數字化技術在社保檔案管理中的主要應用

姜薇

摘 要：數字化已經成為社保檔案管理工作重要發展趨勢，當前應當圍繞社保檔案管理數字技術普及需要，明確基層社保檔案管理應用數字技術存在的問題，提出針對性的改進措施，從而達到促進社保檔案管理工作快速發展目標。

關鍵詞：數字化；社保檔案；優化措施

基于數字技術優化了社保檔案管理工作體系，創新了社保檔案管理工作方法，本文主要探究社保檔案管理中數字息技術應用價值與應用策略。

1 數字技術用于社保檔案管理價值

1）信息預測。社保檔案是重要的社保工作信息資源，社保檔案管理過程中應用數字信息技術可以對社保數據信息進行有效匯總，可以了解社保檔工作發展現狀，從而對社保管理工作進行預判，并且對未來社保工作提出針對性改進建議。例如，社保檔案數字化管理可以準確反映參保人員參加工作以及參保時間，并且對未來幾個年內可能存在的補繳、參保縣區分布等進行預測，從而達到完善社保管理體系，針對性提供服務目標。

2）內控管理。社保檔案數字化管理技術系統實現了社保辦公系統、業務系統的有效銜接，可以準確的記錄每一筆業務情況，不僅記錄著經辦人的信息，而且記錄審批人員的信息，并且將每筆業務的來龍去脈進行清晰的記錄，這就為健全社保管理體系提供了必要數據支持，使社保機構的運轉流程得以清晰的反映出來，有助于社保部門根據檔案信息反饋開展針對性社保管理改革。

3）提高業務素質。數字化環境下的社保檔案管理工作要求社保檔案管理人員不斷學習新的數字信息技術知識，要求社保檔案管理人員立足于社保檔案管理技術創新進行專業能力的提升。在大數據技術背景下，全面提高了社保檔案管理工作的創新性和拓展性，給社保檔案管理人員提供創新發展空間。

2 社保檔案數字化管理的主要問題

1）基礎工作不足。當前基層社保檔案管理工作還停留在紙制檔案的管理階段，數字化社保檔案管理工作的機制不健全，數字化社保檔案管理工作存在著相關制度措施落后，缺乏有效的社保檔案管理標準，以及不能有效的進行社保檔案數據信息的收集、整理、完善、鑒定與保管等各個環節的工作。一方面社保檔案管理工作還沒能形成基于數字化技術的運行管理機制，不能明確各崗位的具體職責，社保檔案管理工作還缺乏必要的數字化設施設備，尤其缺乏數字信息檢索系統、社保檔案電子化操作設備等，影響了數字化社保檔案的實現。另一方面社保檔案數字化管理建設盲目性較大，社保檔案數字化管理常常存在方法不當、定位模糊、成本較高、效率不足問題，影響了社保檔案管理工作的科學性和有效性。

2）缺少統籌規劃。社保檔案管理工作應用數字技術還缺乏必要的規劃，有效發揮數字信息技術在社保檔案管理中的輔助作用需要對社保檔案管理信息技術的引進進行統籌規劃。但是，我國基層社保檔案管理部門的數字化意識不足，缺乏明確的數字化社保檔案管理工作方案，不能有效形成發展思路。例如，當前社保檔案管理工作存在一次性引進社保技術設備的問題。而快速的技術設備更新換代導致某些設備作用發揮不足，存在技術設備投資大和淘汰較快的問題。還有的基層單位數字化社保檔案管理工作沒能從實際情況出發，缺乏科學的維護機制，不能針對性的做好基礎性社保數據信息錄入工作。第三，還有的社保檔案管理部門不能與相關部門積極配合，因此造成社保檔案的信息孤島現象，影響了社保檔案管理工作有效性。

3）技術人員不足。社保檔案管理數字化工作需要專業技術人員參與，當前社保檔案管理工作存在專業技術人員不足，現有的專業技術人員不滿足社保檔案信數字化管理的需要問題。一些技術人員的信息技術、數字化設備的操作能力，以及網絡共享環境下的社保檔案安全管理意識不足，因此影響社保檔案安全運行水平，不僅有時沒能發揮數字信息技術在提高社保檔案管理工作效率，提高社保檔案管理精準性方面價值，而且還造成一定的社保檔案管理風險隱患，沒能在安全的技術保障下發揮數字技術的應用價值。

3 社保檔案數字化管理工作的策略

1）加強檔案規范建設。提高社保檔案管理數字化水平，更好的發揮數字信息技術對社保檔案管理優化作用，還要加強檔案管理的規范化水平，強調從社保檔案數字化建設的要求出發，做好基礎性的準備工作。首先，建立健全社保檔案管理工作規范，明確社保檔案管理工作標準，切實從紙制時代檔案管理標準向數字化檔案管理標準更新。其次，基于數字化檔案管理工作需要明確數字化的檔案管理工作體系，健全數字化檔案管理運行的部門及崗位，形成科學的數字化檔案運轉機制，發揮專職技術人員對數字化檔案管理工作的輔助使用。第三，全面建立數字化檔案管理工作的規章制度，尤其加強數字化檔案建設工作方案與計劃的完善工作，從而形成有效的資源配置機制，更好的滿足數字化檔案管理的現實需要。

2）完善檔案管理系統。數字化技術背景下的社保檔案管理工作改革是面向檔案數字資源開發而進行社保檔案管理工作升級。提高數字化環境下的社保檔案管理工作有效性，還要開發完善的數字化檔案管理系統。首先，引進專業的社保檔案管理軟件，著眼于社保業務系統、社保部門的辦公系統優化建設專業的社保檔案管理系統，實現社保檔案管理與辦公自動化系統和財務系統的對接。其次，其次著眼于數字技術的發展趨勢引進大數據技術與云存儲技術，運用分布式計算機系統提高數字化社保檔案管理工作的有效性。圍繞社保檔案數據信息的挖掘開展專業的社保檔案管理工作。第三，全面加強社保數據信息的維護工作，圍繞著當前統一社保檔案數據類型、規模社保數據信息錄入，實現社保數據信息的實時監控建立完善的檔案管理技術體系，從而有效提高數字化社保檔案的質量。

3）加強電子文獻收集。數字化社保檔案的管理是建立在電子社保檔案基礎上的。當前我國基層社保檔案的電子化水平還有待提高。還要積極開展各種紙質檔案的數字化工作，從而全面提高數字化檔案的轉化質量。首先，科學的運用電子掃描的方式，加快對基礎數據信息的核對與社保檔案的信息化建設水平。改變傳統的數字社保檔案與紙制社保檔案的雙重管理的保管機制弊端。其次，建立數字化的社保檔案的索引機制，應用科學的社保檔案的編碼方法，從而滿足信息化條件下對電子社保檔案的查找需要。第三，對社保檔案電子化的過程進行監控，嚴格把控社保檔案管理工作的各個環節，發揮專業技術人員在社保檔案電子化中的作用，建立完善的社保檔案電子化監督機制，全面提高社保檔案電子化質量。

4）提高管理人員素質。解決社保檔案管理中的問題還要全面提高社保檔案管理專業技術人員的素質，尤其提高社保檔案管理人員的信息化技術，以及滿足階段社保檔案管理信息化的操作要求。首先，圍繞著社保檔案電子化制作、數據庫建設、規范化管理等內容進行普及培訓，全面更新社保檔案管理人員知識結構體系。其次，加強專業技術人才的引進與培訓工作，圍繞著社保檔案管理人員現有的知識結構，以及檔案管理人員的專業發展興趣，全面加強針對性的培訓工作，使社保檔案管理人員培訓與專業發展需要結合，不斷促進社保檔案管理在數字信息技術的多領域進行特長性發展，運用專家講座、網絡培訓、專門指導的方式提高社保檔案管理人員水平。第三，加強對社保檔案管理人員的專業技術考核，圍繞著現階段崗位職責進行業績考核，從而有效督促社保檔案管理人員提高工作能力，促進社保檔案管理人員不斷完善專業技術水平。

4 結論

數字化技術環境下的社保檔案管理工作需要構建完善的數字化社保檔案管理體系，加強專業技術人員配置，在明確社保檔案管理操作標準的基礎上，優化社保檔案管理法規，全面解決社保檔案管理的具體問題。

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