如何實現信息化背景下文書檔案管理的創新

劉艷紅

摘 要：隨著越來越多的高新技術的普及，尤其是信息化技術領域的高速發展，現代智能電子檔案管理已經完全取代了過去傳統的紙質版的文書檔案管理，文書檔案的管理方式也有了突破性的發展，本文就如何提高文書檔案的管理質量以及創新措施進行分析。

關鍵詞：信息化背景下；文書檔案管理；創新

信息化時代改變了人們的日常生活以及各方面需求。在新時代的發展之下，檔案管理工作如何能夠快速地適應時代的發展帶來的巨大變化？面對這種嚴峻的挑戰，文書檔案的管理首先要同步更新管理制度與方法，充分利用現代化的各種智能電子管理技術，為文書檔案管理提供更好的管理方法，實現文書檔案管理工作的信息化應用與創新管理。

1 文書檔案管理工作的必要性

檔案的依據和憑證作用任何材料不可替代，它也是追蹤單位發展的歷史資料。文書檔案更是單位規范管理的基礎，記錄了單位的重大發展歷程。對文書檔案的管理，能夠真實地反映出單位的發展情況和工作實績，也能夠為國家和社會提供具有重大意義的信息。

1.1 信息化的應用對文書檔案的管理作用

近年來，隨著信息化技術的廣泛應用，改變了社會各個單位的工作方式和管理方法，充分地體現了信息化時代的高效、便捷。合理地應用信息技術，不僅能夠有效地提高檔案管理人員對資料的收集、整理、分類、歸檔等工作效率，而且在不同程度上還提升了檔案的查閱、利用質量。

1.2 高新數字化電子設備對檔案管理的意義

數字化電子系統能夠實現在線瀏覽的閱讀形式，給信息化技術的應用帶來了很多便利的功能，從而實現部門與部門之間能夠通過電子的交流方式進行溝通，這種應用不僅給單位帶來快捷的溝通效果，并且還能提高部門之間的工作效率。其次，目前的電子技術設備能夠安全、高效地對文書檔案進行保存，并且能夠隨時隨地的提供下載與無線分享的功能服務，其中最具代表性的電子設備例如百度存儲網盤、互聯網云儲存等服務性的智能技術均能夠有效地提升文書檔案的存儲量并同步提高檔案的安全性。

2 文書檔案管理工作存在的問題

隨著工作量不斷增加，文書檔案的原有數量也在不斷增加。而原來的檔案管理方法已經滿足不了目前的檔案管理需求，這在一定程度上限制了單位的發展。在這種情況下，單位要不斷地完善文書檔案的管理工作，并針對以往的檔案管理中所發生的問題加以分析，提升文書檔案的管理水平，保證文書檔案的管理質量。

2.1 對檔案管理人員的培訓不夠完善

對于檔案管理人員，必須要定期開展相關的培訓工作。隨著業務的增加，管理措施也應有所提升以及改進。而對于信息化技術的應用，要求工作人員必須具備較強的專業知識以及管理水平，才能對信息化技術予以充分的掌握并高效的利用，但目前部分單位仍然缺乏對專業性技術問題的基本意識，認知水平也較為薄弱，如果沒有按照要求對管理人員開展信息技術應用的培訓工作，并對技術的重點知識加以深刻的認識以及學習，那么在應用信息化技術管理文書檔案的過程中，就會出現很多缺陷問題。

2.2 單位缺乏對文書檔案管理質量的重視

文書檔案的管理質量沒有引起單位足夠的重視。由于在管理上的各種疏忽，沒能夠充分地體現檔案的服務價值以及對單位發展的重要性。而且檔案管理信息系統目前仍然存在著不穩定的運行環境，由于嚴重缺乏資金方面的投入，頻頻發生檔案信息出現不匹配等問題。因此，文書檔案的管理必須要針對不良問題展開深入的分析，挖掘檔案的重要價值，保證文書檔案的管理能夠基本滿足目前的業務變化需求。

3 信息化背景下文書檔案管理的創新對策

3.1 提升檔案管理的信息化管理意識

管理意識對單位的管理行為存在著一定的約束力，并且對管理的方法能夠起到引導的作用。在對文書檔案管理展開信息化應用的建設工作過程中，首先要了解信息化的管理理念，再合理地應用科學的方式引導檔案管理工作人員的管理技巧。文書檔案管理理念在落實的過程中，也要同步地根據管理的需求將現代的先進技術以及相關的管理理念引入到該管理工作中。為了充分地發揮信息化管理的最大作用，檔案管理人員要加強對文書檔案信息化管理的重視，并逐漸實現創新管理工作，優化管理措施。

3.2 完善整理歸檔的智能化

智能化歸檔模塊是信息化技術應用在文書檔案的管理中最核心的組成部分，這種模塊可以對文書檔案管理進行梳理，為檔案的管理區分出系統化和規范化的管理模式，文書檔案管理制度對檔案的整體規劃性的意識需要不斷地加強，建立規劃協調的措施，促進信息化技術的具體功能發揮出最好的管理效果，合理地應用信息化技術自動生成的功能作用，提高檔案的歸檔效率，保證文書檔案的管理質量。

3.3 搭建科學的文書檔案管理信息平臺

文書檔案管理工作在信息化技術的應用進程中，在發揮檔案管理信息化的作用中，需要具備科學根據性的文檔管理信息平臺作為管理的基本保障。過去的文書檔案管理主要是依賴紙質文檔以及人力的管理模式，這種管理模式已經不能滿足目前發展的需要，通過采用現代化的信息數據庫的編輯、記錄、存儲等多功能管理方法，不僅能夠促進文書檔案管理軟件的有效開發及對高新電子設備的利用，同時也降低了文書檔案的管理工作量，合理地應用科學的、先進的管理技術對檔案進行管理，在一定程度上也促進檔案管理的創新改革以及建立重要的發展舉措。

4 結束語

促進文書檔案管理的科學應用價值，提高單位的檔案管理能力以及管理質量，這不僅對單位甚至對國家以及社會的各方面發展都起著重要的作用以及社會價值。

參考文獻

[1]陳黎.信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作的改革與創新[J].辦公室業務，2013（01）：191+194.

[2]聶菊梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].城建檔案，2016（03）：57-58.

作者簡介

王精莉（1981-），女，重慶墊江，本科，畢業于四川大學，助理館員，研究方向：檔案管理