新時(shí)期民政檔案信息化管理與利用問題初論

黨麗萍

摘 要：民政檔案管理和一般的檔案管理工作存在差別，其要更加系統(tǒng)和綜合。當(dāng)前社會(huì)不斷的發(fā)展，信息技術(shù)發(fā)展的速度也不斷提升，這也讓民政檔案的數(shù)量日益增加。另外，民政檔案中包含很多的內(nèi)容，所以對(duì)其進(jìn)行管理以及利用都有很大的難度。這就需要找出當(dāng)前在管理及利用方面的問題，進(jìn)而采取有效的措施進(jìn)行解決，本文分析了新時(shí)期民政檔案信息化管理與利用問題。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；民政檔案；信息化管理；利用問題

以往的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的發(fā)展需求，所以，在檔案管理中應(yīng)用信息化，可以有效的提升檔案管理的效率和效果，利用網(wǎng)絡(luò)能夠快速的查詢及傳遞檔案信息，促進(jìn)檔案管理利用效率的提升，還可以有效的減少管理成本。所以，在信息時(shí)代，民政部門就需要加強(qiáng)民政系統(tǒng)檔案的信息化建設(shè)，充分發(fā)揮出信息技術(shù)以及檔案的作用，有效的利用檔案，發(fā)揮出其價(jià)值，提升民政檔案信息化管理及利用的水平。

1 新時(shí)期民政檔案信息化管理與利用問題

1.1 對(duì)于檔案信息化建設(shè)缺乏深刻的認(rèn)識(shí)

就現(xiàn)階段而言，很多民政檔案管理的人員對(duì)于信息化建設(shè)并不看重，他們?nèi)狈φ_、全面的認(rèn)識(shí)，他們覺得信息化建設(shè)無法本質(zhì)上的改變檔案管理工作，將檔案信息化建設(shè)當(dāng)做一種應(yīng)付上級(jí)檢查的任務(wù)[1]。在這樣的觀念影響下，管理人員對(duì)于檔案信息化建設(shè)的有關(guān)工作不夠支持以及配合。另外，檔案管理工作量比較多，任務(wù)較多，這就讓工作人員的心理壓力不斷提升，對(duì)民政檔案信息化建設(shè)的效果造成了消極的影響。

1.2 信息化民政檔案利用程度偏低

民政檔案有一定的社會(huì)功能屬性，所以，在一定程度上能夠當(dāng)做民政業(yè)務(wù)的開發(fā)以及拓展的信息基礎(chǔ)，然而當(dāng)前實(shí)際情況是民政檔案只提供給一些部門間查閱，還停留在內(nèi)部，并沒有將這些信息進(jìn)行公開，公眾就無法利用檔案信息，這就限制了信息化民政檔案的利用效率，讓檔案無法充分發(fā)揮出其價(jià)值。民政工作檔案有很多種類的資源且數(shù)量很多，所以，有關(guān)管理人員在開展這方面的管理和利用時(shí)，并未體現(xiàn)出民政檔案具有的特性以及特色，沒有為民服務(wù)。

1.3 缺乏完整的信息化檔案管理的條件與設(shè)備

要提升民政檔案信息化管理的水平，就需要確?；A(chǔ)設(shè)施的齊全，在信息化建設(shè)之前需要購(gòu)置很多的硬件設(shè)備，對(duì)于這些設(shè)備的后期維護(hù)也需要花費(fèi)較多的成本，所以，構(gòu)建完善的信息化辦公系統(tǒng)，建造系統(tǒng)的民政檔案管理利用條件并非是一蹴而就的，而是不斷投入的[2]?，F(xiàn)階段各種環(huán)境設(shè)施以及設(shè)備還不齊全時(shí)，每個(gè)地方的民政管理系統(tǒng)中應(yīng)用的硬件設(shè)備也存在差異，加上軟件系統(tǒng)是用來運(yùn)載管理內(nèi)容的，但是要想實(shí)現(xiàn)這方面的統(tǒng)一還需要很長(zhǎng)的時(shí)間，因?yàn)楦鞣矫娴囊蛩貙?dǎo)致信息化管理模式的發(fā)展受到了影響。除此之外，就信息化人才建設(shè)層面來看，一些工作人員不能及時(shí)的適應(yīng)新鮮事物、缺乏較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用意識(shí)以及操作技術(shù)，這就對(duì)檔案管理和利用信息化工作的推進(jìn)造成了消極影響。

2 新時(shí)期民政檔案信息化管理與利用的有效策略

2.1 轉(zhuǎn)變管理職能，創(chuàng)設(shè)全新的服務(wù)機(jī)制

當(dāng)前時(shí)代不斷發(fā)展，現(xiàn)階段對(duì)于檔案管理工作也提出了更高的要求，這就要求民政檔案是管理和利用需要做出改變，讓檔案管理工作是在創(chuàng)新和發(fā)展的。要想做到這一點(diǎn)，就需要改變管理人員，特別是從事民政檔案工作一線、基層的人員的理念，改變他們之前的檔案管理觀念，對(duì)信息化管理職能進(jìn)行轉(zhuǎn)變，建立新的服務(wù)機(jī)制，變被動(dòng)為主動(dòng)，將檔案進(jìn)行公開，給群眾提供相應(yīng)的查詢服務(wù)。

2.2 利用信息化特點(diǎn)，突顯民政檔案工作的特色

計(jì)算機(jī)技術(shù)的顯著特點(diǎn)是資源共享，所以，民政檔案管理人員就需要在信息化管理和利用中有效的發(fā)揮出這一特點(diǎn)，體現(xiàn)出工作的特色[3]。管理人員需要掃描不同類型的檔案管理，對(duì)這些做出轉(zhuǎn)換及整合，將一些能夠進(jìn)行公開的檔案資源在平臺(tái)上進(jìn)行公開，這就需要建設(shè)民政信息公示系統(tǒng)，在這一平臺(tái)中公開檔案資源，再利用有效的信息化管理系統(tǒng)，把這些檔案資源集合到一起，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫。信息技術(shù)人員需要對(duì)公開民政檔案數(shù)據(jù)庫中的部分資料信息做出新的劃分，依據(jù)種類進(jìn)行歸納，這樣需要查閱相關(guān)資料的人就可以利用互聯(lián)網(wǎng)或者是收集來查看和獲取資料，滿足他們的需求。只有實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能，才能真正解決民政檔案利用效率低的問題，讓其能夠有效提升社會(huì)屬性，全面的發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值，有效的為人民提供服務(wù)。

2.3 完善信息化基礎(chǔ)建設(shè)，加強(qiáng)投入

民政部門要想更好的進(jìn)行檔案信息化管理及利用，就需要注重提升工作人員的素質(zhì)，讓他們充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)檔案工作的重要作用，將檔案管理信息化加入到工作戰(zhàn)略思想中，通過采取有效的措施，提升檔案管理工作的水平，推動(dòng)民政事業(yè)的發(fā)展[4]。在進(jìn)行信息化建設(shè)中還需要加強(qiáng)對(duì)人員隊(duì)伍的控制，提升他們的技術(shù)水平，進(jìn)而滿足當(dāng)前崗位對(duì)工作人員提出的要求，需要組織管理工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對(duì)相關(guān)方面的內(nèi)容加強(qiáng)學(xué)習(xí)，如，計(jì)算機(jī)應(yīng)用、現(xiàn)代管理技術(shù)、數(shù)字化等，讓他們可以及時(shí)的掌握最新的檔案管理方式、技術(shù)以及設(shè)備，有效的對(duì)技術(shù)進(jìn)行操作，還需要注重學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)，正確的把握這一工作的要求，進(jìn)而不斷提升自己滿足檔案管理工作的發(fā)展需要，在新時(shí)期更好的推動(dòng)民政檔案管理工作的開展。

2.4 完善檔案信息管理體系

要想有效的進(jìn)行民政檔案管理工作，還需要有健全的管理體系，所以，這就需要依據(jù)民政工作的要求以及檔案管理的法律法規(guī)，科學(xué)、合理的建設(shè)檔案信息化管理體系，還需要按照工作的實(shí)際需要，制定相關(guān)的管理制度以及規(guī)定，明確管理保障體系，為工作的實(shí)際開展提供規(guī)范以及指導(dǎo)，提升檔案信息數(shù)據(jù)的控制有效性。電子檔案是檔案管理中不可或缺的一部分內(nèi)容，在對(duì)這些檔案進(jìn)行管理的過程中，需要加強(qiáng)對(duì)歸檔的監(jiān)督，要正確的進(jìn)行指導(dǎo)，進(jìn)而提升管理的水平。當(dāng)前要加強(qiáng)電子檔案管理，構(gòu)建全國(guó)民政檔案大數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享，同時(shí)保證這些檔案資源的有效性，能夠一直可以讀取，提升檔案信息的利用率，不斷對(duì)管理制度進(jìn)行優(yōu)化和健全，讓民政檔案信息化管理和利用工作能夠更好的開展，充分發(fā)揮出不同民政檔案的價(jià)值。

3 結(jié)束語

綜上所述，在民政系統(tǒng)工作中，檔案是其工作的依據(jù)和基礎(chǔ)，因此，民政檔案具有重要作用，是能夠讓民政工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保障，新時(shí)期，對(duì)于民政檔案信息化工作也提出了更高的要求，這就要通過有效的措施，有效的加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升檔案信息化管理水平，提升其利用效率。

參考文獻(xiàn)

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