基于教務管理系統的高校學籍檔案電子化歸檔研究

楊沁

2016年11月3日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《國家電子文件管理“十三五”規劃》，對“十三五”時期電子文件管理工作做出了全面部署，學籍信息電子化已被國家列入《國家電子文件管理“十三五”規劃》，勢在必行。學籍檔案電子化是指使用電子化工具或方法有系統地搜集與呈現學生學籍信息與學習歷程。為了建立快速高效的學籍檔案管理，必須運用現代信息技術、計算機編程和網絡管理技術，遵循國家檔案局、教育部及廣東省檔案局相關標準與規范，結合國家檔案局《數字檔案館建設指南》《數字檔案館系統測試辦法》要求，實現對高校學生學籍信息電子化歸檔，把紙質學籍轉向電子化學籍進行管理。因此基于教務管理系統的學籍信息電子化歸檔研究與實踐意義重大。

一、高校學籍檔案管理的現狀

1.信息化管理手段落后

檔案信息化是隨著網絡與信息技術的迅猛發展，逐步形成的一種新的管理模式。目前高校在教學管理中大都使用了教務管理系統、辦公自動化、網絡傳輸等現代信息技術，但學籍檔案管理的信息化程度不高，基本沿用傳統的手工管理方式，學籍檔案歸檔也沿用傳統手工管理方式，如學生的高考錄取名冊、學生學籍表、學生成績單、畢業生學歷證書電子注冊信息表等通常不是以學生個人為單位立卷存檔的，而是以學生錄取年份、畢業年度按班來整理并裝訂成冊存檔的。傳統手工管理方式直接導致了學籍管理工作量和管理難度的大幅增大，易發生數據丟失，勞動強度高，速度慢，造成學生個人查準率降低。

2. 學籍檔案分散管理

歸檔前的學籍材料分散在學校多個部門，如教務處有本科生基本信息、學籍變更、成績記錄、畢業信息等;研究生院有研究生的基本信息、成績記錄、畢業信息; 招生辦有學生錄取名冊;學生處獎懲記錄、就業情況等。由于學籍檔案管理人員對學籍檔案管理業務比較熟悉，但對于計算機網絡技術的應用能力和學籍檔案管理的日常工作流程不熟悉，導致教務處、研究生院業務管理系統中學籍材料和信息不能及時歸檔到檔案館。學籍檔案管理還存在分散管理的問題，各部門又都有自己的管理系統，相互獨立，形成一個個信息孤島，嚴重影響了學籍檔案電子化歸檔。

3. 電子化歸檔工作尚未啟動

目前教務系統和研究生院業務管理系統形成大量的電子學籍信息，但沒有學籍信息歸檔管理模塊，電子化歸檔工作尚未啟動。檔案部門依然采用紙質的收集、整理、歸檔方法和歸檔范圍，沒有制度性文件要求實現電子學籍歸檔，難以在數字校園環境下實施學籍信息的電子化歸檔，造成大量的、歷史形成的電子信息滯留在業務系統中，學校教務處、研究生院的信息系統建設目標主要是滿足學生、老師和教務管理人員正常業務工作的開展，并未考慮到教務系統和研究生院業務管理系統中形成的學籍電子信息如何按要求進行歸檔。

二、確定高校學籍檔案電子化歸檔范圍

1. 學籍信息的采集

電子檔案從產生起就處于各個信息系統內部歸檔模塊之中，因此在構建教務管理系統之初，教務處、研究生院要與檔案館積極溝通合作，對學籍信息和電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統一規劃，明確歸檔范圍，統籌部署部門之間的數據交換標準。電子檔案數據對接到檔案管理系統一般有在線和離線兩種方式，一種是在線方式需要信息系統和檔案管理系統做一個數據交換接口調用或采用數據推送方式送達，另一種是離線方式則需要對數據包進行下載處理并加載到檔案室檔案管理系統，兩種方式的性質都一樣。

2. 確定學籍電子化歸檔的內容

明確與細化歸檔范圍，是做好學籍檔案電子化歸檔的基礎。電子文件歸檔客觀上依賴于各種信息系統的歸檔模塊和電子檔案管理系統，電子檔案質量很大程度上取決于電子文件的質量，還取決于電子文件的歸檔質量。界定學籍電子文件內容與范圍，梳理學籍電子文件各個階段的業務內容，明確每個關鍵節點可能帶來學籍電子文件在元數據、內容、結構、屬性及其與其他文件之間建立關聯等方面的形成與變化，規范化操作流程。通過對學籍電子化歸檔文件的范圍進行了標準化梳理，明確界定學籍電子化歸檔文件材料和教學活動管理過程材料目錄清單。

3. 規范學籍電子化歸檔格式

在學籍檔案電子化建設過程中，最為基礎也是最為關鍵的一項工作就是將傳統紙質版的學籍檔案轉換成電子格式。為了保障教務系統中形成的學籍電子文件在歸檔時能夠從內容、結構、元數據、背景信息等方面是真實的、完整的、有效的和安全的，學校需要根據相關標準要求，對電子學籍檔案的格式以及編制方式進行統一明確，規范學籍檔案電子化歸檔格式。

三、高校學籍檔案電子化歸檔實施策略

1. 制定學籍檔案元數據標準

元數據（Metadata）是關于數據的數據。ISO/ IEC 11179- 3： 2003 （E）對元數據的定義為：元數據是描述數據的數據，它描述文件內容、結構、背景及其整個管理過程。元數據文件包括單位名稱、電子文件號、責任者、正題名、主題詞、文件編號、日期、主送、抄送、密級、頁數、附件、附注、收發文類別、定稿時間、文件大小、格式信息、電子簽名標識等等，如有附件也需歸檔。目前，高校學籍檔案的元數據沒有統一的標準，根據電子學籍檔案歸檔要求及國家檔案局《數字檔案館建設指南》《數字檔案室評價辦法》，電子文件規范管理中的文件格式、樣式、整理等要求，結合我校實際情況，檔案館與教務處、研究生院根據學籍檔案電子化歸檔的需求制定了一套學籍檔案元數據標準，學籍檔案元數據標準節選如表1所示。元數據標準的制定可以提高數據庫建庫質量，使數據加工達到規范化、標準化，從而加強對數據的控制、檢索利用和共建共享。

2.制定檔案化標準接口

完成數據實時歸檔的主要關鍵技術是創建檔案化標準接口，該接口要有信息發送和數據遷移和對歸檔數據進行”檔案化”處理的兩個功能。根據電子學籍檔案元數據標準需要制定一個標準的數據對接方法，結合檔案系統及教務系統的特點，選擇了webservice接口方式，檔案系統提供接口標準，教務系統根據接口標準約定好的格式信息推送數據到檔案系統。接口分為兩部分：第一教務系統的學生信息和元數據及電子文件信息通過接口方式傳輸到檔案系統;第二學籍電子文件通過教務系統推送到FTP服務器傳輸到檔案系統。

3.形成電子學籍檔案

建立電子學籍檔案歸檔標準接口后，教務處根據學籍歸檔模版，進行數據填充，按照歸檔要求生成PDF電子學籍檔案，及對應學籍檔案的元數據，其中含有學生信息、電子學籍文件元數據屬性、學籍背景信息和過程信息，再根據檔案館提供的接口把數據推送到檔案管理系統，檔案管理系統自動根據接口標準抽取學籍檔案元數據，利用接口程序自動編制檔案號、電子歸檔章等，由系統自動完成學籍檔案的預立卷工作，形成電子學籍檔案，不需檔案工作人員二次著錄，提高了工作效率。（見表2）

通過實現系統無縫對接，將學籍電子文件的描述性內容與學籍電子文件一并歸檔，并進行歸檔文件的“四性”檢測，確保電子檔案的數據安全。

學籍檔案電子化歸檔已成為一種新型的檔案管理方式，它不僅使學籍檔案信息資源共享、遠程查詢利用成為了現實，同時也給檔案管理工作帶來了新的要求， 以電子檔案取代傳統的紙質檔案，已成為一種發展的必然趨勢。高校領導必須充分認識學籍檔案電子化歸檔的重要性認識，規范學籍管理，提高管理水平，完善制度建設，不斷探索學籍檔案電子化歸檔的可操作性和實效性，加快推進學籍檔案電子化歸檔進程。

注：本文為廣東工業大學青年基金項目《基于教務管理系統的學籍信息電子化歸檔研究與實踐》研究成果之一。

（作者單位：廣東工業大學）