探究信息技術在事業單位檔案管理中的應用

崔瀟

摘 要：為了更好的滿足我國社會發展的基本需求，將信息技術有效應用于各環節檔案管理工作過程中，有助于更好的確保檔案管理的整體質量以及效率。本文首先對事業單位檔案管理中應用信息技術的積極意義進行了簡要的探究，隨后，針對如何將信息技術有效應用于事業單位檔案管理中，提出了一些建議和策略，希望可以為有關人員的研究提供一些參考和幫助，對促進信息技術以及事業單位檔案管理的發展做出一些貢獻。

關鍵詞：信息技術；事業單位；檔案管理；應用；有效策略

引言：基于各項管理標準的提高，事業單位檔案管理的要求也越來越高，檔案管理工作需要面對的挑戰不斷增多，因此，倘若僅依靠傳統的管理模式及方式，不僅無法確保檔案管理的質量，也會加大各種問題出現的可能性，所以，積極探尋以及應用多種現代化技術進行檔案管理工作，促使各環節檔案管理工作實效性充分發揮出來十分重要，例如信息技術等。

一、事業單位檔案管理中應用信息技術的積極意義

各種類型信息技術不斷涌現出來并取得了較為可觀的發展，為多個行業領域帶來了新的發展機遇，其中包括檔案管理領域。現如今，檔案管理不斷趨于信息化發展已經成為其發展的必然走向，有必要引起各相關部門的重視，以科學擇選和應用多種有效手段，推進事業單位檔案管理的現代化、信息化發展進程。同時，應注重對已經建立并投入使用的檔案管理體系加以更新和改善，促使信息化檔案管理水平可以有效提升。

基于個別事業單位對檔案管理工作缺乏重視，不積極制備各種現代化的檔案管理設備，導致所實施的各環節檔案管理工作無法順應時代發展潮流，滿足時代發展基本需求。就此類問題而言，各事業單位理應對加快檔案管理信息化建設腳步提起高度重視，積極擇選和添置現代化、信息化的檔案管理設備，引進多種實效性較高的檔案管理技術，優化檔案管理模式，推進檔案管理信息化建設進程，促使事業單位檔案管理的整體質量大幅度提升，有助于降低各種人力、物力、財力資源浪費問題出現的可能性[1]。

二、信息技術在事業單位檔案管理中的有效應用策略

（一）事業單位檔案管理中信息技術的作用分析

首先，有助于擴大檔案管理范圍。信息傳送技術具備較高的局限性，導致以往實施的檔案資源開發對象僅局限于固定區域中的資源或者各相關單位中現存的各種資源。而經由合理應用信息技術的方式，可有效優化事業單位資源管理系統，促使時間及空間限制的問題得以有效解決，如此一來，事業單位便可以不受空間以及時間限制的實施各環節檔案管理操作。其次，合理應用信息技術，推進了檔案資源管理的系統化發展進程。經由信息化技術的實效性發揮，檔案信息存儲的數量以及可靠性大幅度提升，同時，建立起有效的信息化系統，也有利于更好的保證數據的統一。

（二）利用數據技術，提升檔案信息備份及存儲實效性

各事業單位可以利用多種有效的信息技術實施檔案信息的備份及存儲操作，可有效避免傳統檔案管理模式下發生的各種備份及存儲實效性較低等問題，有助于提升檔案管理的整體質量。基于現代化信息技術理念的影響，大數據等技術的發展速度越來越快，經由合理應用各種大數據技術的方式，可促使各環節檔案管理的效率有效提升。

在具體進行各環節檔案管理工作時，各相關管理人員可利用大數據技術對傳統的紙質檔案等實施數據化信息轉化操作，同時，經由將文字及影像信息加以綜合的方式，對傳統檔案實施數據化的備份及存儲操作。如此一來，可有效提升檔案管理相關支出的整體控制質量，也有助于各檔案管理人員累積更多的新型、現代化的檔案管理經驗，進而將各種信息技術以及各環節檔案管理工作的實效性更為充分的發揮出來[2]。

（三）利用專業軟件，推進檔案管理精細化管理進程

基于當今時代背景下，各種信息技術的發展腳步不斷加快，實際的應用范圍也越來越廣，事業單位可利用相關的專業軟件，嘗試對各種檔案信息實施精細化管理操作。具體而言，事業單位可利用檔案管理軟件，實時修改相應的檔案信息以及對個別檔案實施調出操作等。

以往實施的各環節檔案管理對人力資源過分依賴，通過有效應用專業信息化軟件的方式，可良好解決此類問題。同時，基于檔案管理軟件的實際應用不斷深入、范圍不斷擴大，事業單位在具體實施各環節檔案管理工作時，具有的選擇也會相對增加。其中，需要注意的為，想要利用信息化檔案管理軟件實施高效的精細化檔案管理操作，則相關的管理人員也需要具備較高的管理能力以及綜合素質。

基于此，各事業單位需要重視針對各檔案管理人員，積極開展和組織多種類型的檔案管理知識理論、技能以及信息化檔案管理軟件操作相關的培訓和教育活動等，并可以經由組織競賽或者實踐活動的方式，提升檔案管理人員的積極性和自主性，促使其更好的投入到自身工作中，有助于促使事業單位檔案管理整體質量以及效率提升。

（四）發揮信息傳播優勢，改良檔案管理流程

現如今，各種現代信息技術已經可以作為信息高效傳播的載體，事業單位在利用各種信息化技術實施具體的檔案管理工作時，也可以將信息技術的此類優勢良好的發揮出來，即經由合理應用信息技術的方式，提升信息傳播質量，改良檔案管理流程及內容。個別事業單位在實際應用信息技術時依舊會利用軟件調整檔案管理模式，該方法雖然可以促使信息技術于檔案管理過程中良好發揮自身優勢，但卻無法將信息技術的優勢充分發揮出來。

事業單位是檔案管理的主體，可經由有效建設內部局域網以及優化檔案管理溝通體系的方式，創設檔案管理信息化通道，促使檔案信息及相應的檔案管理信息可以被更好的傳遞出來，有助于優化事業單位檔案管理的流程及內容。

（五）利用云技術，推進共享式檔案管理實現進程

現如今，云技術的發展已經較為成熟，云端的物理接口可以為智能手機以及電腦等，云技術是基于現代信息技術的發展而形成的，將其有效應用于事業單位檔案管理中，有助于提升各環節檔案管理工作的效率及實效性。具體而言，各事業單位經由合理應用云技術的方式，可促使檔案管理的共享程度大幅度提升，進而促使檔案管理不斷趨于云管理轉變[3]。

同時，各級政府可建立起相應的檔案數據庫，并實施好各環節檔案信息數據庫檢修及維護工作。各有關區域內的事業單位也可以借助政府建立的檔案信息數據庫，進行良好的自有檔案信息數據建立以及維護操作，即將政府建立的檔案信息數據庫發揮云端支撐的功能，并實施的于數據中實施相應的檔案信息傳輸操作，進而促使事業單位的檔案管理模式轉變為集云端及現實管理于一體的管理模式，有助于更充分的了解和應用“互聯網+”運營及管理理念。

結束語：綜上所述，隨著各種類型信息技術的不斷涌現和發展，通過將多種信息化技術應用于事業單位檔案管理中的方式，促使事業單位檔案管理的現代化發展腳步不斷加快，大幅度提升各環節檔案管理操作的效率及實效性。但同時，我國實施的各種事業單位檔案管理信息化建設工作依舊亟待完善，所以，也有必要對相關工作提起高度重視，以促進我國事業檔案檔案管理整體水平的提升。

參考文獻：

[1]袁蓉.行政事業單位檔案管理問題與對策——以湖南省岳陽市為例[J].岳陽職業技術學院學報，2017，32（06）：106-108.

[2]蘇穎超.2006年工資改革帶來的人事檔案管理問題與對策——以事業單位為例[J].辦公室業務，2017（19）：136+138.

[3]覃寧.BS事業單位人事檔案信息管理平臺（人力資源信息管理平臺）設計分析[J].人力資源管理，2017（07）：354-355.