中小企業(yè)檔案室電子檔案管理問題分析及對策

摘 要：隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)電子檔案的管理成為企業(yè)檔案管理工作的重要內(nèi)容，本文基于電子檔案視角對檔案管理相關(guān)問題進行研究分析并針對這些問題提出一些可行的改進對策，以適應當期檔案管理信息化發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；電子檔案；存在問題；對策建議

電子檔案是在飛速發(fā)展的信息時代用來記錄現(xiàn)代社會經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴信息資源，是不能復制的現(xiàn)代人類社會活動的真實歷史記錄，是社會信息化的重要組成部分。安全的管理好，有效的利用好這些檔案資源，使之發(fā)揮出應有的社會價值，這是企業(yè)檔案工作發(fā)展的重大戰(zhàn)略，也是新時期檔案工作者共同面對的課題。

信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在電子檔案大批量產(chǎn)生的信息時代，研究基層檔案管理部門電子檔案的管理是為了順應時代的發(fā)展需要。中小企業(yè)檔案室作為最基層的檔案管理部門在管理中存在哪些問題，值得我們?nèi)ヌ剿骱脱芯俊?/p>

1 電子檔案管理中存在的問題

1.1 制度上，需要有可操作性的細化規(guī)定

在制度框架設計上，電子檔案管理的機構(gòu)設置是在原有的行政組織體系基礎(chǔ)上，簡單的加大技術(shù)部門和操作人才的比重，且在檔案部門主要領(lǐng)導機構(gòu)上仍然卻反科學合理的職能和設計。因此，檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)籌控制力仍較弱，缺乏統(tǒng)一有效的領(lǐng)導和控制。在管理體制上基本仍屬于分段管理模式，前期文件處理和后期檔案管理分別操作，導致在技術(shù)方法和標準規(guī)范上缺乏統(tǒng)一和銜接。分散管理現(xiàn)象嚴重及檔案行政主管部門職權(quán)限制，使得檔案管理工作仍局限于簡單的統(tǒng)計和流通，真正實現(xiàn)全程管理和集中統(tǒng)一管理還有一定的差距。

基層檔案室在制定電子檔案管理制度時太具有針對性，缺少普遍性，有的電子檔案的管理只是簡單的事后管理，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案即可；有的重視檔案管理的行業(yè)檔案室已經(jīng)參與到電子檔案產(chǎn)生的全過程，做到全程管理和前端控制；有的檔案管理意識超前的行業(yè)已做到特色應用，與業(yè)務內(nèi)容銜接，在業(yè)務管理系統(tǒng)中能隨時查閱電子檔案。企業(yè)檔案室電子檔案的管理制度急需制定，且應該在廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，制定適合本企業(yè)檔案室應用的電子檔案的管理規(guī)范。

1.2 主觀上，對電子檔案管理的意識有待加強

檔案管理人員的職責是維護檔案的完整和安全。隨著信息時代的來臨，檔案管理人的意識也應與時俱進，要有電子檔案管理的意識。但長期以來，檔案管理人員只注重傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，認為只要有紙質(zhì)檔案存在，其他的檔案形態(tài)都無所謂，電子檔案缺少了可以再次數(shù)字化，實際上，這種想法是錯誤的，電子檔案包含的內(nèi)容包羅萬象，不僅是數(shù)字化后的電子檔案，還包括信息系統(tǒng)中產(chǎn)生的過程性文件，即電子檔案包含的信息是大于紙質(zhì)檔案所顯示的內(nèi)容的。

隨著企業(yè)檔案室內(nèi)電子檔案數(shù)量的增多和形式的多樣化，要求檔案管理人員從“我”做起，加強電子檔案管理的意識，增強科學管理檔案的技能，了解電子檔案的特點，掌握電子檔案歸檔原則和電子檔案的可讀性、準確性、真實性和系統(tǒng)性進行鑒定與檢查，確認電子文件信息內(nèi)容、元數(shù)據(jù)和背景信息的知識；還要數(shù)量掌握計算機和網(wǎng)絡應用的技能。因此，提高檔案管理人員對于電子檔案管理的意識尤為重要，意識決定于人的行動，只有意識的提升才會有高效的行動，才會有更行之有效的管理手段。

1.3 人員上，需要有檔案技術(shù)工程管理者

企業(yè)檔案室的管理人員較少，人才匱乏，缺少知識全面的復合型人才。檔案室以往都注重于紙質(zhì)檔案的管理，但在信息時代的大背景下，必須參與到電子檔案的管理中，而電子檔案的管理，要求管理人員既具備檔案管理基礎(chǔ)知識，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法；又要熟練掌握微電子技術(shù)、計算機軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等；同時，還要知曉所在企業(yè)的業(yè)務范圍，了解業(yè)務內(nèi)容。它要求必須將這些學科溶于一體，否則無法對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進行有效管理。

檔案室內(nèi)電子檔案的管理要求檔案人員參與到電子文件產(chǎn)生的業(yè)務信息系統(tǒng)的建設中，了解電子文件產(chǎn)生的背景、設計思想、數(shù)據(jù)格式，再和電子檔案管理的信息相匹配，羅列出符合檔案管理的數(shù)據(jù)字段要求和業(yè)務需求的檔案信息；還需加強業(yè)務系統(tǒng)中節(jié)點信息的管理。全程參與電子文件產(chǎn)生的全過程，前端介入，從電子文件產(chǎn)生的源頭抓起；后端利用，再次與業(yè)務系統(tǒng)相銜接，在業(yè)務系統(tǒng)中顯示檔案產(chǎn)生的全過程。

在信息時代，電子檔案的實質(zhì)是一項復雜的系統(tǒng)工程、技術(shù)工程；電子檔案的管理，實質(zhì)是一項檔案技術(shù)工程管理；企業(yè)檔案室電子檔案的管理即是檔案技術(shù)工程管理又是相關(guān)行業(yè)業(yè)務的全過程管理，是一跨學科的系統(tǒng)工程。因此，在目前企業(yè)檔案室電子檔案高速發(fā)展時期，急需跨學科管理的復合型人才。

1.4 手段上，需要利用新技術(shù)增強管理力度

目前，企業(yè)檔案室的電子檔案管理只注重電子檔案自身的安全性問題。檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲介質(zhì)對信息安全因素的影響。電子檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問題，而且對環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡安全性，網(wǎng)絡的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時，無孔不入的網(wǎng)絡黑客和防不勝防的計算機病毒也給電子檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權(quán)威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定。現(xiàn)在最普遍的做法是使用系統(tǒng)的人有權(quán)限，還有日志，通過這些來判斷，但黑客真的防不勝防啊！

企業(yè)檔案室在日常的管理工作中努力維護電子檔案本身的安全，電子檔案都加有水印，也采取了許多新技術(shù)新措施來增強管理力度，如密碼技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、防病毒技術(shù)、入侵檢測技術(shù)等，通過各種技術(shù)手段，確保電子檔案內(nèi)容的正確性。

1.5 管理模式上，應該相對統(tǒng)一

企業(yè)檔案室電子檔案的管理是根據(jù)各行業(yè)管理的需要和機構(gòu)設置的不同，管理模式有所變化，比較于紙質(zhì)檔案相對集中統(tǒng)一管理的模式，電子檔案的管理呈現(xiàn)更加多樣的模式。檔案室由于承擔了檔案管理的職能，一般情況下，紙質(zhì)檔案不管是定期移交給同級綜合性檔案館還是長期保管在檔案室，都會由檔案室負責收集、整理和保管。而電子檔案的管理就相對復雜：1）電子檔案集中保存在區(qū)域內(nèi)的綜合性檔案館或集中于行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)的主管部門，檔案室只是負責收集和備份。這種做法體現(xiàn)在電子檔案管理比較成熟的行業(yè)系統(tǒng)，檔案室只是簡單的收集和利用。2）電子檔案完全保存在行業(yè)系統(tǒng)檔案室，這種做法使電子檔案的管理比較孤立。做的差點的單位就只是簡單的目錄電子化，做的好的有完整的檔案管理信息系統(tǒng)，所有的檔案數(shù)據(jù)入數(shù)據(jù)庫。但電子檔案在系統(tǒng)內(nèi)還是一個孤立的群體，沒有和業(yè)務系統(tǒng)相連，也沒有形成檔案數(shù)據(jù)的共享。3）由上級檔案管理部門集中統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫和應用系統(tǒng)，行業(yè)系統(tǒng)檔案室存有分布的能及時與中心數(shù)據(jù)庫交換的數(shù)據(jù)庫。

1.6 檔案利用方面，能否做到數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)交換和信息發(fā)布

電子檔案利用是指用戶通過電子檔案檢索系統(tǒng)查找出所需電子檔案的信息，并使其轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實價值的過程。從電子檔案利用來看，用戶憑借電子檔案檢索系統(tǒng)查檢出所需的電子檔案，是電子檔案內(nèi)容價值得以實現(xiàn)的前提，因為用戶只有查檢到所需的電子檔案才能利用電子檔案，而電子檔案內(nèi)容價值的實現(xiàn)則是其目的。[1]

在電子檔案的發(fā)展初期，電子檔案的管理是孤立的、單獨的，有可能只是簡單的一臺計算機就能建立電子目錄和掃描影像件，查詢利用可摒棄掉老式的紙質(zhì)的索引目錄，而依靠這臺電腦；隨著信息化的發(fā)展，檔案室內(nèi)部幾臺設備就能通過路由器建立起小型的網(wǎng)絡，在檔案室內(nèi)部可以方便查閱；現(xiàn)今大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案急速發(fā)展，檔案室內(nèi)電子檔案的管理也不再是孤立的，與上級單位的檔案室、企業(yè)內(nèi)部的信息系統(tǒng)之間都有相關(guān)，基本實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，可查閱檔案信息；行業(yè)之間，還可以進行數(shù)據(jù)交換。

2 解決電子檔案管理問題的有效措施

鑒于電子檔案的發(fā)展趨勢和目前電子檔案管理存在的諸多問題，在大數(shù)據(jù)的時代背景下，企業(yè)檔案管理部門應該加大措施，從規(guī)章制度上、管理措施上、人才儲備上下功夫，做好電子檔案的安全管理和有效利用。

2.1 細化電子檔案管理的規(guī)章制度

電子文件的運作和管理必須建立在一整套科學的、合理的標準化之上，其嚴格程度和對系統(tǒng)性的要求，要遠遠超過紙質(zhì)文件的標準化體系。[2]

由于檔案室電子檔案的管理具有特殊性，檔案室即是電子檔案產(chǎn)生的部門，也是電子檔案收集的部門，同時也是電子檔案流出的部門。且電子檔案管理的模式和方式多樣，因此，規(guī)章制度應該細化，對電子檔案的產(chǎn)生過程和管理節(jié)點都應有規(guī)范。在業(yè)務系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子檔案，檔案室的制度明確前端控制原則、全程管理原則，檔案室參與業(yè)務系統(tǒng)中節(jié)點的文件管理；對于檔案室中產(chǎn)生的電子檔案，規(guī)定數(shù)字化的全流程管理和業(yè)務系統(tǒng)中歸檔的電子文件的整理原則；后期，電子檔案的應用，更應該明確電子檔案查閱的流程管理和在業(yè)務系統(tǒng)中的應用管理；總而言之，電子檔案規(guī)章制度的細化，使整個電子檔案的安全管理和有效利用有章可循，有依可據(jù)。企業(yè)檔案室管理的檔案門類較多，但各門類檔案的管理是疏通同歸的，檔案室內(nèi)部基本的電子檔案的管理流程是一致的，應建立一套電子檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等流程的制度辦法，以促進電子檔案的標準化、規(guī)范化和制度化管理。

2.2 制定電子檔案的各項管理措施

對于電子檔案的管理，筆者認為應該通過制度，確定各項管理措施，規(guī)范源頭，確定流向，實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。

規(guī)范電子檔案產(chǎn)生的源頭，由于電子檔案產(chǎn)生方式的多樣性，造成收集源頭的多樣性。業(yè)務系統(tǒng)中產(chǎn)生的所有電子文件必須及時歸入檔案室的檔案數(shù)據(jù)庫，歸檔作為業(yè)務辦結(jié)的標志；檔案室中原有的紙質(zhì)檔案或者是業(yè)務部門產(chǎn)生的紙質(zhì)文件，以數(shù)字化加工的形式產(chǎn)生電子檔案，及時歸入電子檔案的數(shù)據(jù)庫。因此，檔案室需參與到企業(yè)系統(tǒng)中所有的業(yè)務系統(tǒng)，對業(yè)務系統(tǒng)的流程設計和文件產(chǎn)生的背景信息都要及時了解，以便收集。

確定電子檔案的流向。通過電子檔案的收集，各類電子文件和紙質(zhì)檔案的影像件都會歸入檔案數(shù)據(jù)庫，但這些數(shù)據(jù)只是沉淀在檔案室內(nèi)部，提供檔案室人員的利用或者整個行業(yè)系統(tǒng)的利用。因此，電子檔案需通過制度確定電子檔案的流向，電子檔案最終的流向是綜合性檔案館的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)整個行政區(qū)域內(nèi)電子檔案的數(shù)據(jù)共享；或流向行業(yè)系統(tǒng)的專業(yè)檔案館數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)整個行業(yè)電子檔案的數(shù)據(jù)共享。

實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。電子檔案能達到有效利用的關(guān)鍵在于實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，單純的企業(yè)檔案室內(nèi)的電子檔案數(shù)據(jù)庫，只是一個信息孤島，只保管有本單位的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)量單一又利用率低，以前的數(shù)據(jù)查找不全甚至查找不到，要加強同企業(yè)信息化管理部門合作，學會借用外力，以解自身能力之困，共同將電子檔案管理好、利用好，真正做到企業(yè)信息共享、技術(shù)共享、克服信息“孤島現(xiàn)象”，實現(xiàn)電子檔案的集中統(tǒng)一管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一，對企業(yè)的各項工作能起到業(yè)務參考的價值，發(fā)揮企業(yè)檔案的更大作用。

2.3 培養(yǎng)知識全面的檔案管理人才

隨著信息技術(shù)的廣泛應用，電子檔案應用的普及，使得檔案管理工作逐步從原有的手工式簡單勞動向智能化、便捷化發(fā)展；傳統(tǒng)的檔案管理模式和格局都發(fā)生了變化，從注重庫房集中式管理向檔案大數(shù)據(jù)集群和云存儲方向轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了檔案資源向數(shù)據(jù)信息方向的發(fā)展。這就要求檔案管理人員不僅要有檔案管理的基礎(chǔ)知識，還應有計算機管理的應用知識；且還應具備所處行業(yè)系統(tǒng)從業(yè)人員必須擁有的專業(yè)知識。

檔案管理人才是企業(yè)做好電子檔案管理的關(guān)鍵，企業(yè)應該加強檔案信息化人才的招聘以及培養(yǎng)，電子檔案管理是一項專業(yè)性極強的工作，它對于檔案管理信息化人才要求較高。檔案管理人員應該不斷加強檔案管理信息化專業(yè)知識學習，包括信息技術(shù)、法律、管理學科以及計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)等方面的學習，另外，企業(yè)還應該加大對于新技術(shù)的引進，從資金、技術(shù)等各個方面做好電子檔案管理工作，加強檔案管理信息化隊伍建設。

總之，企業(yè)電子檔案管理工作是一項系統(tǒng)且復雜的內(nèi)容，電子檔案給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了諸多挑戰(zhàn)，在新時期的時代背景下，檔案管理工作的信息化發(fā)展是一種必然趨勢，而作為檔案室的檔案管理人員，要深入認識并積極適應電子檔案所帶來的新變化，明確電子檔案管理中可能出現(xiàn)的新問題及注意事項，進一步加強對電子檔案管理問題的研究和創(chuàng)新，推動企業(yè)檔案管理水平的發(fā)展邁向一個新高度。

參考文獻

[1]金波，丁華東，編著.電子文件管理學[M].上海：上海大學出版社，2007：160.

[2]潘媛.電子檔案的有效利用問題探討.科技創(chuàng)新導報，2012（10）.

[3]李財富.創(chuàng)新：檔案學發(fā)展的不竭動力[J].檔案學通訊，2000（4）：4.

作者簡介

儲軍（1968-），男，副研究館員，現(xiàn)供職于上海老港廢棄物處置有限公司檔案室，研究方向：企業(yè)檔案工作等方面。