河北省社保業務檔案規范化管理探索與實踐

趙松 孫長虹

社會保障是保障人民生活、調節社會分配的一項基本制度。社會保險業務檔案是社會保險經辦機構在辦理業務過程中形成的原始記錄，是確定參保對象享受社保待遇的重要依據，也是反映社保事業發展的寶貴資料和重要歷史憑證，是重要的民生檔案。推進社保檔案規范化管理，維護好、實現好、發展好廣大參保群眾的根本利益，是各級人社部門、檔案管理部門的共同責任。

近年來，全省各級人社部門社保經辦機構按照人社部、國家檔案局的部署，以貫徹落實《社會保險業務檔案管理規定》（人社部 國家檔案局3號令）為契機，在各級檔案行政管理部門的密切指導和大力支持下，強力推進社保檔案規范化管理，實現了制度從無到有、機制從無序到規范、管理從粗放到精細的歷史性轉變。

一、主要成效

全省各級社保經辦機構以完善制度為前提，以典型示范為引導，以開展達標驗收為抓手，加強檔案資源建設，夯實檔案工作基礎，大力推進社保檔案規范化、專業化和信息化建設，全省社保檔案管理基本實現了“落實制度措施，落實場地設施、落實專業人員、落實經費保障”的要求。

（一）檔案資源比較完善

社保檔案具有稀缺性和有效性特點，各級經辦機構高度重視檔案資源建設。一是健全規章制度。省人社廳與省檔案局聯合印發《河北省社保業務檔案管理辦法》和《河北省新型農村和城鎮居民養老保險業務檔案管理辦法》，統一分類方案，明確各類檔案歸檔范圍和保管期限，指導各地建立了檔案收集、整理、保管、利用等十幾項制度。二是集中規范整理。省社保局歷時一年半規范整理業務檔案37000卷、會計檔案3500卷，掃描檔案17萬幅。全省各級經辦機構庫藏檔案總量達280萬卷，涵蓋業務、文書、會計、科技、聲像、實物、電子等門類，形成了門類齊全、載體多樣、內容豐富的檔案資源體系。三是實行部門立卷。按照“誰經辦、誰立卷”的原則，明確各級經辦機構業務部門負責收集、整理和立卷工作，檔案室負責業務指導和集中保管、利用，確保業務材料收集齊全完整，檔案整理編目編號準確規范。

（二）基礎條件明顯改善

各級經辦機構積極協調專項資金，檔案管理的基礎條件不斷改善。省社保局建成了1200平米的檔案管理中心，實現了歷史性跨躍，成為經辦服務的一張“名片”;石家莊市社保局建成了2000平米、在全國處于高水準、高品質的檔案中心;秦皇島市失業保險管理處建成了360多平米的信息化檔案室。各地新建和改建了一批標準高、設施全的檔案用房。市級機構普遍實現了庫房、辦公、查閱三分開，現代化設備配置齊全，檔案“九防”符合要求。省社保局開發了社保業務檔案管理系統，實現了檔案立卷自動化、查詢檢索電子化、保管利用影像化。

（三）管理隊伍不斷加強

省人社廳與省檔案局聯合舉辦5期社保檔案培訓班，累計培訓一千多人次，安排市縣檔案人員到省局、石家莊市局檔案中心實地參觀。多次請省檔案局指導處專家進行指導、授課。省社保局配備專兼檔案員16名，各地通過招聘、轉崗、培訓等方式，充實管理隊伍，提高專業能力，全省專兼職檔案隊伍達2000人以上。新樂市社保局、沽源縣社保局等單位經編委批準成立了檔案科。已完成驗收的市縣都配備了專兼職檔案管理人員，涌現出一批熟悉檔案業務、愛崗敬業的典型。

（四）服務利用效果初顯

各地注重檔案深度開發與有效利用，一是與優化業務流程相結合，對不符合規程的檔案不予接受，重新補正完善后監交入庫。二是與風險控制相結合，組織對經辦業務檔案進行了內部審計，審驗業務辦理的適宜性，查找經辦風險。唐山市社保局近年來為參保企業、退休職工、失業人員、自由職業參保人員免費提供檔案查詢利用達15.8萬件次。各地通過整合、加工、編研，使檔案服務由個別查詢向系統整理提升，由簡單匯總向專題研究提升，提供了更多的“增值服務”。規范整理后的社保檔案在社保基金專項審計以及解決歷史遺留問題、信訪維穩等方面發揮了重要作用。

隨著業務檔案達標驗收工作的深入開展，各地對業務檔案的規律性和重要性有了更加深刻的認識，一致認為抓社保業務檔案管理，抓對了時機，抓住了關鍵，抓出了成效。

二、工作體會

全省社保經辦機構將社保業務檔案規范化管理作為服務民生、展示政府部門服務水平、承載事業發展歷史的重要基礎工作來抓，取得了一些成績。主要體會是：

（一）領導重視是社保業務檔案規范化管理的前提

各級人社部門普遍成立人社局長或分管副局長任領導小組的社保檔案規范化管理領導小組，局長親自部署，聽取匯報，建立責任制，將業務檔案工作納入年度工作計劃，形成了領導親自抓、大家齊上手、層層抓落實的良好工作格局。

（二）部門協作是社保業務檔案規范化管理的關鍵

人社部門與檔案行政部門建立了工作協調機制，從建章立制、人員培訓、業務指導到達標驗收工作的推動，始終密切協作，共同推進，堪稱部門合作的典范。省檔案局業務指導處領導專家多次帶隊驗收市縣兩級業務檔案，具體指導檔案業務。石家莊、唐山、秦皇島、邯鄲、保定、衡水等市縣檔案局有36名同志參加了達標驗收，出色完成任務;玉田縣檔案局派業務骨干指導社保檔案整理長達半年。全省各級檔案行政部門的鼎力支持，成就了社保檔案的輝煌成績。

（三）完善機制是社保業務檔案規范化管理的保證

成立了由省社保局局長為組長，省檔案局業務指導處、社保經辦機構負責人為副組長的全省社保檔案規范化管理領導小組，辦公室設在省社保局綜合處。領導小組共召開8次專題會議研究推動檔案規范化管理。先后組織50多個驗收組，對571個社保經辦機構進行驗收，并以省人社廳、省檔案局的名義通報達標等級。

（四）真抓實干是社保業務檔案規范化管理的根本

全省從事社保檔案工作的同志以“對歷史負責、為當前服務、替未來著想”的責任感，發揮“吃苦耐勞、敬業奉獻”的精神，辛勤耕耘、默默奉獻。特別是一線檔案工作人員為按時完成驗收目標，連續奮戰，付出了難以想象的辛苦。晉州市社保局得到驗收組肯定的評價時，檔案員當場落淚。不少縣經濟基礎薄弱，社保機構編制人員少，仍然把有限的人力、物力、財力投入到檔案管理上來。隆堯縣人社（下轉37頁）（上接52頁）局辦公用房為B級危房，卻把最安全的大辦公室騰作社保檔案庫。

三、下一步思路

認真落實人社部、國家檔案局要求，進一步加強與檔案行政管理部門的密切協作，主動作為，持續發力，強力做好社保檔案規范化管理工作。一是繼續推進失業保險檔案達標驗收，全面實現全省市縣兩級業務檔案規范化管理。二是順應創新服務、網上經辦的趨勢，推進業務檔案標準化、數字化、信息化建設，提升業務檔案服務利用水平。三是爭取資金支持社保檔案建設，力爭建立常態化的經費保障機制。四是加強檔案資源建設，加快歷史檔案的歸集整理，對存在的問題持續改進。五是建立長效督導管理機制，開展年度歸檔檢查，鞏固已有成果。六是開展業務培訓、總結交流、典型示范活動，培養一支業務素質較高、相對穩定的檔案管理隊伍。

（作者單位：河北省社保局秦皇島市失業保險管理處）