檔案信息資源對企業發展的促進作用探析

劉佳麗

摘要：檔案信息資源積淀了企業的生產經營、技術研發、科學管理等內容，是極其重要的核心信息資源和無形資產。文章分析了檔案信息資源對于企業發展促進作用，探討了檔案信息資源整合開發六個方面的影響因素，提出了檔案信息資源促進企業發展的具體路徑。

關鍵詞：檔案;信息資源;促進;整合開發;服務

在當前日益突顯的信息經濟時代背景下，檔案資源也是一種極其豐富的信息資源，它對于企業的發展有著不可小覷的重要促進意義和作用，檔案信息資源積淀了企業的生產經營、技術研發、科學管理等內容，是極其重要的核心信息資源和無形資產，要全面分析檔案信息資源開發的影響因素，探索企業檔案信息資源開發的途徑，使之成為企業管理水平提升、科技創新的有力依據和參考，更好地促進企業的發展和進步。

一、檔案信息資源對企業發展的作用分析

1.更好地服務于企業管理。檔案信息資源聚集了企業生產經營、技術研發、科學管理等內容，是企業信息的采集中心，在現代網絡技術、大數據技術的支撐下，可以快速、便捷地實現對企業信息的采集、加工、整理、存儲和管理，使企業生產經營中的各個環節相鏈接和整合，較好地實現了檔案信息資源的整體性、共享性，避免了檔案信息資源混亂、紛繁的現象，使檔案工作流程更加規范、有序和合理，較好地提升檔案信息資源管理的效率和質量，為企業管理服務。

2.成為企業發展的有效指導依據。在信息化、電子化不斷普及的背景下，檔案管理工作也逐漸由實體管理向信息資源管理模式轉變，充分利用開放、快速、便捷的網絡系統，拓寬檔案信息資源開發利用渠道，企業可以借助于網絡平臺進行檔案信息資源的開發、宣傳和利用，為企業的發展提供有益的指導，幫助企業進行正確的決策。并且，也可以更好地提升檔案管理工作人員的自我素質和水平，更為熟練地應用新的網絡系統知識和技術，增強檔案從業工作者的綜合素質、檔案管理能力，成為企業人才隊伍體系中不可缺少的重要力量。

二、檔案信息資源整合開發的影響因素分析

1.觀念因素。在企業的檔案信息資源整合開發的過程中，還存在一定的認知偏差，一些企業盡管引入了檔案信息管理系統，然而出于經營規模、成本節約、安全考量等因素的影響，導致企業檔案信息資源整合開發極其有限，局限于對檔案信息資源的收集、存儲、借閱等管理，而缺乏對檔案信息資源的深度開發和提煉，沒有形成檔案信息資源的服務觀念、協同合作觀念，導致檔案信息資源在企業發展中的促進作用受到限制。

2.國家政策及法規因素。企業檔案信息資源的開發服務與國家政策及相關的法規有不可分割的聯系，由于企業檔案信息資源是企業各項職能工作及專業技術工作中衍生而成的，牽涉國家、企業及職工的權益，表現出自身的特殊性，因而也難免受到國家政策、相關法規的影響和制約。

3.資源因素。企業檔案信息資源對企業發展的促進作用，還受到資源因素的影響，如果缺乏足夠的信息資源，則會使企業檔案信息資源缺乏完整性和科學性，無法滿足企業發展的檔案信息資源利用需求。

4.組織因素。企業檔案信息資源的開發并非是某一個單一部門能夠實現的，必須整合各個部門的力量，共同協調并加以實現。因而，各個部門的組織結構、職能定位的科學合理性也是極其重要的影響因素，如果各個部門組織結構齊備、職能定位清晰合理，則可以更好地整合檔案信息資源，達到促進企業發展的效果和作用。

5.技術因素。在“互聯網+”日益普及的時代背景下，企業檔案信息資源開發利用還與現代信息技術有不可分割的密切聯系，檔案信息資源的收集、整理、開發和利用都離不開技術因素，當其現代信息技術和手段運用的范疇日益擴大的過程中，則可以更好地提升檔案信息資源的效能，使之成為推動企業發展的有力支撐。反之，如果檔案信息資源的各個環節都缺乏強勁有力的技術滲透和應用，則會使檔案信息資源的利用效率下降，難以起到對企業發展的促進作用。

6.人員因素、在企業檔案信息資源開發的過程中，人是關鍵的能動性因素和主體，如果離開了高素質的檔案信息資源開發管理人員，則會使檔案資源成為無用之材，難以突顯企業檔案信息資源的價值。同時，檔案管理人員的專業水平、信息化技術應用能力也是重要的影響因素，在現代信息技術的普及性應用背景下，檔案管理人員的自身素質也是必要前提。

三、檔案信息資源促進企業發展的實現路徑探索

（一）樹立正確的企業檔案信息資源開發觀念

要轉變和突破遲滯的企業檔案信息資源開發觀念，樹立正確的企業檔案信息資源觀念，具體來說主要包括以下方面。

1. 樹立檔案信息是資源的觀念。在信息經濟快速發展的時代背景下，要充分認識到檔案信息是信息資源的重要類型之一，與圖書文獻、情報資料等信息資源有極大的區別，表現出憑證性、知識性、權益性、指導性的信息資源特點，要充分意識到檔案信息是資源的觀念，將其視為企業發展的必要資源，在企業發展總體設計和規劃的過程中，應當將檔案信息資源開發與利用納入到整個戰略體系之中，使之較好地成為企業、職工的發展權益的重要保障，并彰顯檔案信息資源的價值，成為企業決策、科研創新的重要依據。

2. 樹立檔案服務的觀念。企業檔案管理部門應當樹立檔案服務意識和觀念，將檔案信息資源的開發視為自己的職業使命和責任，開動腦筋，創設條件，使檔案信息資源應用于企業各項業務職能部門的具體工作中，為企業各項職能工作服務，充分發揮檔案信息資源的應用價值。

3. 樹立協同合作的觀念。在傳統的檔案信息資源開發利用過程中，人們普遍存在一種偏見，認為檔案信息資源的開發是檔案部門的事，與其他部門的工作并沒有太大的關聯，這種觀念顯然不利于檔案信息資源的開發和利用。企業各部門應當樹立協同合作的觀念，整合各部門的信息資源，使企業檔案信息資源成為有源之水、有本之木，源于各業務職能部門的日常基礎工作，并反哺于各項業務職能工作，較好地提升檔案信息資源的質量和效率。各業務職能部門要秉持不推諉、不回避、協同合作的精神和宗旨，實現資源擁有者的優勢互補，使企業檔案信息資源開發服務不斷深入。

（二）提升企業檔案信息資源的質量

為了使檔案信息資源更好地服務于企業，要豐富檔案信息資源，提升檔案信息資源的質量，彰顯其不可替代的價值和效能。1. 豐富檔案信息資源的采集渠道。要在認真把握國家、行業、企業的相關法律和法規的制度前提下，開拓和豐富檔案信息資源收集渠道，提升檔案信息資源收集的數量規模和質量，確保檔案信息資源的完整性、真實性。2. 科學合理地進行檔案的鑒定和整理工作。要認真負責做好檔案信息資源的鑒定、整理等工作，使之科學化、規范化，與企業發展需求相契合。3. 引入現代信息技術和方法。要充分利用互聯網、大數據技術等信息化手段，基于網絡和數字技術組織與發布的訴求，改進和完善檔案信息資源結構，使之具有快速、便捷的檢索利用特點，滿足檔案信息資源利用者的多元化需求。

（三）優化檔案信息資源組織職能設置

在檔案信息資源開發利用的過程中，離不開各個相關部門的支持和協同，為此，要建立科學的組織結構，明確檔案信息資源組織機構的職能定位，合理分工各個組織機構的職權分配，以檔案信息資源為導向，進行企業內部組織機構改革的職能調整，通過對檔案信息資源管理組織機構的頂層設計，較好地樹立企業檔案信息資源的“大檔案”觀念和意識，較好地消除各部門之間的檔案信息資源溝通障礙，規避檔案信息資源開發服務的“信息孤島”現象，突顯檔案信息資源的共建共享效益。

（四）創新檔案信息資源技術，提升檔案人才素質

要創新應用企業檔案信息資源的數字化技術、網絡技術、云計算和云存儲、數據挖掘、區塊鏈等技術，搭建檔案信息資源采集、處理、整合、存儲、挖掘、推送的技術平臺，并提高檔案管理人員的信息化應用素質，與時俱進，提升自己的專業素質和水平。在前沿技術的使用過程中，云計算和云存儲可以幫助檔案管理提供更為安全高速的存儲和讀取的方式;區塊鏈技術在檔案信息傳遞過程中可以確保檔案信息的安全性不被泄露;數據挖掘可以確保檔案在長時間保存過程中相關信息不至于流失與損壞，對老舊檔案中相關信息進行全面地修復。

四、結語

檔案信息資源對于企業發展有不可忽視的促進作用，要全面樹立檔案信息資源的觀念，梳理檔案信息資源開發利用的各項影響因素，更好地提升企業檔案信息資源的開發利用效率。

（作者單位：霍州煤電集團晉北能化公司）