淺談信息化時(shí)代的文書(shū)檔案管理創(chuàng)新方法

鄧遠(yuǎn)源

摘 要：信息化時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，為各事業(yè)單位與市政府部門(mén)的檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，本文對(duì)文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新方法進(jìn)行了分析，明確了信息技術(shù)應(yīng)用為文書(shū)檔案管理帶來(lái)的管理方式創(chuàng)新、管理流程創(chuàng)新與服務(wù)理念創(chuàng)新，希望為關(guān)注此話(huà)題的人提供有效的參考。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；文書(shū)檔案；創(chuàng)新管理方式

文書(shū)檔案管理是各事業(yè)單位與市政府部門(mén)在日常工作中不可避免的文件管理工作，信息化時(shí)代的到來(lái)，在文書(shū)檔案管理過(guò)程中充分發(fā)揮信息化技術(shù)的應(yīng)用，不僅能夠提高文書(shū)檔案管理的有效性，同時(shí)能夠更好的發(fā)揮文書(shū)檔案的價(jià)值，促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量與效率不斷提升。

1 信息化時(shí)代文書(shū)檔案管理創(chuàng)新的必要性

1.1 創(chuàng)新是文書(shū)檔案管理事業(yè)發(fā)展的時(shí)代需求

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，大量的數(shù)據(jù)信息占據(jù)各個(gè)領(lǐng)域，創(chuàng)新是各大事業(yè)單位必備的特長(zhǎng)，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)中各事業(yè)單位與市政府部門(mén)的大量工作，文書(shū)檔案管理必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，充分結(jié)合信息時(shí)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，將文書(shū)檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，打破了傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理復(fù)雜、繁瑣、大量的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)了更加快節(jié)奏，符合信息時(shí)代創(chuàng)新、共享、快速發(fā)展理念的文書(shū)檔案管理模式[1]。

1.2 信息技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的有效性

信息技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用主要依托網(wǎng)頁(yè)管理、計(jì)算機(jī)程序、文檔掃描等技術(shù)應(yīng)用，將文書(shū)檔案掃描成電子文檔上床至專(zhuān)門(mén)的程序中，通過(guò)參數(shù)設(shè)置，計(jì)算機(jī)程序會(huì)對(duì)文檔做出快速的歸類(lèi)整合，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的結(jié)合應(yīng)用能夠快速查詢(xún)需要的文書(shū)檔案，并將非機(jī)密性的文書(shū)檔案進(jìn)行共享，方便各部門(mén)進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢(xún)，發(fā)揮文書(shū)檔案的最大價(jià)值，信息技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用使得檔案管理更加快捷、簡(jiǎn)便、高效，同時(shí)大大節(jié)省了人力、物力與財(cái)力，降低了管理成本。

2 信息化時(shí)代文書(shū)檔案管理創(chuàng)新的具體方法

2.1 管理理念創(chuàng)新

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作在管理理念上更加注重對(duì)管理層面，即對(duì)文書(shū)檔案的收集、歸納與整理，但文書(shū)檔案管理的最終目標(biāo)是充分運(yùn)用到日常的工作中，為工作提供充分的數(shù)據(jù)支持，文書(shū)檔案管理不僅要實(shí)現(xiàn)自身的規(guī)范與協(xié)調(diào)，更要保證事業(yè)單位發(fā)展的協(xié)調(diào)，積極為事業(yè)單位與市政府部門(mén)的工作提供信息。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理在信息共享這一環(huán)節(jié)的效率性較低，隨著現(xiàn)階段社會(huì)的快速發(fā)展與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的不斷提升，需要事業(yè)單位能夠整合各位信息并做到工作創(chuàng)新，信息化時(shí)代信息共享成為主題，同時(shí)成為文書(shū)檔案管理的重要理念。一方面，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理性較強(qiáng)的工作性質(zhì)，將其轉(zhuǎn)化為服務(wù)性的工作，使文書(shū)檔案管理成為事業(yè)單位運(yùn)作發(fā)展的基礎(chǔ)信息，為各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供充足的信息支持，促進(jìn)文書(shū)檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)。另一方面，文書(shū)檔案管理工作的社會(huì)化發(fā)展，文書(shū)檔案的信息共享應(yīng)當(dāng)面向全社會(huì)，篩選事業(yè)單位與市政府部門(mén)中的非重要信息，將信息以公告、新聞、數(shù)據(jù)信息等形式在事業(yè)單位的官方網(wǎng)站、系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)布，形成文書(shū)檔案管理與外界信息的有效共享與聯(lián)系，拓展文書(shū)檔案管理工作的服務(wù)范圍。

2.2 管理流程創(chuàng)新

隨著現(xiàn)階段事業(yè)單位與市政府部門(mén)的人員流通與工作內(nèi)容的變化越來(lái)越多樣，傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理的具體流程中的信息收集、整理、存放、變更等管理工作已經(jīng)無(wú)法跟上當(dāng)前事業(yè)單位的快速發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用為事業(yè)單位與市政府部門(mén)的文書(shū)檔案管理優(yōu)化了新的流程，使得文書(shū)檔案管理效率更高。在信息收集方面，事業(yè)單位的各項(xiàng)工作數(shù)據(jù)會(huì)被收入到文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)員工的具體工作進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄，或通過(guò)紙質(zhì)文件版本的掃描，形成電子文件，自動(dòng)歸類(lèi)文件的類(lèi)型與日期，大大提高了信息收集的精準(zhǔn)性。在文書(shū)檔案的整理方面，文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)設(shè)使得文件分類(lèi)的具體依據(jù)更為清晰明確，如時(shí)間、主題、部門(mén)等，使得管理者可以根據(jù)自身需要進(jìn)行快速的信息查詢(xún)與整理，提高事業(yè)單位整體的文書(shū)檔案處理效率。在文書(shū)檔案的存放方面，信息技術(shù)的應(yīng)用為文書(shū)檔案管理提供了云儲(chǔ)存環(huán)境，使得事業(yè)單位中的數(shù)據(jù)信息能夠以數(shù)字的形式在網(wǎng)絡(luò)中儲(chǔ)存，文書(shū)檔案管理人員只需要做好備份與儲(chǔ)存管理工作，便可以有效運(yùn)用云儲(chǔ)存中的檔案信息[2]。在文書(shū)檔案的庫(kù)房管理方面，文書(shū)檔案管理系統(tǒng)能夠通過(guò)權(quán)限設(shè)置，為事業(yè)單位中不同部門(mén)的工作人員設(shè)置操作權(quán)限、瀏覽權(quán)限等，使得各事業(yè)單位與市政府部門(mén)的文書(shū)檔案庫(kù)房只有具有權(quán)限的人員才具備文件整理、采用與選取能力，明確了檔案管理人員具備一定的職責(zé)與義務(wù)，提高文書(shū)檔案管理的安全可靠性。

2.3 管理方法創(chuàng)新

信息化技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用原理主要是將事業(yè)單位與市政府部門(mén)中的各類(lèi)信息都轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的形式在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集、處理、儲(chǔ)存與管理，以深圳市經(jīng)濟(jì)貿(mào)易和信息化委員會(huì)對(duì)信息化文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新應(yīng)用為例，其主要利用信息化技術(shù)收集各個(gè)地方的基礎(chǔ)研究、前沿技術(shù)研究、重大社會(huì)公益性技術(shù)研究以及關(guān)鍵技術(shù)研究等相關(guān)資料，進(jìn)行協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌與管理，并將各類(lèi)研究信息有針對(duì)性的促進(jìn)高新技術(shù)企業(yè)、軟件企業(yè)、技術(shù)先進(jìn)型企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展，通過(guò)高效的信息整合，指導(dǎo)與協(xié)調(diào)高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)園區(qū)的管理與服務(wù)工作，深圳市經(jīng)濟(jì)貿(mào)易和信息化委員會(huì)對(duì)各類(lèi)研究信息的整理與應(yīng)用，主要用于預(yù)測(cè)與引導(dǎo)相關(guān)行業(yè)信息，協(xié)調(diào)工業(yè)、商貿(mào)業(yè)針對(duì)問(wèn)題提出解決建議，將信息化文書(shū)檔案管理貫穿于深圳市經(jīng)濟(jì)貿(mào)易和信息化委員會(huì)的始終，促進(jìn)協(xié)調(diào)與管理工作開(kāi)展的有效性不斷提升。事業(yè)單位與市政府部門(mén)的文書(shū)檔案管理方法需要不斷研發(fā)創(chuàng)新，結(jié)合應(yīng)用新型的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、信息系統(tǒng)、移動(dòng)平臺(tái)等，在對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行有效管理的同時(shí)尋求適合事業(yè)單位發(fā)展的最佳管理方法。

2.4 保密管理創(chuàng)新

信息化時(shí)代的文書(shū)檔案管理需要依托網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理工作，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的不穩(wěn)定性為文書(shū)檔案管理的保密性創(chuàng)設(shè)了新的挑戰(zhàn)，加強(qiáng)文書(shū)檔案的保密管理創(chuàng)新，需要管理人員結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，在文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的使用上做好權(quán)限管理工作，為各個(gè)部門(mén)的工作人員設(shè)置能夠?yàn)g覽與使用數(shù)據(jù)的具備權(quán)限，嚴(yán)格限制各部門(mén)人員的操作范圍，避免員工操作不當(dāng)造成的秘密文檔泄露。在文書(shū)檔案的保存過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行加密處理，計(jì)算機(jī)上必備殺毒軟件的安裝等，從多個(gè)層面保障事業(yè)單位的機(jī)密文檔信息不會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)安全的威脅。另外，文書(shū)檔案管理人員的基本素質(zhì)的提升，同樣是保障事業(yè)單位文書(shū)檔案管理安全運(yùn)行的必要保障，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)、信息化技術(shù)培訓(xùn)以及網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)培訓(xùn)等，保障管理人員能夠具有網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，當(dāng)文書(shū)檔案儲(chǔ)存與管理受到網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題影響時(shí)，能夠及時(shí)利用熟練的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)止損，降低事業(yè)單位的損失。在各類(lèi)管理系統(tǒng)與軟件充分發(fā)揮作用的同時(shí)，提高文書(shū)檔案管理者的素質(zhì)與技術(shù)水平，達(dá)到對(duì)文書(shū)檔案管理各方面的創(chuàng)新。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，信息化時(shí)代文書(shū)檔案管理創(chuàng)新的必要性為創(chuàng)新是文書(shū)檔案管理事業(yè)發(fā)展的時(shí)代需求，信息技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的有效性。通過(guò)管理理念創(chuàng)新、管理流程創(chuàng)新、管理方法創(chuàng)新、保密管理創(chuàng)新、提高管理人員素質(zhì)等具體文書(shū)檔案管理創(chuàng)新方法的應(yīng)用，能夠促進(jìn)文書(shū)檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1]秦鳳萍.信息化時(shí)代文書(shū)檔案管理創(chuàng)新策略研究[J].城建檔案，2018（01）：81-82.

[2]王宏.信息化時(shí)代如何創(chuàng)新檔案管理方法[J].城建檔案，2017（09）：67-68.