試析新時期如何做好人事檔案管理工作

陳菲菲

摘 要：檔案具有其特殊的價值和意義，它是對歷史的真實記載，因此，其最突出的特點就是真實性。人事檔案管理是檔案工作的重要組成部分，能否做好人事檔案管理工作將直接影響到整個檔案工作的綜合成效，本文筆者就針對新時期如何做好人事檔案管理工作進行了分析和研究。

關鍵詞：新時期；人事檔案；管理工作

一直以來，我國都十分重視檔案管理工作，尤其是在十八大召開之后，各級組織和部門對檔案管理工作的重視度進一步提升。在新時期的時代背景下，必須將人事檔案管理擺在檔案工作的首位，切實履行好相關任務，特別是要確保干部人事檔案的管理質量，這樣才能為各級干部與人才的選拔提供有效的參考依據。

1 人事檔案管理工作的重要性分析

1.1 加強對人事檔案的管理是歷史的必然選擇

人事檔案管理工作就是搜集相關人員的工作與生活信息，并對其準確性與真實性進行鑒別，最后將其歸檔存儲的過程，此項工作并不是一次性完成的，而需要根據實際情況的變化對檔案內容進行更新和豐富。人事檔案不但能充分反映出檔案管理改革工作的成效，而且還能在實際工作中發揮出方向指導的作用，避免不良行為的出現。由于近段時間制度改革的大面積推行，致使許多數據信息需要重新進行匯總整理，這就要求對人事檔案內容的真實性進行嚴格檢查，把具有利用價值的信息添加到人事檔案內容之中，以便在選拔人才的時候作為參考。

1.2 人事檔案管理工作的切實履行是重要的政治使命

人事檔案管理是檔案管理工作中不可或缺的關鍵組成部分，將人事檔案管理工作落到實處，能保證人類社會發展資料與國家歷史資料的完整性。檔案中所記載的內容能充分彰顯出一個國家悠久的發展史與文化底蘊，是了解某個黨派或國家的基本參考資料，及時有效地完成人事檔案管理工作，是把握歷史發展脈絡、培養愛國精神的必然選擇。因此，在實際開展人事檔案管理工作的時候必須秉承對國家負責、為人民服務的基本原則，具備強烈的政治使命感，這樣才能使人事檔案管理工作的價值得到充分發揮。

1.3 人事檔案是進行人才選拔的必備依據之一

檔案管理工作不僅僅是檔案工作的重要內容，同時也是我國人才選拔體系的關鍵部分，借助各類檔案資料，可將干部及相關人員的生平經歷和貢獻等真實完整地記錄下來，不僅如此，檔案管理工作的高效完成還能為人事管理工作的順利開展提供保障，各級部門和組織可參照人事檔案內容對相關人員制定針對性的培養與考評方式。此外，借助檔案管理，還能在第一時間找出干部隊伍出現的新變化以及面臨的問題，從而促進人才隊伍的發展，使人才隊伍從根本上得以壯大。

2 新時期人事檔案管理工作中存在的問題

2.1 相關制度有待完善

各類工作的開展都必須有基本的標準規范和參考依據，人事檔案管理工作也不例外，這就要求建立完善的人事檔案管理制度體系，但是從當前的現狀來看，我國人事檔案管理方面的規章制度、標準文件等非常少，特別是在管理細節工作的指導上十分欠缺，而且許多單位都還沒有意識到這一點，認為人事檔案管理制度可有可無，正是這些問題的存在致使人事檔案管理工作的執行力度不夠，工作效率偏低，管理質量也不夠高。

2.2 管理工作隊伍的素質偏低

人事檔案管理工作本身具有一定的專業性和復雜性，需要具備專業知識背景的人員來進行，這樣才能確保工作質量，不僅如此，管理人員還必須具備較強的職業道德素質，對工作保持高度的熱情和耐心，做到盡職盡責。特別是在新的時代背景下，對人事檔案管理人員綜合素質的要求更高。但是目前絕大多數單位都不是很看重人事檔案管理工作，為了節約資金，往往雇用一些兼職人員來完成此項工作，這些人員不僅在專業素質上不達標，而且工作責任感也不強，人員流動十分頻繁，這對人事檔案管理工作的高質量完成來說是非常不利的，需要在今后的實踐中加以改進。

3 新時期做好人事檔案管理工作的對策

3.1 建立健全管理工作機制

首先，應當加大對干部人事檔案管理工作機制的建設力度，使人事檔案管理工作的開展有據可依，從而為此項工作的順利高效完成提供保障。其次，應做好相關制度的建設工作，參考《條例》中的相關內容，并結合具體的實際情況，調整和增加各項規范標準及要求。管理工作機制的完善不可能一朝一夕完成，而需要經過長時間的實踐，要求管理人員必須按照標準的工作程序，在落實好檔案管理保密工作的基礎之上，使工作細節更加科學化和可視化，并做好各環節的監督工作。除此以外，單位還應當設置合理的獎懲制度，定期對工作人員進行考核，對于表現優秀者，應給予適當的獎勵，并在其他員工面前樹立榜樣，對于表現不達標且屢教不改者，應當取消其崗位資格。

3.2 加強對管理團隊綜合素質的提升，打造一支優秀的人事檔案管理隊伍

人才是確保各項工作得以順利開展的基本前提，所以，必須把人事檔案管理人才的培訓工作放在重要位置，適當加大對管理人員的培訓力度，完善培訓體制，可將培訓工作分為兩階段完成，即崗前培訓和在職培訓，對于基本素質和能力達標的新入職人員，應對其進行一段時間的崗前培訓，待崗前培訓考核通過之后才可正式進入崗位。在管理人員正式入職工作的過程中，應當定期安排專業知識與技能的培訓活動，讓廣大人事檔案管理工作者的業務能力得以提升。此外，還應當經常在單位內部開展相關法律法規的宣傳講座，使工作人員的檔案法制意識得到強化，從而不斷規范自身的工作行為。與此同時，工資待遇和工作條件的改善也是非常重要的，只有具備一個良好的工作環境和可觀的勞動報酬，才能為單位引進和留住優秀人才。

3.3 提高對檔案管理工作的重視度

要確保檔案管理工作的順利高效開展，就必須使此項工作得到高度重視，讓單位的所有領導者與管理者都認識到人事檔案管理工作的重要性，并按照標準程序及時開展各項管理工作，在實際進行人事檔案管理的時候，還必須采取隨機和定期抽查相結合的監督模式，以便在第一時間發現和解決問題。此外，還應當認識到檔案管理對人力資源開發來說的重大意義，使二者相互配合、共同促進，從而不斷提升單位的運作效率。為了保證管理工作的切實高效開展，還必須及時更新管理技術設備，設置合理的管理網點，使人事檔案管理工作的進行有良好的環境條件，最大限度降低檔案資料丟失、缺損等現象的發生幾率。

3.4 緊跟時代步伐，實現信息化管理的目標

現階段，計算機技術、網絡信息技術等正逐漸趨于完善，因此，在開展人事檔案管理工作的時候也必須積極運用這些先進技術，加快構建檔案數據庫，使人事檔案資料得到及時更新和充實。此外，信息化管理的實現還能提高人事信息的時效性，便于上級領導在第一時間掌握下屬人員的思想動向與工作狀況，同時也能在一定程度上提升人事檔案管理工作的效率與質量。

4 結語

綜上所述，人事檔案管理工作對單位的長遠發展來說具有十分重要的意義，在新時期的時代背景下，我國人事檔案管理工作的開展面臨諸多問題，包括管理人員素質偏低、相關制度體系不健全及管理模式落后等，要解決這些問題，就必須在今后的實踐中進一步加強制度建設，注重對管理團隊的培訓，并大力推廣和引進信息化管理模式，實現人事檔案管理的與時俱進，這樣才能從根本上提升人事檔案管理工作質量，使其作用得到充分發揮。

參考文獻

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