《企業檔案工作規范》解讀

第七章? 企業檔案工作業務建設

四、企業檔案收集工作要求

7.4.2檔案與資料的收集

7.4.2.5? 企業可根據需要向社會、離退休人員征集檔案、資料。

5.除按國家有關規定必須歸檔的文件材料之外，企業還可根據發展需要，采取多種形式和途徑向社會、企業員工、離退休人員等征集不同年代、不同發展時期與企業相關的照片、錄音錄像，有一定歷史價值的手稿、文本等，以豐富企業檔案的內容，從不同的側面反映企業發展和員工成長的歷史全貌。

五、企業檔案整理工作要求

檔案的整理是檔案工作六大環節（收集、整理、鑒定、保管、統計、利用）之一，是開展檔案工作的重要基礎環節。它是檔案部門為了方便檔案的保管與利用，遵循一定的規律與原則，對接收的檔案進行條理化、系統化整理、分類、排列與編目的過程。檔案整理工作包括系統整理和科學編目兩部分。

系統整理包括對檔案進行分類和排列，以真實反映企業活動的歷史面貌，保持其有機聯系為原則;科學編目包括編制檔號和案卷目錄，將經過系統整理的檔案進行固化，編制檢索工具和進行著錄，揭示各類檔案的內容和構成。

7.5.1? 檔案部門應區分全宗進行檔案的分類、排列與編目。

全宗是一個獨立的機關、團體、企事業單位或人物在各項活動中形成的檔案有機整體，它是檔案部門對社會組織的檔案進行管理的基本單位。也可通俗地理解為一個立檔單位的全部檔案。立檔單位即形成檔案全宗的單位，又稱“全宗構成者”。

對于企業來說，構成立檔單位的條件主要有兩點：1.具有企業法人資格;2.屬于獨立經營的經濟核算實體。一個立檔單位可能只有一個全宗檔案，也可能會形成多個全宗檔案。一般情況下，一個企業的全部檔案就是一個全宗，但當企業的生產關系或基本職能發生了根本性變化，比如企業相互之間進行重組、企業改制等重大變化時，則應另立全宗，同時將變化前各自的企業檔案全宗保持不變，這時就會形成多個全宗。還有一種情況，就是當上級企業接收下屬單位檔案時，也應為符合條件的下屬單位另立全宗。形成多個全宗檔案的企業，應區分全宗進行分類、排列與編目等檔案管理工作。

7.5.2? 分類方案應依據企業管理職能，結合檔案形成特點制定，并應保持相對穩定性和可擴充性。分類方案應附有分類說明。

企業檔案分類方案，就是通過文字、數字、代號或圖表的形式，形成本單位檔案類別的劃分、排列及其縱橫關系的體系，它是對檔案實體進行分類的依據性文件。為了做好檔案的分類工作，每一個企業都應根據檔案整理工作的原則和要求，結合本單位的經營管理職能，對本企業形成的檔案，編制一個科學的、切實可行的檔案分類方案。企業檔案分類方案不僅對指導檔案分類工作有重要作用，而且借助它可以了解庫藏檔案的內容構成及組織體系，便于對庫藏企業檔案的科學管理和開發利用。

1.企業檔案分類方案的結構

企業檔案分類方案由編制說明、類目表、類別號三部分組成。

（1）編制說明

編制說明是分類方案的前置部分，是對企業檔案分類方案的編制目的與原則、分類的依據、體系結構、類目設置與標識以及檔案的實體排架等若干問題的解釋，是使用企業檔案分類方案的指南。

（2）分類表

類目表是分類方案的主體部分，是由縱向類目和橫向類目構成的，它將企業各職能活動中所形成的全部檔案按類目進行劃分排序，并以圖表的形式表示出來，類目表能夠反映出企業全部檔案的類目體系。分類表有三種形式，即分類體系表、分類類目細分表、分類主題詞表。

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