案管理者也需要更多的人參與。使用現(xiàn)代信息技術(shù)進行企業(yè)檔案的管理，可以減少管理人員的數(shù)量，只需要管理人員熟悉現(xiàn)代信息技術(shù)的操作流程，就可以勝任所有的工作，為企業(yè)節(jié)省了人力物力。再者，現(xiàn)代信息技術(shù)所具有的信息化，網(wǎng)絡(luò)化，社會化，智能化，數(shù)字化的特征，為企業(yè)的發(fā)展迎來了新的機遇。這些特征促進企業(yè)檔案管理工作發(fā)生積極的變化，提高企業(yè)檔案管理的工作效率，以此來拉動其他環(huán)節(jié)的工作效率及而企業(yè)本身，可以得到良性的發(fā)展。最后，傳統(tǒng)管理中所使用的紙質(zhì)版檔案，在企業(yè)發(fā)展時間較長之后容易造成資料內(nèi)容的缺失。比如某一個企業(yè)發(fā)展歷程近百年，早年間企業(yè)發(fā)展的檔案資料沒有采取合適的手段進行密封，使這些資料內(nèi)容遺失。缺乏相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化制度規(guī)定。管理的方式存在一定的缺陷，不能完全發(fā)揮資料檔案管理的真正價值和意義。現(xiàn)代信息技術(shù)則可以避免這樣情況的發(fā)生。將檔案資料封備份存在硬盤中，按照內(nèi)容對硬盤標(biāo)簽說明，分類保存，近期檢查硬盤的狀態(tài)，無論何時，都不會讓資料遺失或泄露。

二、落實現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的策略

1、改變企業(yè)檔案管理理念，提高企業(yè)管理理念，可以讓管理人員最大程度的認(rèn)識并使用信息化技術(shù)。企業(yè)檔案在某種程度上引導(dǎo)了企業(yè)未來的發(fā)展走向，明確企業(yè)檔案管理的重要性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理足夠重視，并且認(rèn)識到信息技術(shù)對于企業(yè)發(fā)展所產(chǎn)生的積極作用。

2、完善企業(yè)檔案管理制度。由于檔案管理工作涉及到的內(nèi)容數(shù)據(jù)龐大，管理流程繁雜。所以需要提高管理者的個人能力，使用標(biāo)準(zhǔn)化的管理條例，規(guī)范管理流程。優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作信息系統(tǒng)以企業(yè)檔案管理為中心，充分考慮到企業(yè)檔案管理對于企業(yè)其他部門的影響。摒棄企業(yè)檔案管理部門獨立單一的模式，緊密聯(lián)系檔案管理部門和企業(yè)其他部門間的關(guān)系，突破企業(yè)檔案管理的局限性，將企業(yè)的各個部門使用現(xiàn)代信息化手段整合串聯(lián)，從而讓企業(yè)檔案管理形成一個完整的系統(tǒng)，規(guī)范檔案管理的運作流程。

3、優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作的設(shè)備。在國內(nèi)很多企業(yè)并沒有先進的管理設(shè)備，引進國外企業(yè)檔案管理設(shè)備以及技術(shù)，保障企業(yè)檔案管理的技術(shù)水平，跟上社會發(fā)展的快速趨勢。同時也要時刻關(guān)注現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展情況，在已有的基礎(chǔ)上進行創(chuàng)新，將先進的管理技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)檔案管理工作中。

總結(jié)

現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，對社會生活及工作都產(chǎn)生了巨大的影響，我們需要明白現(xiàn)代信息技術(shù)對于生活和工作的重要性，并將其合理的運用到實際生活和工作中。對于企業(yè)檔案管理而言，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)成為一個強有力的手段并取得了較大的成效，筆者相信，隨著現(xiàn)代科技水平的日益提高，現(xiàn)代信息技術(shù)也會更加完善，在企業(yè)檔案管理方面的成就也會隨之提升，而我們現(xiàn)階段，也要深入挖掘現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理上的應(yīng)用和方法，提高企業(yè)檔案管理的整體水平和發(fā)展。綜上所述，現(xiàn)代信息技術(shù)對于企業(yè)檔案管理有著極其重要的影響，緊抓方法，落實措施，才能讓企業(yè)檔案管理更好的輔佐企業(yè)發(fā)展壯大。

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（作者單位：西安航空制動科技股份有限公司設(shè)計研究所）