完善社保檔案管理工作的有效措施

張斌

社保體系建設是構建社會主義和諧社會的一項重要內容，健全的社會保障體系是市場經濟發展的推進器，也是社會穩定和諧的安全網和減震器。我國社保工作正在向法制化、社會化、規范化、廣泛化方向發展。社會保障檔案管理工作，是社會保障工作的一個重要內容，也必然需要進行創新。

1.社保檔案的特點

社會保障體系是國家通過立法和國民收入再分配，對社會成員由于年老、疾病、傷殘、失業、貧困、低收入等多種原因出現生存困難時提供基本生活需要的一系列政策制度。社會保障檔案，是指勞動部門、民政部門、社會保障經辦部門及相關企業、事業單位，在進行勞動就業管理、社會保險經辦、處理民政事業、推廣勞動者權益、扶助社會弱勢群體過程中形成的專業社會保障檔案， 一般包括勞動就業、社會保險、社會義助三部分。其中勞動就業和社會保險兩項專業社會保障檔案， 由勞動和社會保障部門主管，社會救助專業社保檔案由民政部門主管。

1.1規范性。規范性是指社會保障檔案是按國家的有關規范來辦理的。具體表現在：一是辦理活動的規范，即各類社會社會保障保險都有統一的辦理程序、繳付費標準;二是形成材料的規范，即各類社會保障保險都有規定有規范的記錄卡，登記清冊及報表，不論是哪個單位的職工，其形成的相關材料具有一致性。

1.2廣泛性。廣泛性是指社會保障檔案涉及的人員廣泛。現在我國的養老、醫療等社保措施主要針對城市居民，伴隨著我國社會保障體制的改革，我國參與社會保障體制的人口將逐漸擴大到農村，最終目標是全社會的所有公民，每個人在辦理社會保障時都會形成社會保障檔案。

1.3動態性。動態性是指社會保障檔案是處在動態變化之中的。每個人在其參與社會保障后，社會保障檔案會隨著職工工作單位的變動而發生關系轉移，各項社會保障保險的繳費情況也會依據職工的工資增減而相應變化，有些社會保障保險項目如醫療保險、住房公積金等還會經常發生支用、給付等情況，這些變化情況都要在其社會保障檔案中形成相應的記錄，社會保障工作的這種動態變化決定了社會保障檔案的動態性。

2.當前社保檔案管理現狀

2.1檔案管理不夠重視。部分社保管理部門對社保檔案管理工作意義認識不充分、不深刻，缺乏一定的管理意識，未嚴格按照上級部門文件要求開展檔案管理工作。同時，缺乏完善的檔案管理制度支撐，導致檔案管理工作隨意性較大，一定程度上影響檔案管理工作質量。另外，部分地區的社保檔案管理未配備專門的管理人員，而是由其他人員臨時負責檔案管理，由于缺乏專業的檔案管理知識，導致檔案管理工作出現較多問題。

2.2檔案管理不夠透明。受傳統管理觀念影響，我國社保檔案管理工作存在保密問題，公民無法查閱相關文件，有時即便能夠查詢也受到較多限制，檔案管理工作這種不透明性，嚴重影響參保人員的積極性，給社保體系的長遠、健康發展造成較大負面影響。同時，當前信息技術發展迅速，借助信息技術提高社保檔案的共享性能充分挖掘其應用價值，然而社保管理部門認為社保信息并非屬于公共資源，不注重與其他單位的信息共享。另外，部分社保檔案管理人員信息專業水平不高，僅會一些簡單的計算機操作，高素質人才較為缺乏，一定程度上影響社保檔案共享的實現。

2.3檔案管理不夠系統。當前我國社保檔案管理部門較多，職權劃分不明確，一定程度上影響檔案管理工作系統性，給社保檔案管理工作的開展造成阻礙。例如，社會保障中心負責管理保險資料、醫療資料、養老資料等，而民政部門負責對居民最低生活保障資金的管理。檔案管理工作較為分散，嚴重影響辦事效率，尤其需要借助社保證辦理其他業務的公民，往往多次往返管理部門之間，甚至還會遭遇“踢皮球”的不良狀況。

3.完善社保檔案管理工作的有效措施

3.1加強宣傳，加大投入。在全社加大社會保障檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會保障檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會保障意識，加大對社會保障檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委、政府領導對社會保障檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決社會保障檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等實際問題，為建設和完善社會保障檔案工作創造良好氛圍和有利條件。

3.2完善管理機制。理順社保工作管理機制，盡可能將社保的職能工作，集中在一個職能單位完成，即實現養老、醫療、工傷、失業、生育等社會保障工作的統一管理，推行一條龍式的服務模式，避免社會各保障職能部門間交叉重復而造成的浪費，實現社會保障檔案的集中管理，充分體現社會保障檔案的人本性特點，實現社會保障檔案“記錄一生，服務一生”的管理目標。

3.3大膽創新，開創新的管理模式。在以人為本的指導思想下，樹立檔案為人服務的新觀念，努力開創新的管理模式。如長春市社保局建立了退休人員檔案管理中心，解決了退休人員的養老金發放、社會保障檔案管理問題;南寧市推出了社會保障檔案托管服務。這些新的服務形式的開創，進一步推動了社會保障工作社會化的進程，使社會保障檔案的管理不再依賴于企業，使職工不再為企業的破產和自己的退休而擔心社會保障檔案的管理問題，同時也給社會保障檔案管理帶來了新的活力。

3.4加強制度標準建設，實現規范管理。大力加強社會保障檔案的科學化、規范化、標準化和制度化建設，實行科學規范的管理。加強對社會保障檔案的形成、整理、保管、利用各工作環節的研究，制定操作性強、科學統一的社會保障檔案管理規范，努力促進社會保障檔案信息資源的整合與共享，提高社會保障檔案的管理效率，使其成為開展社會保障工作的有力工具。

（作者單位：164321黑龍江省紅色邊疆農場社會保險事業管理局）