淺談如何做好新時期檔案信息化建設工作

曾國雄

摘 要：在科技的引領下，信息時代勢不可擋，檔案信息化建設成為新時期檔案事業的發展趨勢。為此，要準確掌握檔案信息化的涵義，正確認識信息化建設所帶來的影響力，探索更加有效的發展策略，凸顯傳統檔案管理模式的束縛，以信息化平臺為依托，全面提高檔案管理效率，保證整個檔案事業能夠與時俱進，全面發揮服務社會的價值。

關鍵詞：新時期；檔案信息化；涵義；價值；對策

對于檔案信息化建設，是計算機信息技術不斷發展進步的結果，同時，凸顯傳統檔案管理模式的滯后性，是維護檔案管理可持續發展的重要途徑。立足信息飛速發展的新階段，檔案管理者要堅持創新，以信息化為方向，緊跟時代發展，對檔案信息化建設進行全方位理解，以新技術以為手段，加快檔案資源開發與利用，

1 基于社會發展全方位分析檔案信息化建設的概念

對于檔案信息化建設，主要是適應新時期計算機網絡信息化發展的形勢，促使檔案工作由傳統管理方式向數字信息化檔案管理模式過渡。具體講，首先，傳統紙質檔案在查閱以及渠道方面的凸顯不足，而依托計算機技術的數字化電子文件強化檔案資源物化屬性的改變，檔案資源服務效能被強化。其次，在檔案查閱方面，傳統渠道多為檔案室，而在信息化建設背景下，檔案使用者能夠通過多種方式進行查閱，如手機客戶端、電腦等，時空限制被打破，信息更顯共享性與互通性。再次，傳統檔案管理以人工方式為主，工作效率低下。但是，信息化檔案管理以自動化發展為渠道。最后，檔案信息化建設深化檔案服務社會化功能，檔案資源以網絡平臺為背景，檔案服務延伸至全社會范疇。

2 檔案信息化建設的社會價值

2.1 促進傳統價值性檔案資源的開發

對于檔案資源而言，是反映社會發展的不可再生資源，極具社會價值。但是，傳統檔案管理手段的不足不可避免地對檔案本身造成損壞，誘發檔案價值降低，無法有效發揮檔案作用。因此，檔案資源面臨被搶救與開發的問題。依托信息化建設，檔案管理能夠實現對大連紙質檔案的數字化處理，能夠滿足大容量與高保真的要求與標準，對提升檔案資源開發與利用意義深遠。

2.2 檔案管理模式向智能化發展，整個檔案管理流程凸顯一體化

目前，信息技術的影響力延伸至社會方方面面，檔案管理領域也積極引入，重視創新，以信息技術為手段，加快傳統檔案管理模式的轉變。信息技術加快數字化目錄與檢索系統的建立，信息被不斷優化，促使檔案資源能夠實現收集、編研以及整理歸檔的一體化，促使檔案管理由人工模式向智能化跨越發展，是檔案管理適應社會、不斷創新的體現。

2.3 增強檔案管理精準化，檔案管理服務水平顯著提升

對于檔案管理工作，其凸顯服務性的特點。在檔案信息化建設的推動下，能夠為使用者提供更加人性化與智能化的網絡服務平臺。同時，查閱者可以結合需求，進行針對性查找。除此之外，使用者可以借助網絡平臺，提出自己使用意見，促使檔案管理者精準化增強，切實提升檔案管理服務水平。

3 深入剖析新時期檔案管理信息化建設過程中存在的問題

首先，缺乏完善與健全的檔案管理制度。在檔案管理工作實踐中，檔案管理制度凸匱乏性。從管理角度分析，檔案管理工作的有序推進離不開高效與科學的規章制度，同時，還要不斷對管理制度、便也利用方式等進行優化完善。只有依托科學的管理制度，才能增強管理意識，為工作水平的提高奠定基礎。但是，目前，檔案管理在制度建設方面仍需提升，尤其是內容與質量管理落后，很難維護檔案的可靠性與準確性，使得檔案信息利用的權限與范圍不明確，給檔案信息化管理造成阻礙。其次，對于檔信息，比較突出的問題是利用率偏低，尤其在檔案資源利用程度、存儲模式以及檢索手段方面缺乏健全性，檔案信息在存儲方面很難實現持久性，在根本上制約了檔案信息的使用。

4 如何做好新時期檔案信息化建設工作

4.1 全員范圍內深化檔案信息化建設理念，摒棄落后思想，構建創新思維

對于新時期檔案管理工作，信息化理念的形成至關重要，這也是保證信息化建設的根本。為此，要在全員范圍內增強檔案信息化建設的意識，加大人力、物力等資源的投入力度。同時，對于檔案管理者，要正確認識自身的管理職責，明確信息化建設的持久性與持續性，摒除傳統檔案管理的不足，以便更好適應新時期全社會對檔案管理的基本要求，構建以網絡信息技術為基礎的檔案服務新格局。

4.2 做好紙質檔案向電子檔案的轉變工作，加強落實全文數據庫建設

對于檔案信息建設，從技術角度分析，要重視加快傳統紙質檔案資料向電子文檔的轉化，構架全文數據庫。基于此，要發揮現代設備的優勢，大力進行紙質檔案的掃描、打印等處理，構建數字檔案，全面輸入微機，形成全文數據庫。另外，要構建與之相適應的目錄數據庫，構建高效高效的檢索體系，在根本上保證檔案資料開發利用的快速性、準確性與全面性。

4.3 重視檔案信息網絡化建設，提升檔案資源的高效開發與高度共享

從本質上分析，現代檔案管理與傳統檔案管理的根本區別是資源查詢與利用的時空概念發生變化。在現代化的檔案管理實踐中，信息網絡化與信息高度共享是突出特征，更顯時空特質。具體講，要適應信息社會對檔案開發與利用的基本要求，加強互聯網平臺建設，構建電子文件數據管理中心，強化行業內檔案資源的互聯互通，加快檔案資源的共享，滿足檔案資源遠程查閱與異地使用的需求。

4.4 提升檔案管理者綜合素養，構建融檔案管理與現代信息技術于一體的綜合型管理隊伍

對于檔案信息化建設，高素質的檔案管理人才不可或缺，需要具備較強的專業能力與職業素養，尤其要掌握計算機網絡技術，對現代信息技術擁有深入的了解，這也是新時期檔案管理者面臨的基本要求。基于此，要重視結合發展實際，積極開展業務培訓，組織各種方式的學習與進修，重視業務交流與溝通，在提升檔案管理者計算機應用水平的同時，強化設備有效維護與管理。另外，對網絡設計與軟件開發利用知識進行了解，掌握電子檔案信息采集與加工處理技能，在根本上構建擁有專業檔案管理知識、通曉現代信息技術的綜合型人才隊伍，實現檔案管理人員綜合素養的全方位提升。

4.5 全面維護數字化檔案資源的安全性，構建檔案資源信息安全保障體系

對于檔案信息化建設，需要以數字化檔案資源為基礎，依托網絡多媒體平臺，構建檔案資源網絡共享模式。對于網絡而言，其融開放性與虛擬性于一體，在提高檔案資源開發利用便利性的同時，安全問題也不容忽視。為此，要重視檔案信息安全性的維護，可以使用多種安全措施，如實名認證、秘鑰管理、網絡防火墻以及殺毒軟件等，構建更加有效的檔案資源信息安全保障體系。

5 結束語

綜上，立足新的發展時期，檔案管理工作對社會發展意義深遠。隨著信息技術的飛速發展，信息技術的優勢被引入檔案管理實踐，檔案信息化建設成為新的方向，強化信息化管理平臺的構建，有效提升檔案信息化服務水平，提升檔案開發利用水平，以更好適應新時期整個社會對檔案管理的新要求，為社會發展做出更大貢獻。

參考文獻

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