事業單位文書檔案管理與利用探討

黎順英

摘 要：作為事業單位歷史發展進程與各方面活動住息真實記錄的文書檔案，文書檔案在事業單位中占有重要地位，一直是事業單位開展其它相關工作的依據和基礎。所以事業單位必須高度重視其文書檔案管理與利用工作，以通過科學的文書檔案管理與有效的利用，進一步促進事業單位的良好發展。為此本文在概述文書檔案管理內涵和作用基礎上，全面分析了目前我國事業單位文書檔案管理與利用中存在的問題，同時提出了加強事業單位文書檔案管理與利用的有效對策，以供相關人員參考。

關鍵詞：文書檔案管理；內涵；作用；問題；對策

近些年來，隨著我國事業單位的改革、計算機技術的發展和互聯網的普及，事業單位對檔案管理工作要求越來越高。而文書檔案作為我國事業單位檔案管理的重要內容之一，更是備受事業單位領導重視。如何從事業單位自身的實際狀況出發，做好事業單位文書檔案的管理與利用工作，從而充分發揮事業單位相關文書檔案的實際價值，滿足事業單位的實際工作需要，正確引導事業單位的順利發展，已經成為困擾許多事業單位相關領導的共同難題。

1 事業單位文書檔案管理的內涵的作用

事業單位文書檔案管理主要是指事業單位將其發展過程中的一些諸如會議記錄、總結報告、工作計劃、通知以及重大事件的決定批示等相關資料通過文書的形式，科學分類與存儲起來，以方便在必要時查閱與參考。事業單位文書檔案管理工作對于促進事業單位的發展具有重要用用。一方面，它是事業單位檔案管理工作的分支，文書檔案管理的科學高效進行，也從根本上確保了事業單位檔案管理工作的系統性、完整性與規范性。另一方面，事業單位的文書檔案一般是分散存在的，這樣十分不利于其日后的調閱與參考，同時在零散狀態下，事業單位文書檔案的價值也容易被忽略。而通過文書檔案管理工作，一系列的文書檔案被相關工作人員一一搜集與科學的分類整理，這樣文書檔案的自身的價值更易顯現，其對事業單位的促進與推動引導作用更易被全面發揮，而整個事業單位檔案管理工作的質量也在無形中得以優化[1]。

2 事業單位文書檔案管理中存在的問題

2.1 事業單位對文書檔案管理工作缺乏足夠的重視

目前我國許多的事業單位領導受自身的文化知識、工作閱歷、個人眼界等的影響，對文書檔案的認識有限，根本沒有認識到文書檔案管理對于事業單位的重要作用，所以他們對文書檔案管理工作也缺乏足夠的重視，片面的認為文書檔案管理工作是一項重復的機械性工作，工作人員只需要將相關資料收集保存即可。所以他們既沒有設置專門的文書檔案管理機構，也沒有為文書檔案管理工作提供專項資金劃撥，并且在日常工作中很少會積極主動的配合文書檔案管理人員的資料收集工作，這些都無形中加大了事業單位文書檔案管理的難度。

2.2 文書檔案管理的信息化水平與安全性都有待提高

眾所周知，與紙質檔案相比，電子數據檔案更易保存，且攜帶方便，不易損壞，在計算機技術和互聯網高度發達的今天，檔案信息化管理已經成為檔案管理的主要發展趨勢之一。但是就我國事業單位的文書檔案管理工作的實際狀況而言，由于相關單位領導對它的重視程度普遍不高，事業單位在文書檔案管理工作的人力、物力與財力投入都較少，所以很多事業單位在文書檔案電子化管理方面所需的計算機硬件設備與軟件設施都較為缺乏和落后，整個文書檔案管理工作的信息化水平較低，這樣其相關的電子檔案數據安全性就得不到保障，非常容易遭受網絡黑客的惡意攻擊，從而影響事業單位正常工作的開展。

2.3 文書檔案的利用率較低

文書檔案管理是一項技術性工作，它對相關工作人員的專業素養要求較高。而目前我國很多事業單位的文書檔案管理人員很多都是由部門領導從其它部門臨時抽調而來的非專業性管理人員，他們既不懂相關的計算機操作，也缺乏文書檔案管理方面的知識，所以在日常的文書檔案管理工作中，一般僅能進行簡單的保存、復制與調閱，根本不懂如何開發和利用相關文書檔案，有效促進事業單位的發展[2]。

2.4 缺乏健全完善的文書檔案管理制度的支持

文書檔案管理是一項繁瑣復雜的艱巨性工作，其必須在相關制度的規范與監督指導下，才能順利開展。但是現階段我國許多單位都沒有制定健全完善的文書檔案管理制度，這就導致工作人員在開展相關文書管理工作時，頗為懈怠，很多事業單位的文書檔案資料存在不同程度的缺失與滯后狀況。

3 加強事業單位文書檔案管理與利用工作的有效策略

3.1 強化全單位人員對文書檔案管理工作的正確認識

文書檔案對于事業單位的發展十分重要，所以事業單位上至領導，下至普遍的工作人員都應該加強對文書檔案管理工作的正確認識，充分意識到文書檔案管理工作并不是簡單的資料收集與保存，更重要的是在各類資料的收集與整理分類過程中，深刻挖掘出文書資料的應用價值，使他們更好地服務于事業單位各項工作的開展。只有這樣，事業單位的領導才能更加重視單位的文書檔案管理工作，普通的員工才會主動積極地配合單位的文書檔案管理工作。

3.2 加大對文書檔案管理工作的資金投入

在計算機高度發達，互聯網廣泛普及的今天，社會各行各業都已引入了計算機技術來提高本行業的工作效率與工作質量。而為民服務的事業單位也應該積極主動的與時俱進，進一步加大對文書檔案管理的資金投入。以為檔案管理部門配置先進的計算機硬件設備與相應的文書檔案軟件管理設施，購買安裝正規的安全殺毒軟件提供充足的資金支持[3]。

3.3 強化相關文書檔案管理人員的專業素質

文書檔案管理人員是事業單位文書檔案管理工作的直接開展者，其自身的職業素養直接決定了事業單位文書檔案管理工作的效率與質量。當前有些事業單位負責文書檔案管理人員的學歷較低，對計算機技術掌握不夠熟練，對相關的檔案保存、整理方法也了解有限，所以其在工作中經常會丟失、損壞文書檔案，整個單位的文書檔案管理工作開展得依然是十分困難。針對這種情況，事業單位領導就要進一步增強相關文書檔案管理人員的職業素養。通過定期的職業培訓與職業技能測試，來豐富相關文書檔案管理人員專業知識儲備，進一步提升他們的專業技能。以使他們能夠更好地適應當前的檔案信息化管理環境，更符合事業單位實際文書檔案管理的個性化要求的同時，也能夠在工作中積極主動的創新，通過創新有效優化本單位文書檔案管理質量。

3.4 進一步提高文書檔案的有效利用率

文書檔案是事業單位各項活動的信息載體，通過對文書檔案的有效開發與充分利用，能夠最大化發揮出文書檔案的實際應用價值，促進事業單位和整個社會的發展。所以事業單位文書檔管理人員在保存管理好文書檔的同時，應該積極的通過現代數據分析技術、網絡住息共享等多種現代化方式，進一步提高文書檔案的有效利用率，充分發揮出文書檔案的強大積極作用。

4 結語

總之，做好文書檔案管理工作，既能確保事業單位檔案的完整性與系統性，又能夠進一步提升事業單位的工作效能。但是目前我國許多事業單位的文書檔案管理現狀卻弊端連連，不但單位領導對文書檔案管理工作不夠重視，而且整個文書檔案管理工作的信息化水平、安全性和開發利用率也較低。所以今后，事業單位應該積極采取有效對策，逐步加大對文書檔案管理工作的人力、物力投入，以在有效提高文書檔案管理的信息化水平，安全性的同時，真正發揮出其實際價值，促使其更好地輔助事業單位其它工作的開展。

參考文獻

[1]張瑤.大數據環境下事業單位文書檔案的信息化管理[J].卷宗，2017，（22）：26.

[2]韓照杰.辦公室文書檔案的管理和利用研究[J].辦公室業務，2017，（13）：109.

[3]楊靜.新形勢下文書檔案管理的幾點思考[J].卷宗，2018，（4）：39.