淺談事業單位檔案管理存在的問題及改進策略

趙紅梅

在我國事業單位發展過程中，檔案的收集和整理工作是單位順利發展的一項重要基礎，尤其是在記載單位的發展歷程、領導決策以及人事變動等方面具有十分重要的參考價值。因此，提高一個單位的檔案工作水平是十分必要的，然而目前的事業單位檔案工作中卻存在著諸多問題亟待解決。

一、事業單位檔案管理工作的作用

從工作性質方面來分析，檔案的收集和管理工作對政策性和保密性要求較高，是一項高度專業化的工作，因此管理部門應當重視檔案工作方面的內容。檔案文件資料是我國事業單位內部信息的重要載體和主要的信息源。檔案收集管理工作的順利開展影響到單位資源是否能夠有效開發，尤其是當今社會高速發展，順應社會發展趨勢，工作部門建立系統、民主、科學的管理制度，對單位的生存和發展都有著十分重要的作用。在我國事業單位中，檔案管理工作無疑已經成為了保證單位能夠協調有序并且高效運行一項工作。

二、我國事業單位中檔案管理工作現狀分析

1. 事業單位對推動我國社會經濟發展、促進社會主義現代化建設方面起著十分重要的作用，近幾年隨著事業單位的不斷改革，通過不斷的探索和實踐，在檔案管理方面的工作也取得了十分喜人的成果，然而就目前調查的結果顯示，仍然有一部分事業單位的檔案管理制度依然有待完善，由于檔案收集和整理工作制度的不健全導致內部重要文件遺失的事情也時有發生，這種不完善的工作制度既不利于單位發展，同時也會由于制度的欠缺而對其他部門工作造成意想不到的損失。由此可見，建立一套完善的檔案管理工作制度是檔案管理工作中亟待解決的工作重點。據調查結果顯示，檔案工作之所以不被重視，主要原因是單位人員在對檔案工作的認識方面存在著一些誤區。檔案的收集和管理工作并不是簡單的抄寫記錄，雖然檔案的收集管理工作不能為單位創造經濟收益，但是檔案工作依然是事業單位的一項重要工作。

2.檔案的收集整理工作是一項十分繁瑣但是連續性極強的工作，因此在人員的投入方面有一定的需求，如果沒有足夠的人力支撐，在進行檔案的收集和管理工作過程中必然會出現各種問題。但是目前我國事業單位在人員的編制方面對人員數量具有一定的限制，在為數不多的人員中分配到檔案部門的人更是進一步的減少，這樣一來就造成了檔案管理工作人手不夠，不能滿足檔案收集管理工作的正常開展，所以很多事業單位的檔案管理方面的工作就由其他部門人員兼職處理。這種情況的處理雖然在人力利用率方面實現了最大化，但是由于檔案整理人員的非專業性，在檔案整理工作時常會出現偏差，經常造成本應歸檔的材料不能及時歸檔，甚至有一些重要的資料丟失的情況也時有發生。同時隨著我國事業單位聘用制的實行，工作人員流動性增大，造成檔案管理部門的人員調動更加頻繁，十分不利于檔案工作的順利開展。

三、我國事業單位檔案工作提升策略

1.加強對檔案管理的重視程度，提升投入力度

要想改變我國事業單位檔案工作的現狀，首先就要讓工作人員在思想上對檔案收集管理工作有一個正確的認識，適時的進行檔案重要性的普及宣傳工作，以期達到培養全體工作人員對檔案管理重視的目的。只有對檔案工作有了足夠的重視，才能（下轉47頁）（上接55頁）調動部門工作人員的積極性，只有長期進行普及工作，才能讓全體工作人員對檔案的重要性有深刻的理解和認識。其次，就是要加強我國事業單位工作人員對檔案工作有一個整體的科學性的認識，在進行檔案收集工作時要采取科學合理的方法來管理，能夠保證在完成工作量的同時保持工作質量，提升工作效率。

2.提高從事檔案工作人員的專業技能

由于檔案收集管理工作對政策性和專業技能要求較高，因此從事檔案管理方面的工作人員應當具備較高的綜合素質。檔案管理部門可以建設一支具有專業知識的檔案管理隊伍，以此來提高檔案部門的工作效率。同時可以合理利用部門資源，對檔案管理隊伍的組成人員進行相關的專業培訓，在提高其專業技能的同時，也對其個人素質的提高具有一定的幫助。除此之外，從事檔案管理方面工作的人員也需要在實踐工作中，通過不斷的積累總結經驗，合理利用自身專業知識技能優勢，對檔案管理工作進行改進和完善。

3.善用信息化手段，改進檔案管理功能

隨著我國社會的發展，如今信息化已經成為一種潮流，無紙化辦公已然成為單位辦公未來發展的方向。信息化的普及對檔案的收集和管理工作提供新的工作思路，在為工作提供便利的同時，也對工作人員的能力提出了新的要求。如何有效的利用高新科技來提高檔案管理工作的工作質量，同時提高工作效率成為檔案管理工作人員需要探索的新思路。

（作者單位：河北省科學院）