基于Alma系統的館藏圖書清點方法研究

毛李潔

[摘 要]在大數據時代，圖書館除了關注技術發展，積極進行系統更新換代外，更應結合自身實際狀況，對下一代圖書館管理系統進行探究，以便加快自身結構調整，實現管理高效、功能優化，最終完成從傳統圖書館到現代圖書館的轉變。本文主要研究了以Alma系統為代表的下一代圖書館服務平臺，分析了其對圖書清點工作的全流程管理功能、作業報告分析及問題圖書的處理方法，引導圖書館更好地使用下一代圖書館服務平臺，從而促使圖書的管理工作向以數字資源服務的數字圖書館全面過渡。

[關鍵詞]Alma系統;圖書清點;館藏清點

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.06.084

[中圖分類號]G252[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）06-0-04

0? ? ?引 言

紙本圖書是圖書館的重要資產，對其進行有效清點是圖書館準確掌握館藏實體圖書的重要手段，也是確保書目數據準確性的主要方法。面對海量的館藏圖書，傳統的數據處理技術已不能滿足需求。在大數據時代，圖書館通過利用新一代基于云計算技術的圖書館服務平臺——Alma系統，能夠從根本上解決圖書清點過程中出現的大量數據處理問題，還能從中提取重要的信息，從而有利于順利開展圖書管理工作。

Alma系統作為下一代圖書館服務平臺的主流產品，可以將資源選擇、印刷資源管理、電子資源管理、數字資產管理、元數據管理、鏈接解決方案和資源發現整合在同一個系統中，無須跨系統操作和同步數據，使圖書館能夠綜合分析全部館藏圖書并突出館藏中的特色。截至2017年，共829家圖書館、33家圖書館聯盟簽約購買Alma系統，美國研究圖書館協會中包括哈佛大學、賓夕法尼亞大學等在內的35家成員圖書館選用Alma系統。清華大學圖書館于2017年1月選用Alma系統代替之前的Innovative Millennium系統，并于當年10月投入使用。針對圖書館館藏清點工作，Alma系統提供架位分析報告功能，可協助圖書館完成館藏清點工作。本文的研究重點是Alma系統的館藏圖書清點方法。

1? ? ?基于Alma系統的館藏圖書清點相關研究進展

筆者在中國知網期刊數據庫中以“圖書清點”或者“館藏清點”為篇名進行檢索，獲得47篇文章，其中有24篇文章論述圖書清點工作實踐、23篇文章介紹圖書清點工作流程。整體來看，目前各高校對圖書的清點方法主要有：基于RFID的清點、基于SQL建立比對數據庫的清點、利用自動化系統清點模塊的清點、采用便攜式數據采集器采集條碼再進行數據比對的清點、利用手持清點設備的清點、設計開發圖書清點系統進行清點和基于ALEPH單冊管理系統的清點等。由此可看出，隨著大數據時代的快速發展，新一代基于云計算技術研究的圖書館服務平臺——Alma系統備受大眾青睞，但Alma系統館藏圖書清點的方法研究還未被揭示。

2? ? ?清華大學圖書館基于Alma系統的館藏圖書清點的實踐

清華大學圖書館在使用Alma系統后，以新書及常用書閱覽室的清點經驗為基礎，通過對北館（李文正館）一層各專題書架的圖書進行了試點工作，初步確定了清點方法，隨后開始對總館（北館/西館）開架借閱區圖書進行清點工作。

2.1? ?Alma系統館藏清點工作原理

在系統外創建待查文件，通常可以利用條碼掃描槍掃描實物條碼（Barcode）生成待查文件。文件格式可為Excel格式或文本文件（.txt）。將待查文件提交到Alma系統的架位分析報告模塊（Shelf Report），通過比較運行架位分析報告與系統數據查看報告詳情，識別丟失、錯架或在架上的圖書。數據的對比范圍包括：指定圖書館Library的全部記錄、指定館藏位置Location的全部記錄、系統指定的某段索書號或某個記錄集合（Set）。

2.2? ?建立清點工作流程

清點工作是一項綜合性工作，需要各部門相互配合。因此，在清點工作開始前，需要建立規范的工作流程。

2.3? ?清點工作的方式

在不影響圖書正常流通的情況下，圖書管理組分成2個工作小組，每個小組配備一臺筆記本電腦、無線光筆和書車，采取“電腦（Excel表格）+無線掃描槍”采集條碼的方式，對清點的所有上架圖書逐冊進行條碼掃描。每天上午8：00和下午13：00抽調2名館員帶領2名圖書館勤工助理分隊隊員按照排架順序進行圖書條碼掃描工作，要求平均每日清點圖書不少于10 000冊。

2.4? ?分析作業報告

Alma系統中“在架報告”運行結束后，會分析出6種類型的作業報告，分別是Items in place（已就位館藏）、Missing items but marked in place（標記就位但已丟失館藏）、Items on shelf but marked not in place（采集到但標志未就位館藏）、 Known items not in place（已知不在架館藏）、Items on shelf but out of range/set（已就位但超出對比范圍的館藏）和Barcodes with no matched item（無匹配的條碼）。在系統中導出這6種類型的Excel表格后，需要進一步分析具體問題，打印問題書單并查找問題圖書，及時進行處理。

這6種類型作業報告是整個清點過程中的核心部分，只有充分分析具體問題并及時處理問題圖書，才能體現清點工作的重要意義。對于清點過程中遇到的問題圖書，不同情況有不同的處理方式：

（1）Items in place（已就位館藏）。這種類型是絕大多數的系統與實際相符的在架圖書，無須處理。

（2）Missing items but marked in place（標記就位但已丟失館藏）。這種類型主要包括4種可能情況：掃描過程中正在閱覽或漏掃的圖書、從數據采集到數據處理時間區間段歸還回來的圖書、每周上新的圖書、實際遺失的圖書。整個清點過程是開架進行的，不影響圖書的正常流通，所以只需重點處理實際遺失的圖書。筆者所在單位的圖書管理組館員在經過3個月的庫區查找后，將確定實際遺失的圖書表單交上級部門批置“查找中”狀態。

（3）Items on shelf but marked not in place（采集到但標志未就位館藏）。這種類型主要包括3種情況：Missing、Loan、Transit狀態的圖書。對于Missing和Transit這兩種異常狀態的圖書，需找到圖書并在系統中對其狀態進行修正;對于Loan狀態的圖書，需要進一步分析具體原因，若是在清點掃描后分析報告前被借出，則無須處理（屬于大部分情況）;若是清點掃描前被借出，則找出圖書，做還書處理。

（4）Known items not in place（已知不在架館藏）。這種類型是系統中已知的查找中、丟失、借出、編目、傳送中等狀態圖書，無須處理。

（5）Items on shelf but out of range/set（已就位但超出對比范圍的館藏）。這種類型主要包括3種情況：錯架、索書號錯誤且超出清點范圍和條碼錯誤圖書。處理方式：將條碼在源數據采集文件中找出所在位置，根據前后條碼在系統中找出對應索書號，然后在書架相應位置找出問題圖書，若是系統數據無誤且圖書信息錯誤，則重新打印并更換索書號和條碼;若是系統數據錯誤，則交編目部處理。此時充分體現出按照排架順序進行圖書條碼掃描工作的重要性。

（6）Barcodes with no matched item（無匹配的條碼）。這種類型主要包括兩種可能情況：系統中沒有記錄的圖書和光筆誤碼，處理方式同（5）。

2.5? ?編制清點報告

清點工作結束后，將清點的數據進行匯總，統計分析清點圖書數量。以本次清點為例，2018年3月20日-2018年5月17日，讀者服務部圖書管理組完成了總館開架借閱區圖書清點的掃描工作，共掃描圖書410 196冊。截至2018年9月18日，經過對遺失圖書進行三輪查找，并將未找到的圖書在Alma系統置“查找中”狀態，圖書管理組完成了總館開架借閱區圖書清點工作。本次清點實際館藏量為487 129冊，處理問題圖書8 844冊，置“查找中”圖書1 725冊，圖書丟失率0.20%。清點統計結果以清華大學圖書館北館中文社科開架圖書借閱區為例：

3? ? ?基于Alma系統的館藏圖書清點方法研究的思考

圖書清點工作是圖書館圖書流通管理中的一項重要工作，也是圖書館館藏基礎建設的重要組成部分，在圖書管理Alma系統的逐步推廣和應用下，掌握基于Alma系統的館藏圖書清點方法的研究越來越重要。清華大學圖書館在架位分析報告功能的基礎上，其館藏圖書清點方法得到了很好的應用，可為同行開展相關工作提供借鑒。在上述工作的基礎上，今后的圖書館館藏圖書的清點還應在如下4個方面開展工作。

（1）Alma系統中無法識別“-”的排序，這給圖書館運行在架報告和分析作業報告帶來一定麻煩，圖書館應督促Exlibris公司完善Alma系統中的中國圖書館分類法。

（2）Alma系統中在架報告單次運行最大數據量為5萬冊，對館藏量大的圖書館的清點工作十分不便，圖書館應督促Exlibris公司上調數據限制。

（3）對于Alma系統中第二種類型的作業報告Missing items but marked in place（標記就位但已丟失館藏），圖書館應督促Exlibris公司在輸出的表格中添加“Last Return Date”和“Inventory Date”字段，以便直接根據日期篩選數據。

（4）Alma系統中設計統計分析模塊，Fulfillment區域數據不完整，對于未在Alma系統中進行操作的原系統數據沒有記錄;Physical Items區域輸出的字段不完全，圖書館應督促Exlibris公司進一步改善。

4? ? ?結 語

Alma系統提供的架位分析報告功能，能夠分析具體明確的問題圖書報告，能夠有效完成圖書館館藏清點工作，保證館藏實物和館藏數據的一致性，方便讀者借閱、促進圖書流通。目前，圖書館行業正進入計算機管理系統全面更新換代的升級和轉型時期，利用新一代圖書館服務系統，能夠提高圖書館管理水平，向以數字資源服務為基本方式的數字圖書館全面過渡。

主要參考文獻

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