論檔案管理工作內容與模式的轉變

郝曉旭

黑河海關 黑龍江黑河 164300

一、檔案管理工作狀況分析

在信息化建設以及電子機械發展的推動下，檔案管理工作也逐漸實現了電子化、現代化的發展，并且電子檔案在各個領域中運用的也越發的深入化、熟練化，切實的提升了檔案管理工作的質量。而在電子類型檔案使用廣泛化、規范化同時，實體類型檔案文件的使用率卻在不降低。并且由于實體類型檔案信息在信息傳遞的時效性、快捷性方面存在不足，也難以實現電子信息類型檔檔案所具有信息共享、高效傳輸的優勢，因此實體類型檔案被電子類型檔案取代的趨勢也越發的明顯。在進一步提升檔案管理工作質量的階段中需要工作人員能掌握電子類型檔案管理的需要，制定科學的電子類型檔案管理方案，通過完成電子類型檔案信息管理模式的轉換，讓檔案管理工作的質量獲得相應提升。

二、工作內容方面轉變分析

（一）檔案保存方面的轉變

由于過去檔案信息管理以紙質媒介作為基礎，因此在開展檔案管理工作的時候也就需要占據大量的儲存空間，在紙質類型檔案文件數量不斷增加之后也需要檔案儲存能有更大的空間，增加了紙質類型檔案信息在儲存方面的成本以及操作難度。同時在使用紙質類型檔案信息開展相應管理工作的階段，還需要工作人員能重點做好紙質文件的保護工作，避免紙質類型檔案文件在儲存中出現蟲咬、老鼠嗑的情況，進一步增加了檔案文件在防護方面的難度。

而電子檔案就少了這些缺點，只要在計算機上存入檔案，輸入檢索就可查找。一個人就能完成過去多個人的工作，而且電子版因為要聯網還不容易更改，會使檔案更真實有效。電子檔案收集方便、保存也簡單，傳遞快捷，很容易調出所需檔案，滿足了人們獲取信息的要求。電子檔案管理只需要有臺電腦就行，不用考慮檔案庫房和檔案柜的設置，只要注重電腦的更新換代以適合保存各種格式電子文檔的能力，儲存量足夠就可以了。與傳統檔案管理相比，由于計算機網絡有一定的不穩定性和不安全性，有可能會造成信息丟失，需要檔案管理人員對電子文檔隨時備份，以備計算機一旦出現問題不會造成信息丟失。

（二）工作新內容分析

電子檔案運用計算機來管理，要做設備故障安全防范工作，對所存數據進行異地備份，以防計算機硬件等系統一旦出現故障，導致存儲數據的丟失。對用戶可以訪問的目錄等其他資源進行一定的限定，并且對能執行的操作做限制；還要設置防火墻控制，用于防止網絡中的黑客攻擊；建立健全的電子檔案安全管理制度。制度約束可以提高相關工作人員的責任意識和安全意識，并細化管理規范和操作行為，或者建立相關的監督崗位，專門負責檔案信息的安全。對于重要的檔案需要加密處理，禁止外部網絡訪問。電子檔案不能和外界的網絡、國際網絡等相連接，必須實行物理隔離，只能適用于局域網絡使用，以防檔案被泄密和被攻擊。運用訪問控制技術保證檔案信息不被非法訪問和非法使用。管理電子檔案要適時對計算機服務器和客戶端查毒和殺毒，防止病毒入侵。必須要確保檔案能夠得到妥善、安全的保存管理，避免檔案信息因為各種人為因素或者意外因素而出現損失。有效地防止黑客的攻擊，定期對網絡機器設備進行掃描。對檔案網絡的信息進行安全審計，采取措施對檔案信息、數據的來源設置跟蹤機制。

三、檔案管理模式的轉變分析

隨著網絡、多媒體技術的應用，信息化的程度不斷提高，檔案管理工作的內容和模式也隨之發生轉變。檔案管理工作只有跟上時代的步伐，及時改變思路，改變工作方式，提高工作效率才能充分發揮檔案的作用，為各行各業提供服務。

（一）建立健全新型檔案材料管理制度

新型檔案管理改變了過去紙質檔案的模式，儲存方式發生了改變，管理也要發生改變。紙質檔案可以要求人們不復制、不拍照或是不盜拿就可以，人們用眼睛就可以看得到，而電子檔案具有較高的安全性，可以根據檔案絕密的等級不同來確定適宜開放的人群。但是電子檔案要做好部分檔案材料的保密工作，制定明確的管理權限，不能隨意拷貝文件，防止檔案信息泄露出去。針對查閱服務制定嚴格的處罰制度，對未經授權而向外界提供查閱服務的個人進行嚴厲的處罰。

（二）打破傳統管理的觀念

檔案管理內容復雜，包括了政治、經濟、文化歷史等的信息資源，是最豐富的信息資源，檔案管理就要做好這道信息屏障，既方便社會各界科學信息的查找，又要保證信息資源不被泄密，全面提高對檔案的有效的管理。電子檔案管理運用先進的科學技術，提高了工作效率，實現了檔案管理信息化、方便快捷地為社會各界服務。

檔案的數字化管理，要求檔案管理人員要不斷的更新知識，以適應發展的需要。有關部門要注意引進多方面的專業人才，來充實檔案管理隊伍，增強專業知識，改變過去檔案管理人員只是保管的作用。