“互聯網+”背景下高校檔案管理工作的對策

孫偉娜

摘 要：在互聯網技術飛速發展的今天，很多行業都開始將信息技術融合到自身的發展當中，信息技術為傳統行業帶來了根本性的變革，解放了的勞動力，改變了許多傳統的工作方式，為行業的發展帶來了新的機遇。檔案管理工作也不例外，在互聯網+的背景下，不斷優化改革檔案工作的結構，為檔案管理工作提供了更加便捷的通道。高校檔案管理者也以此為契機，尋找互聯網信息技術為傳統高校檔案管理工作所帶來的更多的可能性。

關鍵詞：互聯網+；傳統檔案管理；高校檔案管理

互聯網的發展勢頭迅猛，“互聯網+”則是互聯網發展的新業態，是傳統互聯網的升級，引入大數據等一系列前沿信息技術，推動“互聯網+”逐漸趨于成熟。高校檔案管理在新的信息技術發展的背景下，開始打破傳統的發展局限，在體系改革上尋求新的轉變。因為檔案工作要求有一定的保密性，在傳統的運輸、存儲及加工的過程當中，認為可控性不高，容易出現疏漏，信息技術平臺則能很好地解決這一問題。

1 傳統的高校檔案管理工作的特點

從某種意義上說，高校檔案管理工作為高校有序高效地開展招生、教學、科研等工作提供了保障，也為各項工作的順利進行奠定了基礎。總的來收，傳統的高校檔案管理工作比較耗費人力和物力，主要有以下特點：

1.1 收集工作量大

傳統的高校檔案管理工作從收集開始就面臨著任務重，人力資源配置跟不上的問題。紙質化的檔案信息資源的搜集難以做到全面，搜集的工作量是非常大的，從高校的學科建設角度考慮，每一門學科都應該設立專門的學科負責任來進行學科檔案的搜集工作，然而實際情況是，高校通常在檔案管理工作上沒有給出那么豐富的人力資源預算，常常是依靠有限的人力去搜尋盡可能多的學科檔案信息，有時候也難免會出現偏差[1]。

1.2 整理難度大

我們說高校的學科體系比較龐雜，對搜集的大量檔案信息資源的整理也是一個比較棘手的問題，在做分類工作的時候，對有些交叉學科的具體類別難以準確定義，這就是說在進行相應學科檔案整理時，對從事檔案工作人員的專業素養也是要求極高的。但是，從過去的一些高校的檔案管理工作人員的背景來看，有較高專業水準的也是很有限的，這說明，高校檔案建設對人才的引進還需要再加大力度。

1.3 存檔過程繁雜

傳統的高校檔案管理工作的存檔過程也是比較繁雜的，紙質化的檔案資源的存儲難度大，且到一定時期必須進行復選和剔除，剔除工作的工作量比較大，而且需要在全面分析學科發展現狀的基礎上，對現存學科檔案再進行整理，最后再進行新的檔案存檔。因為存儲空間的限制，因而在空間規劃上也是需要花費較大的氣力去研究的。

1.4 檔案的存儲要求高

紙質化的檔案信息資源在存儲時對存儲環境的要求較高，因為紙質材料比較脆弱，不易保護，比如火災或者水災等對檔案的傷害有時候是毀滅性的，并且由此造成的損失通常比較慘重，甚至無法挽回，所以高校傳統的檔案管理工作對存儲檔案的環境也要納入考量的

范圍[2]。

2 “互聯網+”背景下的高校檔案管理

隨著現代信息技術的發展，傳統的檔案管理工作在逐漸向數字化轉變，有的高校則將兩者進行很好的結合，取長補短，創造了新環境下的高校檔案管理工作的有機條件。在“互聯網+”背景下的高校檔案管理工作主要是從以下幾個方面進行建設的：

2.1 建立電子文件管理系統

我們都知道，互聯網的發展大致分為三個階段，在web1.0時代，它的服務特征主要表現為單機服務，到了web2.0時代，則開始了雙向服務，那么在web3.0時代則要致力于實現機器來進行語義分析[3]。傳統的高校檔案管理工作基本還處于1.0時代，無法達到讓信息技術手段很好地服務于檔案管理工作。所以，在“互聯網+”背景下，建立屬于高校自己的電子文件管理系統是很有必要的，電子文件管理系統能為高校的檔案管理工作節省很大的人力和物力，且實現了文檔電子化，也能解決傳統檔案儲存不便的問題。

電子文件管理系統的建立要依據高校的需求，建立符合本校發展的系統，在前期的需求分析階段，就要針對各個高校不同的風格，來和有關負責人進行洽談和協商；在系統的設計階段，則要進一步加強和高校的對接工作，尤其是檔案管理工作者，設計出切實可行的方案；在最后的系統實施階段，也就是在整個系統正式投入使用之前應該加強對系統的反復試驗，找出在實際運行過程的當中存在的種種問題，及時解決，進一步優化系統。

2.2 建立數字化檔案信息資源

傳統的高校檔案管理因為資源載體的限制，因而在發展上受到了很大的限制，檔案的存在形式較為單一，無論是人事檔案還是學科檔案都相對片面，單一的存在形式也讓檔案失去了一部分的生命力。數字化信息資源的建立為高校檔案管理工作帶來了歷史性的變革，使得檔案管理工作邁向了新的臺階[4]。

建立數字化檔案信息資源的首要步驟則是設計屬于自己的信息管理系統，我們前面說了信息系統開發的步驟，這里就不再贅述；其次，在電子信息系統的基礎上全面實施檔案資源的數字化，在這個過程當中，系統的權限設置也是需要仔細研究的，系統權限設置體現了整個高校檔案管理的人事配置及相互間的關系，有時候，某些崗位也會有相應的流動性，那么如何在人員變動的情況下，及時收回權限或者變更權限也是值得注意的問題，因為數字化的信息資源具有整體性、系統性的特點，牽一發而動全身；最后，在檔案信息系統使用過程中，還應該注意系統的維護，系統在使用過程的當中要及時發現問題，做好后期的維護工作，數字化的信息系統為高校的檔案管理工作帶來了很大的便利，一定要注意信息系統的定期的檢修。

3 總結

高校的檔案管理工作目前正處于轉型階段，在“互聯網+”背景下，從傳統向數字化的過渡首先要從檔案管理工作者的觀念上轉變，再著手于具體的實施細節。互聯網時代帶給我們的不只有機遇，還有更大的挑戰，我們需要在不斷的實踐中充分認識到“互聯網+”的利弊，從而果斷取舍，在檔案管理工作中，過度數字化是否真的有利于高校的檔案管理，這一系列問題還有待于進一步的實證檢驗。

參考文獻

[1]劉可.“互聯網+”背景下高校檔案管理存在的問題及對策探討[J].科技創新導報，2017，14（12）：182-183.

[2]莫振琳.“互聯網+”背景下高校財務檔案信息化管理研究[J].財經界（學術版），2017（17）：111.

[3]梁韻.“互聯網+”環境下高校檔案信息資源共享的思考[J].城建檔案，2018（07）：99-100.

[4]徐向龍，凌群英.“互聯網+”背景下高校檔案O2O服務模式研究[J].銅陵學院學報，2018，17（03）：88-90.