關于高職院校學籍管理存在的問題及應對策略研究

曾定勇 常州工程職業技術學院

高職院校學籍管理是高職院校教學管理的重要組成部分，是高職院校提升教學質量的重要一環。學籍管理涉及到學生從入學到畢業權益保障實現，涉及學校辦學過程及辦學質量辦學層次的具體表現，也涉及到教育職能管理部門、社會大眾對教育公平向往和追求的一般體現。

2017年2月和6月，教育部先后發布《普通高等學校學生管理規定》、《高等學校學生學籍學歷電子注冊辦法》等高校學籍學歷管理文件，各高校應嚴格按照教育部相關文件政策和具體要求，規范各高校學籍學歷管理工作。

我院學籍管理工作伴隨著學院的成長壯大走過了風風雨雨幾十個年頭。今年九月，因工作崗位調整，本人很榮幸走到了學院學籍管理崗位一線，現就學院學籍管理工作存在的問題及相應應對策略作一個初步探討。

一、我院學籍管理的主要內容

我院學籍管理實行二級學籍管理模式。二級學院學籍管理人員負責新生、在校生報到篩查統計，新生入學資格審查，學生學籍異動初步審查等。教學工作部負責新生入學的編班編學號，新生在校生的學籍電子注冊，學生學籍異動：新生的保留入學資格，在校生的休學保留學籍、退學、轉專業，轉學，留級。以及畢業信息采集、畢業生成績審核，畢業證，肄業證，結業證及畢業證明書的審核、制作、發放，學信網學歷電子注冊及信息維護等出具學籍證明、成績證明等。

二、學院現階段學籍管理存在的問題

(一)學籍管理制度宣傳不到位

學院實行了學籍管理制度多年。學籍管理制度印在學生管理手冊上分發給相關老師和新生多年。但學院部分與學籍和學生工作相關的老師卻存在著對學籍管理制度不熟悉，管理流程不清楚，管理主體難區分等情況。對師生學籍制度宣傳成效不難看出。

崗位工作這一個月以來，了解到有一部分畢業學生畢業后才了解到自己有不合格的科目，或者畢業后仍然未積滿畢業所需學分等等，更有甚者，有個別學生二年前當兵入伍，二年后回來復學，發現被當成正常在校讀書的學生正常畢業且因未積滿應有學分而被結業了。顯然，在部分師生眼中，學籍管理工作沒有引起足夠的重視，學院管理宣傳工作仍不到位。

(二)學籍二級管理執行有不到位的地方

高職院校普遍推行學籍管理二級管理模式。我院實行教學工作部、各二級學院的二級管理模式。要求二級責任主體對學校的有關管理制度、要求和發展方向有深刻的理解，對學籍管理工作能全盤考慮，并根據自身的優劣特點和現狀處理各項事務工作。

但二級責任主體并未從主觀上適應這個“二級”管理模式。二級學院學籍管理人員對工作內容理解不到位。相當一部分工作還停留在簡單的收發和轉達，沒有就信息進行篩查，初步處理及時溝通反饋上報等。學生有學籍異動方面的需求，二級學院不主動從自身層面及學院政策方面予以解答解決，而是直接甩給教學工作部處理。教學工作部也存在學籍變動審批流程草率和不符合審批流程的情況。二級責任主體學籍管理工作分工不明確，兩個部門崗位在具體工作上責權不清晰，導致工作不宜順利開展，甚至出了問題，責任也不好劃分。

(三)學籍信息化程度不夠深入，錄入端輸出端線上處理方式受限

我院日常在校生有一萬一千多人，今年在校生報到日共辦理復學、休學、退學手續210 人次，新生報到日辦理保留入學資格等學籍變動手續337 人次。高密度、大流量的業務處理沒有線上辦事流程作支撐，僅僅靠教學工作部一個人現場作咨詢解答、材料收集整理、系統變動處理、證明信息反饋等壓力實在不小。

而教學工作部就某個符合條件的學生學籍作出學籍變動后，校內其他部門譬如學工處、信息中心、招就辦等部門獲取該生學籍變動情況也存在較長時間的滯后。各部門授權獲取的信息也存在不能滿足該部門需要的情況，經常發生其他部門反復向教學部要數據的情況。

(四)學籍管理人員缺乏工作積極性

學籍管理工作非常繁瑣，工作量巨大，又看不出實際成果。學校通常將教務工作的重心放到教學管理、教學創新和教學成果等方面，對學籍管理工作沒有足夠的重視，對相關人員的培訓、成果認同等都不到位。

三、學籍管理存在問題應對策略

(一)針對學籍管理制度宣傳不到位問題處置

以教學工作部為首的學籍管理部門，要重視學籍管理工作。應自新生進校后不久的入學教育當中，加強學生學籍管理方面的內容培訓。讓每一個學生都知道學籍不光關乎學校辦學質量，尤其是關系到自己能否合理、正常完成預先定下的學習課程順利畢業。學院還應該張貼必要的學籍宣傳海報，在學院主頁、手機新媒體等平臺上作一些相關知識推送，以達到全員重視學籍管理工作，全員熟悉學籍管理制度流程的目的。

(二)針對學籍二級管理執行不到位的情況處置

教學工作部學籍處理人員應以制度為中心，是什么學籍變動，就堅持要什么審批流程。不松懈，也不繃緊，張弛有度處理好學籍管理方面的工作。

二級學院也要高度重視學籍管理這塊工作。分派合適人員處理本學院內學生學籍方面的事情。理清職責，碰到問題不相互推諉，初步判斷處理，不讓學生不具備辦事情條件情況下往教學工作部跑。

(三)針對學籍處置信息化程度不夠深的處置

學院學籍管理方面的數據庫管理軟件亟待優化，操作軟件太多，每個軟件性能不一各有優劣。讓本已不堪重負的工作人員更添不必要的負擔。

教學工作部還應該牽頭聯手信息中心、學工、招就及第三方開發公司做好數據字段規范工作，做好數據利用的長效工程；設置符合我院實際的學籍管理網上辦事流程，在一定程度上緩解線下學籍管理工作的壓力；做好數據合理共享利用的問題等。

(四)針對學籍管理人員工作積極性不高的情況處置

學院應定期對學籍管理人員進行業務培訓，讓學籍管理員及時學習現有文件制度，了解國家新的政策變化，理解學籍管理工作的重難點，熟悉各項工作流程，對工作中出現的問題加強溝通。同時應該加強高職院校學籍管理人員之間的交流，相互取長補短，學習他人好的經驗方法。制定激勵政策，開辟崗位晉級渠道等。從年度獎勵、職稱評定、績效考核、評優等方面進行一定的政策體現。

綜上，健全管理機制，規范工作流程，加強學籍學歷管理宣傳，落實工作執行，不斷提升我院學籍管理方面服務能力，我們學籍管理工作一定能做得更好。