加快石油企業檔案數字化管理必要性淺析

韓艷肖

摘 要：石油企業的檔案管理是企業管理重要組成部分，關系著石油企業的發展。信息技術廣泛深入的應用是這個時代的一大特征，在這個大背景下，石油企業也有了巨大的發展，同時石油企業對內部的檔案管理工作也有了更高的要求。隨著時代的進步，石油企業形成待歸檔的電子文件越來越多，并呈現幾何級數增長態勢；科研、生產、經營、管理各項業務對檔案工作提出了更加快速高效的需求。與時俱進的轉變石油企業的檔案管理模式，滿足不斷發展的檔案利用需求，加快企業檔案工作數字化管理轉型成為必然。本文針對加快石油企業檔案數字化管理進程必要性進行簡單的探討分析。

關鍵詞：石油；石油企業；石油企業檔案；電子檔案

石油是國家戰略型資源，也是保證國家經濟飛速發展的物質基礎。石油企業在國民經濟發展中占有相當重要的地位。石油企業檔案是指各單位在生產、科研、經營管理等各項活動中形成的，具有保存和查考利用價值的，并且經過整理后集中保管的各種載體的原始記錄。檔案管理屬于一項科學性、系統性、政治性強的工作，石油企業在石油的勘探開發生產、經營管理過程中形成的保存價值的檔案，可幫助石油企業制定更加合理的發展政策，提高企業競爭力和綜合實力。采取科學有效的檔案管理方法，有利于石油企業掌握社會的發展前景，獲得市場競爭力。石油企業在信息飛速發展的今天，電子文件的大量產生，電子檔案應運而生。電子文件帶來的知識更新幅度和速度是前所未有的，開啟了文件、檔案及其管理的重塑過程，加快了石油企業檔案數字化管理進程。

1 石油企業檔案的數字化管理的必要性

1.1 石油企業檔案的數字化管理是企業檔案管理的必然趨勢

文件、檔案管理的“數字轉型”是全球性大趨勢。我國《國家電子文件管理“十三五”規劃》提出，到2020年，電子文件的法律地位和行政效力得以確立，國家對核心電子文件資源的管理進一步加強，電子文件管理在重點領域和重要信息系統得到廣泛應用。用確定的時限推動文件管理方式的根本轉變。石油企業作為國家戰略資源企業實現檔案的數字化管理是必然趨勢。

1.2 石油企業檔案的數字化管理是企業發展的客觀要求

石油企業的信息化發展水平不斷提高要求先進的檔案管理與之相適應。石油企業信息化水平不斷提高，在生產、科研、經營管理等各方面產生大量的電子文件，對企業檔案管理提出了更高的要求，客觀上要求應用信息技術手段開展檔案工作；信息化條件下的石油企業要求更方便快捷的獲取檔案信息，客觀上要求檔案工作應用信息技術，實現檔案工作的數字化管理。

2 石油企業檔案數字化的意義及效果

在市場競爭激烈的時代背景下，石油企業檔案管理作為企業基礎管理的重要環節，已經建立了石油企業檔案系統。深切感受到

2.1 石油企業對檔案數字化管理能夠對珍貴的歷史檔案進行保護

石油企業歷史悠久，檔案的紙張部分已發黃變脆，一些字跡都已模糊。石油企業檔案利用率非常頻繁，而且需要長久保存，例如井史，是石油企業珍貴的原始資料，為了增儲上產，技術人員每天都要大量翻閱，查找相關資料。為了保護珍貴檔案原件，石油企業可以利用信息技術將檔案數字化，將原件通過照相或掃描儀掃描為電子版保存代替原件提供利用。經過數字化之后，利用者可以查看歷史檔案的數字化版本，從而減少對原件的損害，從一定程度對原始檔案進行保護。數字化過程中對檔案原件也會造成一定的傷害，但相比借閱查找過程反復的物理接觸，損害程度還是相對比較輕的。傳統的檔案保管不管保護措施如何完善，檔案載體的壽命總是有限的，紙質檔案字跡會消退，介質會損壞，磁帶錄像帶影像會模糊，聲音會失真。如果以電子的方式保存，且格式選擇得當，用“0”“1”比特表示的檔案信息就會永久存在。石油企業將珍貴的歷史檔案數字化成為必然。

2.2 石油企業檔案數字化管理可以提高檔案管理效率

隨著石油企業信息化飛速發展，電子文件的大量涌現，品種多，數量大。檔案管理數字化可實現檔案自動化和檔案實體管理的簡化，經過精心設計的檔案管理系統一方面可以實現許多管理過程的自動化，例如，檔案管理系統已經實現了與辦公自動化系統的對接，辦公文件可以自動歸檔。在檔案管理過程中包括歸檔、存儲、鑒定、統計分析都可以直接自動完成，節省了人力物力。另一方面還可以簡化檔案實體管理，如立卷、實體分類等，從而減少檔案工作人員的手工勞動，縮短工作時間，提高檔案管理效率。

2.3 石油企業檔案數字化有助于檔案人員業務素質的提高

石油企業檔案數字化對于檔案工作和檔案工作者既是機遇，又是挑戰。檔案的數字化從技術應用、系統設計到檔案利用需求，都在不停地發生變化，新問題不斷涌現；從傳統的檔案管理事后處理到電子文件管理轉到事前對電子文件整個生命周期參與管理，檔案管理人員對業務流程和業務系統的支撐都要熟練掌握，檔案的數字化對檔案工作者的素質提出了更高的要求。檔案工作者要不斷學習新知識，加強與外界的交流與合作，學習經驗，改變陳腐觀念、提升自身業務素質、開闊視野、提升適應環境的能力。在瞬息萬變的信息時代，緊跟時代的步伐。石油企業檔案數字化一定意義上促進了檔案人員業務素質的提高。

2.4 石油企業檔案數字化有助于企業信息化發展

石油企業檔案是企業在生產、科研、經營管理過程中形成的各種原始記錄，既有反映企業重大歷史事件和重要決策的珍貴文獻，也有企業文化、科學發展、精細管理等反映企業發展各個方面的點滴記錄。把這座企業記憶的寶庫通過數字化信息技術搭建新平臺，建立的數據庫，不僅可以方便快捷地滿足廣大檔案利用工作者的研究需要，隨著時間的推移，一部分檔案可以面向社會公開利用，隨著社會文明程度的提高，享用這些獨特的產品和服務的用戶數量正在迅速擴張，數字化的檔案可以滿足千千萬萬普通用戶追根溯源的心里需求，可以將其輕松與外界媒體對接，可以做成電影、電視宣傳片、可以直接回放音頻視頻、可以實現與微信、各種媒體的無縫對接。檔案的數字化提升檔案服務的品質，例如，石油企業工作地點比較分散，分布在祖國的大江南北，外圍工作人員需要利用檔案，可以將數字化的檔案直接與視頻對接，召開視頻會或者通過計算機傳輸，或者設置權限直接進入檔案系統查閱。高品質的檔案服務是企業信息化高度發展的重要標志。企業檔案數字化從多個角度推動企業信息化發展。

3 結束語

近幾年來，石油企業不斷的發展擴大生產規模，石油企業的檔案數字化管理工作也受到了企業領導更多的重視，并且在企業的發展過程中發揮了重要的作用。在新時期檔案的數字化建設是石油企業檔案管理工作邁向系統化、現代化的必經之路。石油企業檔案數字化能夠保障檔案的實體安全和內容信息安全，提高檔案管理人員素質，促進企業信息化發展。因此加快石油企業檔案數字化進程是十分必要的。

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