企業檔案信息化建設評價指標研究

李洪洋

作為企業信息化建設的重要組成部分，企業檔案信息化建設狀況關系著企業的發展與進步。但基于多數企業檔案意識較為淡薄，檔案管理工作僅僅停留在傳統意義上的紙質檔案管理階段。檔案信息化建設存在滯后甚至是被忽視的情況。

1.檔案人才匱乏，專業技術不精

企業作為生產盈利的機構，為將有限的成本投入到自身核心生產之中，多數企業均選擇壓縮非關鍵業務的成本，提高自身效益。檔案工作在各個企業中多被當做邊緣化業務工作，往往得不到企業管理者的重視，認為檔案管理僅僅是簡單的“管文件”，對檔案管理員也多停留在“文件管理員”這一角色定位，因此，得不到應有重視，成本投入也相對較低。但隨著信息技術的不斷發展，新時代對檔案工作人員有著更高的要求，檔案保管員不僅僅需要掌握傳統意義上的檔案管理工作，更需要掌握相關信息技術，對企業檔案進行信息化建設。

2. 建設目標不清，缺少建設標準

多數企業對于不能直接創造經濟效益的檔案工作往往不能給予足夠的重視，企業檔案信息化建設也多停留在響應國家號召這一目的上，企業檔案信息化在建設前期，缺乏科學的規劃與組織。對于本企業檔案信息化建設不能夠做到有所規劃、有所標準。建設的信息化內容也難以為企業所用，如此以往，惡性循環，造成的低水平重復與各自為政現象嚴重阻礙企業檔案信息化建設的發展。

3.網站建設不良，網頁信息更新緩慢

選取500強企業中排名前100名作為調研對象，在對其網頁網站進行逐個點擊的過程中，網站多包含自身動態、職業發展、分支網點或與自身業務相關的部門導航，由于企業檔案網站設計企業機密信息，大多不對外開放，因此，以上所查信息收獲無幾。因此，本文選取國外可口可樂公司、IBM公司與加拿大廣播公司、時代雜志等幾家具有代表性的企業檔案網站作為研究樣本，針對其建設實際提出企業信息化建設評價指標。

企業檔案信息化建設評價指標

1.確定評價指標的原則

基于企業檔案信息化建設評價指標的制定應遵循以下幾個原則：首先，客觀性。客觀是指不以人的意識為轉移的存在，即在設計評價指標時，需要以已有企業的實際特點出發，進而評判選取評價指標，保證選取對象的科學性。其次，專業性。這一點是尤其需要注意的。企業檔案與其它檔案有所區別，是企業在生產經營活動中形成的記錄，往往帶有自身企業專業化特色。因此，在評價企業檔案信息化建設時，需要特別注意專業性這一原則，如基建工程檔案涉及到大幅面圖紙時，在信息化建設過程中便需要考慮圖紙掃描后的縮放比例與清晰度。再次，可操作性，這一環節主要分為兩大方面，第一是指評價的各項指標要清晰易懂，不能過于學術化而喪失了操作性，評分標準盡量使用定量的清晰指標來表示;此外，評價指標體系本身也需要具有可操作性，也就是從層次劃分到具體權重占比均需要全面考慮。最后，導向性， 也就是說在設計企業檔案網站建設評價指標的同時，需要有一定的前瞻性，兼顧企業現有檔案網頁情況與未來發展水平，為企業檔案信息化建設的長期發展提供指導。

2.企業檔案信息化建設的評價指標

檔案網站信息資源從微觀而言，主要包含四種類型：館藏數字化檔案、特色檔案、現行文件以及編研成果。企業檔案信息化建設平臺往往還會加入自身行業的檔案信息服務。具體評價指標應涉及以下幾點：

（1）網頁美觀程度

檔案網站在提供利用服務時，就像商場里的貨架，其中所包含的檔案信息內容便是貨架上繽紛多樣的商品。商品不僅需要注意自身內涵，更需要注意自身“顏值”，給予顧客美的享受，才能更好地吸引顧客，滿足更多的利用需求。

（2）檢索功能易用度

檢索是用戶直接表達自己信息需求的渠道，因此，在對企業檔案進行信息化建設的同時，需要充分設計考慮企業檔案信息化平臺的檢索功能。不僅要涵蓋檢索界面、檢索字段、檢索公式、檢索控制、檢索方式等，更要在檢索技術設計過程中，考慮檢索詞之間的數量邏輯關系、本公司的特色功能、專業指導與跨庫檢索等。除考慮以上涉及因素外，還需要對二次檢索即檢索結果的處理考慮進易用度范圍之內，需要按照檢索相關度或者時間等多種可選方式對檢索結果進行排列，此外，對包含檔案基本信息與相關檔案鏈接等相關信息也應被予以提供，以供用戶選擇。最后，允許的條件下，將本企業數字化后的檔案提供全文瀏覽鏈接，并供以存盤、郵件發送、打印等多種方式的下載鏈接。在這一過程中，需要注意涉密檔案及各部門間檔案公開的范圍，由于企業檔案信息化建設平臺的單一性，企業職工均使用一個平臺，對于涉密或者僅向部分工作人員開放的檔案，可以采用用戶名與密碼的方式限制獲取，有效做到防止企業機密泄露。

（3）在線服務功能

目前，除去不含有檔案網站的企業，多數企業檔案網站在建設過程中，均將檔案信息化網站作為一個展示平臺，網頁的使用功能遠遠小于展示功能。因此，需要打造“功能取勝”的檔案網頁，就需要將建設思路從以往的“展示型網頁”向“綜合服務型網頁”轉變，進一步促進檔案網站頁面設計的優化，提升企業檔案信息化建設“功能化”這一特征，在服務項目的具體設置上，根據調研，從企業實際應用的最多需求出發，進行網頁的布局設計，增強網站使用的“便利性”。

（4）檔案信息資源建設狀況

這一部分主要涵蓋兩方面的內容，首先，要考慮檔案網站涵蓋本企業檔案資源的豐富與完整度。不僅僅要針對企業自身特色，設計檢索利用等功能提供檔案信息資源，還可以依此平臺，宣傳本企業檔案文化與企業歷史，進一步增強企業內部的凝聚力，擴大企業品牌影響力。比如，點擊進入時代周刊檔案網站上“檔案（Archive）”欄目，便可瀏覽從該刊物成立以來，所有的雜志內容 ，有利于社會公眾進一步了解該刊物的歷史，增強該刊物的影響程度;而在加拿大廣播的檔案網站上，點擊“目錄（Categories）”欄目，即可瀏覽關于科學技術、藝術與娛樂、健康、生活風格、經濟金融、政策、社會、環境、體育、戰爭與沖突等各個專題的電視、廣播節目，可以為利用者提供更多可供選擇的利用范圍。

此外，還需要考慮檔案信息資源的加工程度。為更好地服務與本企業，除提供已開放的一次檔案信息資源全文瀏覽鏈接外，企業檔案需要建立自身的檔案目錄與全文閱覽服務，更加便于本企業員工與社會公眾進行利用。最后，企業在信息化建設過程中需要注意在線提供檔案信息資源的載體形式。傳統紙質型載體文件具有“單一化”特征，文字內容居多，難以吸引利用者興趣。因此，在企業檔案信息化這一便利平臺上，需要注意多種載體提供利用方式的結合，比如文本、照片、音像、視頻等。

（5）檔案利用服務途徑

企業信息資源建設時，不僅僅需要能夠提供網上實時查詢功能，還需要具有網上留言、網上預約查詢及相關數字檔案館APP服務等。這些服務利于企業檔案信息資源更好地發揮自身的作用，促進企業檔案價值的實現。

（6）檔案網站對外聯系狀況

在企業檔案信息化建設的過程中，企業需要注意將自身業務有關的其它企業的檔案館鏈接也附著在本館網頁內，方便企業員工及社會公眾更方便、快捷、全面的查詢需要信息。此類鏈接不僅應包含國內相關檔案業務網站，還應包含國外檔案網站鏈接。

（7）網頁細節設計

由于全球化因素，在中國的國際友人數量不占少數。尤其是外資企業，在設計網頁時需要考慮中英文界面切換這一細節要素，以便外國員工能夠更好地實現自助查詢。與此同時，需要將檔案館的客觀信息準確的展示在檔案網頁上，如開閉館時間、地址、郵箱、聯系電話等，更好地方便讀者利用檔案信息。

（8）網站更新效率

這一點是企業檔案信息資源建設尤其需要注意的。以往的企業在做檔案信息資源建設時，往往將信息化工作外包給專門的機構進行服務，一旦信息化工作完成，在信息化過程中及信息化以后產生的文件得到的信息化處理往往不及時，這就會對企業檔案信息資源的全面性造成影響。不僅如此，企業檔案信息化在建成網站后，應對信息化后的檔案目錄進行及時更新，還可以通過此網站發布部門信息、推送企業員工感興趣的單位信息，如干部優秀事跡、企業發展史等編研成果，吸引更多社會公眾及員工利用信息化后的檔案資源。

（9）在線服務工作

健全的檔案網站服務應具有實時交互性特點，企業檔案在信息化后，需要配套以完善的在線服務，使用戶需求能夠最大限度的被滿足，引導本企業員工甚至是社會公眾積極利用檔案網站。同時，可以設置留言區廣泛收集工作意見與建議，進一步改善工作實際，不斷提升與優化檔案網站的在線服務功能。

（10）網站管理規范水平

目前，大多數企業檔案館網建設存在管理規范相滯后的弊端。參照管理的文件各個企業不盡相同，有些企業使用規范仍是老舊文件，難以適應網站建設不斷提升的客觀實際。除此之外，管理機構與管理人員的結構也是管理規范水平需要考慮衡量的重要因素。必須配備以知識結構、專業水平與學歷層次相當的管理人員，促進企業檔案館網的建設與管理。

（11）檔案信息化建設投入性價比

任何舉措的實施，都需要人力、物力、經費等投入對之予以支撐。檔案信息化也不例外。其建設程度的好壞一定程度上取決于檔案信息化建設的硬件、軟件、信息化技術人力、網絡、通信設備等建設投入。但是考慮成本要素，并非投入高，信息化水平就一定高。因此，在企業檔案進行信息化建設時，需要考慮檔案信息化建設投入比重所產生的收益，即性價比，作為衡量企業檔案信息化建設的重要要素之一。

企業檔案信息化建設評價指標建設仍然是一片仍待開發的領域，需要研究學者與實踐工作者們，用更深邃的學術視野，捕捉其中的閃光點，在遼闊的學術藍天下，共同拼制完成“企業檔案信息化建設”的完美拼圖。

（作者單位：黑龍江大學）