流動人員人事檔案代理工作重要性淺析

劉興

摘 要：改革開放40周年來，隨著經濟社會的不斷發展，中國特色社會主義進入了新時代，流動人員人事檔案代理工作面臨新的挑戰，提出新的要求。為實現“以人為本”的服務理念，必須建立一個主動適應新形勢、滿足新需要的流動人員檔案代理管理制度。逐步實現服務對象全覆蓋，服務功能全方位，服務規范全統一。

關鍵詞：流動 人員 檔案 代理 人事 管理 信息

改革 利益

1、引言

流動人員人事檔案代理是檔案管理的重要組成部分

1.1流動人員人事檔案代理是代理部門按照黨的政策方針要求，遵循實事求是的原則，將每個流動人學習、工作中形成的記錄個人經歷的資料，收集起來，經過嚴格程序統一集中管理。是反映個人成長歷史的憑證和依據，是人力資源管理與發展的重要依據，是企業之間、部門之間、地區之間、國與國之間人才合理流動和開發的重要依據。

1.2隨著改革開放的深入和全球一體化進展，人員流動日益頻繁，大規模的人力資源流動需要科學管理，有效掌握和控制流動人員的信息，是構建和諧社會的重要內容。1.3隨著社會經濟的不斷發展。黨的十九大對公共就業和人才服務中心提出新的要求，流動人員人事檔案代理面臨新的形勢，首先人員流動越來越頻繁。

2.當前流動人員人事檔案代理工作存在的主要短板

2.1流動人員人事檔案代理工作意識有待增強

流動人員人事檔案代理工作直接關系到流動人員的切身利益，不能有一點疏忽，但是當前對流動人員人事檔案代理工作的重要性認識還不夠充分，認識程度還有待加深。主要表現在兩個方面：第一檔案工作意識淡薄，檔案法制意識不強：其中（1）單位相關領導的認識有待深化，缺乏指導和監督。一些領導把該工作簡單地曲解收集、借閱、轉檔等，缺乏整體管理和長遠規劃。一些檔案代理部門缺少經費、缺少專業人員配置以及專用設施和場地。（2）基層管理人員管理意識淡薄，檔案代理管理專業人才缺乏，有些管理人員是兼職人員，有些工作人員管理認識不到位，隨意放置檔案。

2.2流動人員人事檔案代理管理制度有待完善

流動人員人事檔案材料內容廣泛，流程復雜，這些不同的內容和程序形成了種類繁多的人事檔案。但是目前流動人員檔案代理管理制度缺乏統一的規范和標準。現階段我國的流動人員人事檔案代理部門眾多，缺乏系統性，責任分散，相互推諉的現象，時有發生。同時也影響辦事效率，流動人員辦理業務存在多次往返于不同管理部門現象，費時費力，“互相推諉”現象有時發生，“以流動人員為中心”的服務目標落實不夠，此外檔案室建設不標準，不規范，檔案管理方面：檔案編號不規范、案卷標題不嚴謹、部分案卷缺少目錄、組卷比較亂。檔案利用率不高。這些問題有待于制度完善，才能確保流動人員的切身利益。

2.3流動人員人事檔案代理管理方式有待更新

當前流動人員人事檔案代理硬件投入不足，檔案室建設不標準，不規范，檔案廚陳舊老化，檔案代理條件簡陋，缺乏防潮、防盜、保密、存儲等設備。同時檔案代理管理技術相對落后，缺乏先進的檔案管理設施，沒有隨著現代科技、信息、網絡技術及大數據的發展而更新，現有的計算機設備與系統、信息儲存量、儲存速度跟不上新時代發展的需要。并且電子檔案（光盤、膠片、磁帶、存儲卡、硬盤）的儲存也存在新的挑戰，增加了流動人員人事檔案代理工作的難度。

3、加強和完善流動人員人事檔案代理工作的措施

3.1強化流動人員人事檔案代理工作意識，促進專業化人才培養

第一加強領導隊伍的建設。加深單位領導對流動人員人事檔案代理工作重要性認識，積極爭取有關領導對檔案代里工作的支持。改善檔案專業人員缺乏，資金不足，場地、設備落后等實際問題。第二流動人員人事檔案代理工作好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員，作為檔案工作人員，要注意自身專業水平的提高，通過學習、培訓、交流等方式，提升相關工作人員的自覺性、責任感以及專業素質，積極開展檔案管理專業知識學習，經驗交流會議，典型事列分析討論活動，加強各種形式的專項業務培訓，轉變舊的思想觀念，拓展檔案管理人員工作視野，增強服務意識，明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量。

3.2完善流動人員人事檔案代理體系，規范檔案管理程序和標準

第一當前部分流動人員人事檔案代理工作中，流動人員人事檔案代理制度存在不完整、不統一、不規范等問題，不利于新時代社會經濟發展需要，嚴重影響了檔案管理信息化、網絡化、自動化建設的進程。因此在當前流動人員人事檔案代理工作中，需要針對流動人員人事檔案代理的實際狀況，來構建一套完善的流動人員人事檔案代理標準化體系，盡快統一制定流動人員人事檔案代理管理辦法和管理機構，將流動人員人事檔案代理工作規范化，對管理內容及范圍、配套設施、人員的職責、軟件開發與應用等作出祥實的規定。第二規范流動人員檔案代理管理程序{參考魯人社辦發【2018】36號附件1}，實現檔案管理現代化，應制定出科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度，做到依法建檔，明確各類人員檔案的采集、整理、保管、移交、存檔、查閱、借閱程序，遵循流動人員檔案代理管理原則，切實提高檔案管理的質量和效率。

3.3革新流動人員人事檔案代理管理技術，拓展檔案代理管理模式

目前隨著我國社會主義市場經濟發展和人事制度的進一步改革以及全球經濟一體化發展，一帶一路的逐步形成，促使人員跨企業、部門、地區、國家之間的流動進一步加大，要求不斷完善流動人員人事檔案代理管理技術，擴展流動人員檔案代理系統方式。首先要進一步建立完善對檔案信息進行規范整理，分析數據庫，完成歷史檔案的錄入，不斷更新自我觀念，加深對檔案信息的重視，規范檔案信息的利用制度，提高檔案信息的安全性。隨著信息化技術的發展、云計算大數據以及社交媒體等網絡環境比較復雜，必須要求強化新的檔案管理系統的應用和現代化數據管理。其次開發更加先進的檢索軟件，完善檔案信息檢索系統功能，改進檔案檢索方式。

4、總結

在新時代新形勢下，流動人員人事檔案代理工作面臨新的問題和挑戰，為了更好的“記錄一生、保障一生、服務一生”和“以人為本”的人性化服務目標，需要統一標準，更新觀念，規范程序，創新方式，不斷升級流動人員人事檔案代理管理方式，促進公共就業和人才服務事業穩定、健康、可持續發展。

參考文獻

孫士議。流動人員人事檔案管理的現狀與對策（齊魯檔案論從）

張杰。深化社會保障認識完善社保檔案管理（齊魯檔案論壇）

魯人社辦發[2018] 36號 附件1附件2

魯人社字[2017] 57號 附件2

人社廳發[2016] 75號