對電子文件歸檔與管理問題的探索與實踐

秦曉燕

摘要：電子文件是辦公自動化的產(chǎn)物，電子文件的歸檔和管理必須與辦公自動化的發(fā)展水平相適應(yīng)，在不同的辦公自動化發(fā)展階段形成的電子文件，有著各自不同的特點。本文依據(jù)《電子公文歸檔管理暫行辦法》的思路，并根據(jù)自身的探索與實踐，提出了對電子文件歸檔、管理的設(shè)想。

關(guān)鍵詞：電子文件；歸檔；辦公自動化

電子文件是依賴于計算機及其技術(shù)而存在的，它的產(chǎn)生與發(fā)展和計算機及其信息技術(shù)的發(fā)展息息相關(guān)，有著密不可分的聯(lián)系。人們在研究和管理電子文件過程中，無法回避生成環(huán)境對電子文件的直接影響。

電子文件從組成上說是電子文件內(nèi)容、電子文件內(nèi)容所在載體和對電子文件內(nèi)容繼續(xù)進行顯示、修改、刪除的計算機軟件、硬件平臺技術(shù)條件的組合。依據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)電子文件從組成上說是電子文件內(nèi)容、電子文件內(nèi)容所在載體和對電子文件內(nèi)容繼合本單位的實際情況，筆者從檔案管理的基本規(guī)律和計算機技術(shù)的特點出發(fā)，摸索制訂了一個包括電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、利用，統(tǒng)計、保護等內(nèi)容的管理辦法，并在實踐中逐漸補充完善。以集中統(tǒng)一為原則明確歸檔電子文件的管理機制。以完整齊全為宗旨全面劃定歸檔電子文件的范圍，以電子文件的署錄和組盤為主要內(nèi)容進行歸檔電子文件的整理，以脫機載體為重點加強歸檔電子文件的保護以確保真實、有效為目的把好歸檔電子文件的質(zhì)量檢驗關(guān)。

一、電子文件的存儲載體問題。電子文件的存儲載體有多種，如磁帶、磁盤、光熱等。光盤與磁帶、磁盤相比，其特點是：記錄密度高、存儲容量大；非接觸式記錄和信息讀出方式；數(shù)據(jù)傳輸率高；存取速度怏；易保存。因有保護層，信息讀出為無接觸式的，不存在讀取磨損，所以盤片不易損壞。如上所述，現(xiàn)在使用光盤作為電子文件歸檔的載體比較合適。軟磁盤不能作為歸檔電子文件長期保存的載體。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案長期并存且保持一致的問題。可概括為兩點：紙質(zhì)檔案便于長期永久保存，而利用起來較不方便；電子檔案便于利用，但難以永久保存。所以，不如將兩種載體檔案長期并存。一般做法是”雙套制”，即在保存電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質(zhì)文件保存。兩種載體的檔案在并存時要特別注意兩種檔案的一致性，在電子檔案著錄、編號、簽署、更改、更新時要注意保證電子檔案與紙質(zhì)檔案對應(yīng)相符。

三、電子文件的安全問題。1、電子文件歸檔時，把屬于一般牲的電子文件，轉(zhuǎn)換成各種平臺都能使用的文本文件的格式。消除由于技術(shù)演變所帶來的影響。特殊格式電子文件。應(yīng)在存儲載體中同時存有相應(yīng)的瀏覽軟件 2、使用”只寫一次式光盤加背書”方式制作歸檔原件，確認(rèn)其內(nèi)容信息的原始牲，歸檔人員要負(fù)責(zé)歸檔前電子文件內(nèi)容的原始性，歸檔后由檔案館負(fù)責(zé)，為了分清責(zé)任，最理想的辦法是兩方在不可更改的載體上簽字，而這種光盤的同一處刻錄軌跡只能寫人近眾；這就是“只寫一次式光盤加背書”，也可用只讀光盤、電子簽名、數(shù)字水印、隱形條碼、數(shù)字時間印章法等來確認(rèn)電子文件內(nèi)容信息的原始性。3、在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，可采用一種既能確認(rèn)發(fā)件人身份，又能保密保安全的“公用密鑰數(shù)字簽名技術(shù)，”也可采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測、大眾身份論證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等措施來保證網(wǎng)絡(luò)安全。4、利用中的安全措施：設(shè)置分級查詢權(quán)限密碼并定期或不定期地更改，屬于保密范圍的信息內(nèi)容必須繼續(xù)進行加密處理，對于信息內(nèi)容的復(fù)制拷貝更要嚴(yán)格控制。

四、電子文件的鑒定問題。一是入口關(guān)，即在檔案部門接受電子文件是要檢驗每個文件能否被正常讀出、打開或運行；有無感染計算機病毒；內(nèi)容是否完整，是否與歸檔移交清單或文件機讀目錄一致等。二是定期檢查關(guān)，即對歸檔后的電子文件建立定期檢查的制度，數(shù)據(jù)類電子文件檢驗?zāi)芊癖徽Ｗx出，程序類電子文件檢驗?zāi)芊癖徽＿\行。對子磁性載體一般應(yīng)每兩年氣光盤每四年要進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不能少于10%；對于磁性載體每四年拷貝一次，并建立封電子文件的檢查、維護、拷貝等操作過程進行登記制度。避免發(fā)生人為的誤操作或重復(fù)勞動。轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。三是利用關(guān)，即在平時提供利用時，一旦發(fā)現(xiàn)有文件損壞或感染計算機病毒，立即要對該錢體內(nèi)存儲的所有文件進行檢驗，及時采取措施修復(fù)損壞的文件。還要注意更新殺毒軟件。

五、電子文件歸檔的基本方法。將應(yīng)歸檔的最終版本的電子文件存入光盤，光介質(zhì)上，脫機后可存放在別處；采用數(shù)據(jù)壓縮工具對網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件進行壓縮，然后刻入磁、光介質(zhì)上，但采用壓縮工具的過程必須統(tǒng)一、規(guī)范；將確定要歸檔的電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上，對備份系統(tǒng)歸檔一般在局域網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用；采用“雙套制”歸檔，即同時保存電子文件及其紙質(zhì)形式，一般適用于永杰和長期保存的電子文件的歸檔，這種方法應(yīng)在兩種載體中同時保存規(guī)范的機讀目錄，并在兩者間建立便于檢索的聯(lián)系。

目前，計算機軟件的開發(fā)日新月異，然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但也是停留在僅有制度上，對電子檔案也沒有進行實時歸檔，沒有真正落到實處，究其原因還是沒有足夠的重視。