關(guān)于事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作的若干思考

邱萍

摘 要：目前處于信息化時(shí)代，在這樣的時(shí)代發(fā)展背景下，事業(yè)單位檔案管理工作將面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。將信息化技術(shù)引入至事業(yè)單位檔案管理過程當(dāng)中，能夠有效提高事業(yè)單位檔案管理效率與工作水平，使得事業(yè)單位檔案管理更具規(guī)范性。本文首先對(duì)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要性進(jìn)行分析，然后分析了現(xiàn)階段我國事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在的問題，最后提出了具體的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；信息化建設(shè)；重要性；問題；對(duì)策

事業(yè)單位強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，是一種對(duì)單位檔案源文件進(jìn)行保存的重要途徑。隨著信息化時(shí)代地到來及不斷發(fā)展，事業(yè)單位有必要將信息化技術(shù)引入至檔案管理工作之中，旨在提高事業(yè)單位檔案管理工作水平與工作質(zhì)量，從而更好地為事業(yè)單位各項(xiàng)工作服務(wù)。本文在充分分析事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要性及存在的問題的基礎(chǔ)上，提出了具體的檔案信息化建設(shè)的具體對(duì)策。

1 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要性分析

1.1 促使單位的公共形象顯著提高

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，主要針對(duì)于大量的電子信息文件實(shí)施保存以及管理，很大程度上使得電子檔案信息地利用效率。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，完全打破了傳統(tǒng)的檔案管理以及檔案儲(chǔ)存的方式，檔案信息利用效率顯著提高，且電子檔案不僅能夠更加方便檔案信息查詢以及利用，且能夠在網(wǎng)站上對(duì)檔案進(jìn)行公示，將同群眾實(shí)際生活和根本利益息息相關(guān)的檔案可以在網(wǎng)上進(jìn)行公示，從而極大地方便了群眾地查找。與此同時(shí)，還能夠基于電子政務(wù)系統(tǒng)等促使檔案信息的公開，從而使得事業(yè)單位擁有良好的公共形象。

1.2 將傳統(tǒng)的檔案管理方式加以優(yōu)化和改善

事業(yè)單位通過開展檔案信息化建設(shè)，可以很好地優(yōu)化和改善檔案信息管理方式，改變了以往的人工錄入以及紙質(zhì)媒介的管理方式，使得檔案管理職能得以拓寬。傳統(tǒng)的檔案管理只可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的儲(chǔ)存以及運(yùn)輸，但是通過檔案信息化建設(shè)，便能夠使得檔案信息資源達(dá)到共享。

2 現(xiàn)階段使用單位檔案信息化建設(shè)存在的問題分析

2.1 缺少相關(guān)檔案信息內(nèi)容安全措施

使用單位中的某些檔案資料與普通地檔案資料是存在著一定的差異性的，很有可能會(huì)牽涉到國家機(jī)密信息。所以說，在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中應(yīng)該確保文件資料的安全性。首先事業(yè)單位應(yīng)該確實(shí)保證涉及國家機(jī)密的材料的安全性。然而，在實(shí)際工作過程當(dāng)中，某些事業(yè)單位極易將此問題忽視，從而對(duì)涉密資料的信息安全性產(chǎn)生了較大的威脅作用。具體表現(xiàn)為：事業(yè)單位很有可能會(huì)對(duì)公開的信息資料的審查流程不夠嚴(yán)格，甚至還在儲(chǔ)存涉密資料的計(jì)算機(jī)上面登錄外網(wǎng)，這些記憶造成黑客等竊密到機(jī)密文件資料。所以說，事業(yè)單位應(yīng)該嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)規(guī)定對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，從而保證機(jī)密資料的安全性。

2.2 單位檔案管理工作人員素質(zhì)水平低下

社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展大背景之下，人們可以對(duì)職業(yè)進(jìn)行自由選擇。所以說，他們均向往活力四射的企業(yè)單位，而對(duì)于平淡如水的工作，則很少有人熱衷、喜愛，因此很難留住人才。而事業(yè)單位檔案管理工作就是這樣的工作，因此極易導(dǎo)致大量的人才的流失，缺少經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員，導(dǎo)致這個(gè)工作崗位的工作人員總是進(jìn)進(jìn)出出，隊(duì)伍十分不穩(wěn)定。由于該崗位工作人員經(jīng)常更換，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作效率與質(zhì)量產(chǎn)生了極大的不良影響，使得檔案管理變得更加雜亂無章，工作連續(xù)性不強(qiáng)，甚至還會(huì)丟失很多重要的檔案資料。所以說，事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)檔案管理工作人員給予高度重視，以不斷地充實(shí)該崗位工作人員隊(duì)伍。

3 當(dāng)前時(shí)期下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的具體策略

3.1 將事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行合理規(guī)劃

事業(yè)單位應(yīng)該與自身的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，積極規(guī)劃檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。新時(shí)期下，雖然事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)是必然發(fā)展趨勢(shì)，然而也不能盲目地跟風(fēng)。在開展信息化建設(shè)工作前，務(wù)必要進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范化地規(guī)劃，有條理地逐漸推進(jìn)信息化建設(shè)工作地實(shí)施。檔案管理工作信息化建設(shè)工作的規(guī)劃應(yīng)該與事業(yè)單位的中長期發(fā)展目標(biāo)及實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀之間進(jìn)行結(jié)合，這樣才能夠有效推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，促使事業(yè)單位檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

3.2 促使事業(yè)單位檔案管理工作人員的素質(zhì)水平地顯著提升

隨著信息化時(shí)代地不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理若要很好地開展信息化建設(shè)，首先應(yīng)該積極提高單位檔案管理工作人員的素質(zhì)水平，讓其掌握更多的相關(guān)技能以及繁復(fù)。事業(yè)單位應(yīng)該組織檔案管理工作人員的培訓(xùn)，將其傳統(tǒng)的管理觀念加以改變，以最大程度地促使事業(yè)單位檔案管理工作人員的素質(zhì)水平，以提高單位檔案管理工作效率與質(zhì)量。

4 結(jié)論

綜上所述，事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)具有十分重要的意義與價(jià)值，然而，在實(shí)際過程中常常存在著一些較為突出的問題，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)。對(duì)此，應(yīng)該強(qiáng)化問題解決，提高使用單位檔案管理信息化水平。

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