牧場檔案管理措施探析

徐春玲

畜牧業的發展壯大，推動著牧場經濟的快速發展，牧場各項工作得到規范發展，隨著牧場管理水平的提高，牧場檔案管理的重要性也彰顯出來，強化牧場檔案管理工作也提上了日程，本文從加強牧場檔案管理措施進行研究分析，進一步提高牧場的檔案管理水平，以促進地方經濟的和諧發展。

牧場檔案是牧場日常工作的真實寫照，是歷史性記載，是牧場管理工作的一部分，對總結牧場發展歷程有較好的資料作用，也對牧場未來管理有指導借鑒作用，做好檔案管理工作，是牧場健康持續發展的需要，也可以促進牧場工作質量和工作效率的提高，做好牧場檔案管理意義重大。如何做好檔案管理，強化措施分析，總結出一個科學合理的檔案管理辦法。

1 牧場檔案管理內容

1.1日常業務報表的管理

牧場每月都會產生運營月報表、預警與反饋表、超期牛日報、奶量周報以及生產日報、耳牌普查表和混群情況月報等報表，分別由生產部門和財務部門負責管理，并根據工作成績兌現相應考核。

1.2信息系統的運行參數的管理

按照牧場制度要求，按程序和權限使用牧場信息系統，并做好數據備份、硬件維護，軟件維護等工作。

1.3 檔案數據的管理

相關數據需專人負責，履行審核程序，并做好備案記錄。

1.4 相關文件、制度、人員變動手續等管理資料。

1.5 牧場養殖情況的管理

包括畜禽的品種、數量、繁殖記錄、標識情況和畜禽來源以及進出場日期;畜禽飼料、飼料添加劑和獸藥的來源、名稱、使用對象、時間和用量等有關情況;畜禽防疫情況，畜禽發病、診療、死亡和無害化處理情況;畜禽養殖代碼;農業部規定的其他內容。

2牧場檔案管理措施

2.1強化檔案管理機構建設，提高檔案管理人員素質

根據《中華人民共和國檔案法》規定，梳理出檔案工作內容，成立檔案管理機構，明確分管領導，配備檔案管理工作人員，使牧場檔案管理工作責任明確，有人抓，有人落實。若有的牧場人員比較緊張，不可能單設管理機構，需要牧場工作人員兼職管理，這就要建立獎罰分明的管理制度，使勞動有付出，就要有獎勵，才能激發人的工作熱情。

2.2提高檔案管理的認識高度

應該說一個單位的文化實際上是一個領導的文化，這不是個人主義，而是在當今中國的現狀，領導重視的工作，工作推行的就好，所以提高檔案管理的認知程度，領導應帶頭重視，重視不是口頭說說，而是納入到實際工作當中。檔案管理措施落實到位，就要將檔案管理納入牧場發展規劃和年度工作計劃，列出經費計劃。提高檔案管理的重視程度，從領導到下屬都提高了認識，在工作中就會主動地參與檔案管理，主動地做好檔案管理的各項工作。

2.3加強業務學習規范管理

對檔案管理剛剛認識的單位來說，加強業務的培訓是必要的，通過對檔案管理專業知識的培訓，可以更規范的管理檔案。從檔案的收集到分類，歸整到編號，可以建立目錄，通過總分方式，便于檔案的查詢。認真收集分類，考驗的是檔案管理人員的專業知識，將類別一致，工作內容相似的資料統一到一起，只有具有檔案管理專業知識，就可以將資料完整規范的收集，清楚科學的分類，組卷合理有序，內容豐富且精美，歸檔外表整齊規范還美觀。

2.4完善各項管理制度

檔案管理各個環節有標準、有要求，對檔案管理人員來說依章辦事就可以減少很多不必要的錯誤發生。檔案管理部門應建立借閱登記薄、文書檔案移交登記薄，檔案室檢查記錄、檔案接收、移出登記和檔案數量統計臺帳等，完善檔案工作的一系列規章制度，明確責任，將工作內容與檔案工作同步管理原則，誰管誰建檔，建立和完善文件材料的歸檔制度，明確工作流程，實行各部門涉及業務自行收集整理，按期統一移交檔案室進行歸檔的辦法，由檔案室集中統一管理牧場在日常工作中所形成的全部檔案，采取多種措施保障檔案的完整、準確、系統，力求檔案做到各種檔案可以清晰反映檔案管理全流程，臺帳記錄清晰規范，工作流程實用有效果。

2.5完善設施做好規范管理

強化場所建設，更新硬件設施，檔案室配備門類齊全的檔案柜，對已存檔保管的文書檔案、會計檔案、照片檔案、建設用地檔案、土地詳查檔案等分門別類存放。對條件不具備的單位，檔案柜等基礎設施不全的單位，也要積極爭取行政支持，給予一定的經濟支持，確保檔案單獨存放管理。在日常檔案管理中要做到“九防”，即防泄密，這是根據重要程度，注意檔案查閱權限問題;防火、防盜、防蟲、防鼠這是基礎環境管理問題;防潮、防塵、防光、防高溫，這即是管理技術要求，也是管理責任問題。不同問題不同性質區別對待，實現檔案管理規范化，有序化。

2.6信息檔案的管理要嚴格執行工作程序

牧場信息檔案的管理由信息中心統一管理。要加強數據檔案的保管，牧場檔案涉及的相關數據，即信息檔案，要加強保密管理。對原始單據管理及輸出報送都要由專人負責，每月整理，相關部門負責人簽字確認，做好備案記錄。數據備份、軟硬件的維護都要執行相關要求，確保信息檔案不遺失，不外傳。負責信息檔案的人員若調離本崗位，要做好崗位交接工作，必須有書面交接表，由單位領導監交，審批簽字留檔。但對于牧場的核心檔案，應盡量保持人員的穩定，不得隨意調動。

總之，牧場檔案管理涉及著人事、行政、業務部門等多方面，在加強管理的同時，要嚴格按照檔案管理辦法，對各業務檔案進行登記造冊管理，落實好責任人，在工作中狠抓責任追究，將責任與經濟效益掛鉤，提高管理人員的責任意識，要重效果，抓細節。

（作者單位：166263 黑龍江省綠色草原牧場）