論新形勢如何做好檔案的查閱利用工作研究

高明祥

摘 要：新時期下，伴隨著我國教育改革的深入進行，中職學校檔案管理工作也顯得越來越重要，其不僅可以促進中職學校教育水平的提升，同時還可以為我國整體教育事業的改革提供良好資料。由于當前的中職學校檔案查閱利用還存在一些問題，所以在實際中，中職學校必須制定科學的措施，不斷提高檔案查閱利用質量，從而更好的發揮出中職學校檔案價值。

關鍵詞：中職學校 檔案 查閱利用

前 言

中職學校檔案工作最重要的為中職學校的全面發展提供全方位的服務，只有全面加強中職學校檔案管理活動，才可以保證中職學校的健康、穩定發展。新時期下，伴隨著現代信息技術的快速發展，信息化已經成為檔案事業發展的新方向，這也對傳統的檔案管理方式、技術等產生了極大影響，因此，在實踐中，中職學校檔案管理部門必須積極的創新檔案管理模式，不斷提高檔案的查閱利用質量，從而更好的發揮出檔案的價值。

1.中職學校檔案查閱利用工作存在的問題

1.1檔案服務形式單一

從中職學校檔案管理工作實際看，其雖然發展比較早，但是在早期的發展中，服務模式十分單一，有很多檔案利用都是在面對面的情況下進行的，很少為檔案信息需求者提供現代化的服務。新時期下，伴隨著我國現代信息技術的快速發展，各個行業都已經將信息化看做是發展的主要任務，這也要求中職學校在開展檔案管理活動時，必須立足于信息化的視角，而從當前中職學校檔案查閱利用實際看，還存在信息化程度比較低的情況，加上當前中職學校的檔案服務工作大多是以檔案復印、檔案證明等為主，很少進行檔案陳展、目錄信息、咨詢服務等工作，檔案利用形式比較單一，沒有充分發揮出檔案的作用。

1.2中職學校檔案館數量無法滿足實際需求

從當前中職學校檔案管理工作實際看，還存在館藏檔案數量少的問題，這就造成了中職學校檔案信息不全的情況，當檔案信息需求者提出要求后，現有的檔案資料很難滿足其，從而影響到中職學校檔案的利用。在實際中，影響中職學校檔案館藏數量不足的因素主要在于：（1）歷史原因，在以往的發展中，中職學校往往會將檔案收集的重心放在政治性檔案上，忽視了一般性檔案、學術性檔案的收集與整理，在這種情況下，中職學校檔案體系中政治性檔案的比重越來越高，而其他檔案比重則是越來越少，造成了中職學校檔案資源單一。（2）中職學校在合并檔案館時，檔案管理人員并沒有及時的對合并的檔案資料進行整理、匯總，造成了中職學校檔案缺失，同時在中職學校檔案管理中，也存在工作不到位的情況，進而加劇了館藏數量減少，影響到中職學校檔案的良好使用。

2.提高中職學校檔案查閱利用效率的策略

2.1堅持以人為本的檔案服務原則

隨著現代信息技術的快速發展，中職學校檔案管理活動也發生了極大的改變，在實際中，為了進一步提升中職學校檔案查閱利用效率，就需要對檔案服務與管理工作進行重新定位。同時還需要對中職學校檔案查閱利用工作存在的問題進行全面考慮，分析信息化背景下中職學校檔案工作與中職學校教育工作之間的差距，堅持以人為本的服務原則，注重對中職學校檔案管理工作進行創新，并不斷拓寬中職學校檔案信息服務渠道，這樣才可以最大限度的將中職學校檔案信息的價值發揮出來。此外，在中職學校檔案服務中，要為信息服務者提供全方位的檔案服務，把用戶需求看做是檔案查閱利用的核心，最大限度的滿足用戶的工作需求，促進中職學校檔案服務工作效率的提升。

2.2建立中職學校檔案數據庫

在實際中，中職學校應該以檔案管理信息化為新的目標，注重對檔案管理進行投入，通過現代信息技術減輕檔案管理工作強度，提升檔案管理質量。中職學校在建立檔案數據庫時，必須立足于自身的現實情況，要通過數據庫將中職學校的檔案服務特色展現出來，這樣才能便于中職學校檔案查閱利用效果的提升。同時在檔案數據中，要確保收集的檔案具有良好實時性，新時期下，隨著社會經濟的快速發展，信息更新速度也持續提升，為了滿足檔案信息使用者對檔案資料的新要求，就需要特別注重防范檔案管理與社會脫節現象的發生。此外，在中職學校檔案數據庫建設中，還需要針對不同層次的用戶需求，提供不同的檔案信息服務，這樣才能進一步提高檔案利用價值。

2.3加強知識服務型建設

從當前中職學校檔案利用服務現狀看，還存在檔案利用服務水平比較低的情況，這就在一定程度上造成了檔案資源利用效率低，在實際中，為了有效改變這一狀況，就需要加大對中職學校檔案資源的深層次開發、信息化化工，不斷更新中職學校檔案資源結構，穩步提升高效檔案查閱利用質量。首先，要注重檔案咨詢服務結構的優化，中職學校要注重對不同檔案之間的關聯進行分析，針對不同檔案信息需求者，為其提供更加系統、專業的知識結構，從而滿足不同用戶對檔案資源的需求。其次，中職學校需要轉變自身的檔案服務觀念，要積極主動的進行檔案收集、分析、整理，并采取可行的措施，將檔案傳輸給信息需求者，提高其滿意度。

由于檔案管理隊伍的綜合素養會對檔案查閱利用等服務質量帶來很大影響，因此，在實踐中，中職學校還需要特別注重對檔案管理隊伍的綜合素質進行培養，要不斷豐富檔案管理人員的知識結構，引導其掌握現代化的檔案管理方法，從而更加高效率的開展檔案管理活動。此外，中職學校還需要注重對檔案管理人員進行思想教育，要強化其吃苦耐勞、認真服務的思想，促使檔案管理人員可以為檔案信息需求者提供更好的服務。

總 結

綜上所述，新時期下，全面提升中職學校檔案查閱利用效率具有十分重要的意義，因此，在實踐中，必須結合中職學校檔案管理現狀，采取現代化、多樣化的檔案管理模式，不斷提升檔案管理效果，促進檔案查閱利用效率的提升，以此滿足中職學校的綜合發展需求。

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