企業多項目協調管理的復雜性分析及協調機制研究

曾東

[摘 要]企業項目一般是在多項目環境下執行的，多項目運作的效率和組織目標的實現，不僅取決于單個項目的獨立運作狀況，還需要多項目之間的合作與協調。本文分析了多項目協調管理的關鍵影響因素的復雜性，探討了多項目管理的協調機制，旨在為企業多項目協調管理提供借鑒。

[關鍵詞]多項目管理;復雜性;協調機制

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.06.032

[中圖分類號]F293.3[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）06-00-03

0? ? ?引 言

很多企業采用“以項目實施管理”（Management by Project）的戰略，其組織目標和任務通過內部項目實現，項目成為組織目標的載體。由于項目組織具有特性以及在知識、信息、資源等要素上的天然關聯性，使企業多個項目并行或交疊運作，產生了各種復雜的互動關系與協作要求，從而構成了具備功能網絡結構模式的、協作型的系統。但是，其中的子系統——單項目，在追求自身目標優化的同時，往往與系統總目標或其他項目目標產生沖突;多項目之間若缺乏有效的協調與合作，可能造成“零和”或“雙輸”的后果。因此，從企業整體的角度，對多項目進行有效的協調管理就成為企業多項目管理面臨的重要問題。企業多項目協調管理使企業各項目的知識、信息、資源在一定結構下順暢地流通，通過對各項目實體激勵維持決策平衡，使單個項目實體理性行為和多項目整體優化決策相一致，實現各項目的共贏和多項目整體效益的最大化。

1? ? ?企業多項目協調管理的關鍵影響因素

本文將影響企業多項目協調管理的10個關鍵影響因素納入3個層次：戰略層、執行層、技術層。其對應3個域：組織復雜性、運作復雜性、對象復雜性，具體見表1。

1.1? ?組織復雜性

1.1.1? ?組織目標關聯性

從組織的層面看，項目是實現組織目標的載體，組織目標需要分解為若干子目標并通過一系列項目來實現。每個項目服務的組織子目標不同，使項目目標存在差異，項目也相對獨立。這種相對獨立性意味著每個項目實體（即項目團隊及其成員）擁有相對獨立的目標、信息及決策權，他們基于各自的目標和信息進行優化決策。然而，局部的優化決策并不意味整體績效的最優化。如項目實體以自身目標為主，一旦實現某項目目標則妨礙實現另一個項目目標，造成內部發生分歧與沖突，形成項目實體之間相互不支持甚至出現對抗的局面，影響多項目管理的整體績效。

1.1.2? ?組織結構動態化

組織結構動態化指企業把項目和項目組合看成執行復雜過程的動態變化的臨時性組織，例如，同外部客戶建立合同、產品開發、市場聯盟或對內部客戶進行流程再造。企業的多項目組合中包含的不同類型的項目越多，差異化越大，管理的復雜度就越高。為保證多項目協調運作，企業需要采用某些特殊的整體結構如多項目協調委員會等進行管理。另外，項目實體具有“自治”和“智能”的性質，使多項目企業的組織縱向等級層次和地域分布在項目的執行過程中具有動態變化的特點。

1.1.3? ?環境不確定性

現代系統理論認為，企業是一個開放的系統，任何企業都在一定的環境下生存發展;環境是不斷變化的，企業是在不斷與環境進行相互作用下生存發展的，是一個動態的過程。由于一些因素，如政府、產業競爭、人力資源、生產成本、國際競爭優勢和社會變革等的共同作用，以及項目利益相關者情況、項目復雜程度、項目時間段、資源狀況、溝通網絡等的動態變化，導致企業多項目管理的組織環境復雜多變，具有不確定性。

1.2? ?運作復雜性

1.2.1? ?項目數量

項目數量指在時序上并行或交疊運作的項目數量，是衡量多項目管理復雜程度和協調難度的最直觀的指標。此外，項目內部并行活動的數量對協調管理的復雜程度具有直接影響。

1.2.2? ?項目間的耦合關系

在多項目環境下，企業的項目是動態激活運作的，可能并行實施多個項目，也可能前后實施的多個項目存在交疊，項目間在資源、知識、信息、進度、費用和組織等方面通常存在耦合關系。比如，項目經理對各自項目的優先權、項目成員（某個項目的成員可能同時也為其他幾個項目工作）調配、項目的重要程度、資金設備、時間調度等資源分配問題都有不同的看法，可能導致沖突。

1.2.3? ?項目管理能力

項目管理能力可以定義為有效執行項目管理過程的能力，與項目管理的任務有關，企業只要有項目管理的知識和經驗，就有了項目管理的能力。項目管理的能力包括個人的項目管理能力、項目團隊的項目管理能力、組織的項目管理能力3個層次。個人的項目管理能力除了項目管理知識和經驗外，還與其在項目中承擔的角色有關，比如，項目經理還需要有關產品、行業、文化意識的知識和創造性的設計項目管理過程的能力;項目團隊除了要具有個人的項目管理能力外，還需要具有解決團隊沖突、對目標達成共識、團隊協調和協作的能力;組織的項目管理能力包括項目組合管理、項目分配和評估、項目和多項目的審核和指導等方面，同時，組織的項目管理能力隱藏在組織系統內，規定企業的運作方式。企業擁有較高的項目管理能力將使多項目的協調運作更加有效。

1.2.4? ?業務流程

在采用“以項目實施管理”戰略的企業中，項目是企業最主要的業務流程，項目活動之間一般存在結構上的層次性、資源共享、執行時序、并發約束等關系，貫穿企業各項目實體和職能部門。知識、信息、資源等“物要素”的流程是否協調將直接影響多項目管理的成功率。多項目實體間緊密合作，信任關系、倫理關系等“人要素”的流程是否協調將間接影響多項目實體的行為和智能性的發揮。

1.3? ?對象復雜性

1.3.1? ?資源-資源調度水平

在多項目環境下，企業資源具有動態、有限、共享的特點。在有限資源的動態變化下，項目的并行或交疊運作導致其要同時競用企業的人、財、物、時間等資源，在資源上通常相互約束，存在激烈的競爭關系。資源調度水平會影響資源沖突強度和浪費程度，企業要依據組織的系統目標、項目本身的權重和資源流的變化情況，采用動態、靈活的方法進行合理的優化配置。

1.3.2? ?信息-信息非對稱性

信息的無縫流動與透明傳輸是多項目實體理性行為和協調的基礎，及時的信息分享有助于消除他們之間的誤解并降低決策的不確定性。隨著信息技術和網絡的發展，信息高效、快速地交換以及為共享而實行信息集中化管理成為可能。但事實上，企業內部和項目實體間實現信息的透明、順暢交換卻很困難。因此，由于信息的私密性、實時性和動態性，各項目實體掌握的信息是局部的、非對稱的，導致多項目協調管理效率降低。

1.3.3? ?知識-知識管理模式

知識由與項目相關的隱性和顯性知識構成，能夠在項目實體間流動，實現知識的共享、學習、轉化和創新，獲得知識的協同效應。一方面，項目成員在諸多的項目實踐中，增加了技能、經驗、洞察力、人際關系等隱性知識資產，成為隱性知識資產的主要載體;另一方面，組織成員從個人利益出發，可能不愿意把他們在不同項目中獲得的實踐知識與他人進行分享，導致知識不能在項目實體間共享。因此，建立有效的知識管理模式，提高知識的協同效應，對企業多項目協調管理具有積極意義。

2? ? ?企業多項目管理的協調機制

企業多項目管理的協調機制是為實現各項目有效協作、高效運行、確保組織目標全面實現而建立的原則和方式。科學的協調機制，不僅可確保協調活動規范化、程序化，而且能夠提高企業的工作效率和敏捷度。

2.1? ?目標與效率機制

對多項目企業來說，組織總目標應層次性地分解為事業（項目）目標、項目團隊目標和個人目標。企業通過層層分解目標，在內部建立縱橫關聯的目標體系，能夠使各項目均嚴密地嵌于目標體系中，并直接或間接地聯系起來，成為協調組織實現既定目標的必要條件。其中，協調工作將隨之變為實現目標而采取的管理措施，即實施目標管理。目標管理機制協調的主要內容有：通過層層制定目標、明晰責權，使成員看清個人目標和企業目標的關系，了解自己的工作價值;通過協商加深對目標的理解，消除各層次、各團隊的意見分歧，取得目標一致性;目標的完成情況作為績效考核的主要依據。此外，建立效率管理機制是目標機制的必要補充。效率管理把工作重心更多地轉移到整個管理過程中，強調過程管理和事先控制，時時監控目標的進展情況，一旦出現偏差和不協調，企業就能及時發現并進行動態處理。

2.2? ?共享與激勵機制

企業多項目的協調運作離不開知識、信息、資源的高度共享，因此，建立共享機制的內容包括以下幾點。第一，基于知識-信息-資源協同管理平臺，通過組織學習，建立和諧、開放的知識共享與協調溝通的氛圍，激勵員工參與知識共享和知識轉換。第二，增強信息的收集和分析能力，實現各種子系統之間的互通和信息透明傳輸。第三，充分考慮項目本身的特點以及項目與組織目標之間的約束關系，依據多項目環境的變化以及實施過程中遇到的問題，動態調整資源共享方案，做到隨機應變，實現項目運作的收益最大化。第四，共享需要合適的激勵機制進行強化。其中，激勵的內涵是：充分肯定那些為共享做出首要貢獻的團隊和成員，樹立分享的理念;明確規定企業價值分配的依據不僅包括才能、貢獻，還有協作的態度與共享的承諾;采用諸如轉化為資本的形式，使共享的效益積累得到體現和報償。

2.3? ?信任與文化機制

在多項目企業中，在多項目實體之間信任關系的基礎上建立的合作機制是一種高效、低成本的協調機制，有助于多項目實體的自我組織和自我調節，促使其在實現共同目標的基礎上采取積極行動，減少矛盾和沖突。建立信任機制的具體措施有：激勵有利于信任關系的行為、加強溝通和交流、盡可能尋求共識、促使已有信任向第三方或多方轉移、采用動態契約的方式進行任務分解和評價等。此外，和諧的企業文化是企業多項目協調管理成功的前提。其中，建立企業文化機制的途徑是：創造一種強勢的企業理念，將努力的方向集中于共同愿景，使多項目協作不斷內化為各成員的內在需要。

2.4? ?協商與仲裁機制

協商機制能夠實現協調管理，主要指各項目實體通過協商、慣例、互諒的方式解決他們之間可能產生的沖突，從而達到決策的目的。協商機制可以確保參與者通過公開討論，進行充分交流觀點，并由掌握相關信息的參與者共同做出決策。協商機制的好處是通過項目相關參與者共同做出決策，使參與者更易于接受，執行起來阻力較小;缺點是若信息溝通的渠道不通暢或參與各方不愿意妥協，就容易出現決策過程緩慢甚至無法決策的情況。因此，企業有必要設立一種程序和制度，確定協商在一定時限內達到的效率和效果，否則就提請企業高層管理者介入協調或者進行仲裁。當然，仲裁未必能夠確保所有參與者的利益，但是，卻有利于多項目管理的整體最優決策。

3? ? ?結 語

為確保MBP戰略的成功和多項目管理的有效性，協調管理成為企業多項目管理的首要環節和核心范疇。本文在企業整體管理的層面上，通過分析多項目協調管理的關鍵影響因素，探討多項目管理的協調機制，希望能夠為企業多項目協調管理提供一些有益的參考。

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