芻議農場檔案規范化管理研究

楊琳

摘 要：檔案工作隨著信息技術的飛速發展趨勢逐步呈現出多元化的發展格局，為適應信息時代所帶來的巨大作用，必須實現自身的創新活動。當信息資源足夠豐富。農場等企業才能科學地對信息做出深入分析、全面比較、分級篩選、甄別優劣，從而避免認識上的片面性。促進領導層制定正確的政策，為科學的決策提供堅實的理論支撐。本文以農場為例，研究實現農場檔案管理規范化的措施，淺談自己對檔案管理工作的看法。

關鍵詞：農場；檔案管理；規范化工作；思考

1、 農場檔案管理建設的意義

1.1反映農場的發展歷程。檔案記錄著農場成長的點點滴滴，何時開業，創業者是誰，何時盈利，何時擴張，戰略目標調整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從農場檔案中找到答案。農場發展何時平穩、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規律和解答。

1.2農場文化的紀念冊。很多農場搞農場文化建設特別想要獲得專家或權威部門的指點或支持。然而農場卻忽略了。農場文化是全場職工思想觀念在農場規章制度、行為準則、場容場貌等諸多方面的投射或反映。是農場職工自己培養形成起來的，是不用外求的東西。做好檔案管理的農場，在整理完善農場文化時。不需要搜集創新。不需要借外力和亂編造，應該做到全場職工認可的價值觀、制度規范、行為準則梳理、補充、完善，這樣便是農場文化的基本內容了。再結合農場建設發展以來的大事記載或場史、場志的內容進行整理總結分類，農場文化內涵就初步形成了。

1.3農場宣傳的數據庫。檔案管理好的農場應該做到宣傳并行，其實可以在檔案室調取資料就行了，不必要臨時抱佛腳，打亂正常工作，也不用預先編排，勞命傷財，準備道具、背景。檔案管理好的農場。宣傳資料真實可信。對宣傳和擴大農場影響力有百利而無一害，檔案管理是事半功倍的。

1.4職工成長的斷代史。很多農場職工入職后人力資源部門存入了一張簡歷表。離去或退休時還是一張表。還有做的更不好的，一個職工一走，這張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這樣對檔案收集非常不利。對此，人力部門對這些已經離職的職工檔案應該定期移交檔案管理部門。不要離職了就查無此人，說不準有一天農場的發展或個別業務需要這名職工。那么他的檔案可就成了重要的資料。這可能有點夸張，但不是沒有可能。人力部門應該加強職工檔案管理，全年及時補充、更新職工檔案情況。準確及時記錄職工成長的腳步。職工在農場時間長短，檔案就應該記載多少年的主要工作經歷。農場人事檔案應該成為職工成長的斷代史。

2、 農場檔案管理現狀

農場一般都設有檔案管理室，主要包括科技檔案、專門檔案、文書檔案等，加強檔案管理，保證農場檔案管理規范化、科學化至關重要，但是當前，農場檔案管理現狀不容樂觀，主要存在以下幾點問題，第一，檔案管理人員的綜合素質有待提高，當前，檔案管理人員綜合素質普遍不高，再加上檔案部門對檔案管理人員的要求較低，檔案管理人員只需要具備一定的知識文化即可，對檔案管理人員的檔案收集與管理能力、檔案管理知識都不做要求，致使檔案管理人員綜合能力較差，管理水平不佳。第二，檔案室建筑面積較小，可以存放的檔案資料有限，無法保證檔案資料的質量與數量，容易出現檔案資料不全問題，為檔案的規范化管理造成阻礙。第三，檔案信息化工作落實不到位，剛剛起步，檔案管理工作需要結合先進技術，加大研究力度，實現檔案的信息化、規范化管理，但是當前，檔案信息化工作落實效果不佳，無法提高檔案管理水平，影響了檔案管理工作的開展實施[1]。第四，農場檔案部門的硬件設施仍需加強，缺乏計算機、檔案柜等專用工具，基礎設施建設不足，檔案管理工具陳舊。

3、 實現農場檔案管理規范化的措施

3.1推行責任追究制。責任追究制可以有效規范檔案管理人員的行為，盡最大可能降低檔案丟失、泄露、改動等問題的發生幾率，實現檔案的規范管理，因而，制定嚴格的制度，推行責任追究制尤為重要。推行責任追究制可以使檔案管理人員嚴格按照相關規定辦事，在進行檔案查閱、轉入、轉出、接收時做好登記工作，嚴格按照相關手續進行，對檔案泄密、涂改等行為進行有效的制約。嚴格制度，推行責任追究制需要注意以下幾點，第一，做好部門協作工作，除特殊情況外，任何單位、任何個人，都需要自己到檔案部門進行檔案查閱，不給他人偽造、涂改、銷毀檔案的機會。第二，進行檔案轉入、轉出時，必須對檔案進行密封，蓋好密封章時才能轉入轉出。第三，借閱檔案資料時，需要經雙方領導批準才可借閱，在未經雙方領導批準而借閱的情況下，一旦出現問題，需要由檔案管理者承擔責任。

3.2農場檔案工作管理機制的創新。對于創新檔案管理工作管理體制而言，一定需遵照管理創新的一般規律，初步建立起以人為本的管理體制與服務機制。上級領導必須要本著求實的態度做好領頭工作，必須應經常想著為下屬安置較好的工作氛圍，逐漸提升工作人員的生活水平，逐漸改善員工的生活條件，果斷把人為本，以人作為這個工作最有價值與最有競爭力的資本。當前是一個網絡經濟年代，檔案工作必須要適應新時代的需求，加強創新。檔案工作網絡化要求檔案工作人員都滲透創新思想，大力開始創新實踐。另外，檔案管理工作者要不斷地調整并優化自己的知識結構，應有著質疑的精神，一定要讓自己向復合型人才的方向接近，以最快的速度適應時代發展的客觀要求。

3.3夯實基礎，細微之處見真功。只有細化管理過程，以剛性制度規范人的行為，強化責任落實，形成優良的執行文化。才能真正做到細微之處見真功。第一，細化目標。檔案管理工作事務繁多，工作量大。很多檔案管理人員開始時無從下手。沒有明確目標。要嚴格按照“細”的標準。找準關鍵問題、薄弱環節，細化目標。分階段、分重點地做好基礎工作。只有從細微人手。從小到大，循序漸進。才能做到忙而不亂。打下扎實基礎。第二，細分職責。要落實各級檔案管理員的管理責任，將責任具體化、明確化、細節化，要求各單位、部門專（兼）職檔案管理員履職盡責。在日常檔案整理、保管、移交等環節中。切實做到重細節、重過程、重基礎、重具體、重落實、重質量、重效果。專注地做好每一件事。盡量一次性把工作做到位。要定期對檔案管理工作進行梳理檢查，發現問題及時糾正、及時處理，力求精益求精。

3.4利用多種手段保證工作程序與方法的規范化。為保證工作程序與方法的規范化、提高基礎工作能力，需要對農場檔案進行計算機管理，合理利用信息技術，進行數據的收集、整理、著錄等，保證檔案管理程序與方法的規范化。檔案管理規范化首先需要全面普查案卷，對檔案信息進行大致了解，以免在整理時出現疏漏，影響管理效果。其次，需要對檔案進行重新組合，將組卷較厚、內容龐雜的案卷進行重新整理、組合，優化館藏，對檔案進行科學管理，保證檔案管理的規范化，提高檔案的利用率。最后，結合農場的實際規范，進行檔案著錄工作，此外，還需要對檔案的標題進行規范化處理，對檔案進行統一分好，以達到保證檢索查準率的目的。

結語：檔案管理工作是一項比較繁瑣的工作。它涉及到檔案信息的收集、整理、檢索、收藏、查閱等多個環節。為了提高農場檔案管理工作的效率。檔案管理部門要不斷創新管理方式，加大對檔案管理的資金投入，促進檔案管理工作的發展。

參考文獻：

[1] 周知勇.加強機關事業單位檔案規范化管理工作的思考[J].云南檔案，2015，（12）

[2] 王雪梅.對實現檔案管理工作的規范化、科學化、法制化的思考[J].黑龍江史志，2014，（01）

[3] 李軍紅.對農場檔案管理規范化工作的思考[J].黑龍江史志，2016，（11）