應用型高校教學秘書的定位與創新

陳 晶

(福建江夏學院 福建 福州 350000)

在大學管理中，教學管理是非常重要的一個內容，直接影響教學活動是否能夠順利開展。高校教學管理必須從基層工作抓起，就要求二級院系的教學秘書必須具備較強的綜合素質及工作能力，切實承擔起基層教學管理重擔。

1.新形勢下教學秘書的定位和身份

在國家經濟結構進行巨大調整的同時，社會迫切需要更多的職業性、服務型人才，順應這種發展形勢，一些高校紛紛向應用型高校轉型。所謂應用型大學，是指以應用型為辦學定位，而不是以科研為辦學定位的高等院校，以本科教育為主。應用型高校特點重在“應用”二字，在教學中重視培養學生實踐能力，教學體系的核心環節是實踐教學，專業設置緊密結合地方特色。

教學秘書需從學術管理和行政管理兩方面，對自身角色進行準確定位：服務者、協調者和監督者，這三重身份必須有機統一、融為一體。

1.1 明確服務者身份

教學秘書最基本的任務是固定的，就是教學管理常規工作，包括教學運行、計劃、檔案、教學質量等各方面的管理，以此為各院系教學的順利開展提供基礎保障。教學秘書必須本著“為教學服務，為師生服務”的精神，從各個方面幫助并支持教師教學和學生學習。教學秘書只有具備較強的責任意識和服務意識，擺正工作態度，才能將服務寓于管理之中，使教學管理工作落到實處。

1.2 明確協調者身份

教學秘書上聯學校的各個職能部門，下接基層的教學單位教研室、廣大師生，聯系對象非常廣泛。在日常工作中，教學秘書要對包括人才培養方案制定、教學計劃制定、教材征訂、考試組織等在內的院系各項基礎教學工作的開展進行組織和協調。同時，教學秘書還需要在學校各部門、各院系以及師生之間架起溝通的橋梁，促使涉及多個部門共同參與完成的教學工作能順利進行。

1.3 明確監督者身份

教學秘書是連接教與學的紐帶，要合理協助領導人員進行各項事務檢查，包括期初教學檢查、期中教學檢查和期末教學檢查；充分發揮教學信息員的作用，組織師生座談會議，定期了解教師的教學情況和學生的學習情況，才能以此為依據開展相應的監督和檢查工作。做到一旦發現問題第一時間進行請示和處理，并時時反省相應的工作方式方法，加強教學管理能力，促進教學效率的提升。

2.應用型高校教學秘書隊伍現狀及問題

2.1 福建江夏學院教學秘書隊伍現狀分析

福建江夏學院現有公共事務學院、會計學院、工程學院、設計與創意學院等12 個二級學院和3 個教學部，共開設33 個本科專業，涵蓋20 個一級學科和7 個學科門類。全校二級院系目前共有32名教學秘書，承擔著學校大多數的基礎層面教學管理工作。

首先，從學歷層面來說，具有本科及以上學歷的教學秘書為21人，其中碩士研究生4人；具有學士學位以上的教學秘書為15人，其中有碩士學位者12人。從職稱來看，具有初級職稱的教學秘書為5人，具有中級職稱的教學秘書為15人，具有高級職稱的教學秘書為1人。從比例看，具有本科及以上學歷的教學秘書比例占65.6%，學歷結構仍有較大發展空間。具有中級職稱的教學秘書占46.9%，具有高級職稱的教學秘書僅占3.1%，未形成合理的職稱梯隊。

其次，從學科類別來看，尚未有教學秘書所學專業是教育管理類專業，有3名教學秘書所學專業是計算機科學與技術，除此以外，其他教學秘書所學專業涵蓋法學、作物學、外國語應用等。從知識結構上看，教學秘書所學專業與所從事的崗位工作還不能完全適應。

再次，從年齡來看，30 周歲（含）以上的教學秘書為20人，40 周歲（含）以上的教學秘書為8人，50 周歲（含）以上的教學秘書為4人。從工作年限來說，不滿5年工作年限的教學秘書僅有3名。比例上分析，占比62.5%的教學秘書其年齡都小于 40 周歲，并且90.7%的教學秘書實際工作年限都高于5年，這表明我校的教學秘書隊伍是一支年輕有活力且經驗豐富的隊伍。

最后，從各學院學生數和配置的教學秘書數的比例來看，大部分二級院系教學秘書人數達不到本科教學的要求。比如在2016-2017 學年，公共事務學院共有學生1277人，教學秘書2名，教學秘書和學生的比例為0.16%；工商管理學院共有學生1558人，教學秘書3名，教學秘書和學生的比例為0.19%；海峽財經學院共有學生1136人，教學秘書1名，教學秘書和學生的比例為0.09%等。教學秘書的缺崗現象嚴重。

2.2 主要問題

2.2.1 教學秘書的綜合素質有待提高

一方面，高校教學秘書的學歷和職稱不能滿足教學轉型的需要。隨著高校轉型的不斷推進，尤其是復合型、應用型、創新性教學改革的推進大大提高了教學管理工作的難度，因此客觀上對教學秘書素質的要求也就越來越高，但是教學秘書隊伍的學歷水平卻沒有相應的提高。從這次的統計看，仍有較多的專科生及以下學歷者；同時，具有中級職稱的教學秘書占比不到一半，難以適應教學管理改革的要求。

另一方面，高校教學秘書的知識結構不符合專業的崗位特性。大多數應用型本科高校在人員隊伍建設過程中，更加側重于師資提升方面，對教學管理隊伍建設的重視力度不足。目前來看，教學秘書的選拔機制并不完善，隊伍整體專業性不強，其中不乏非教育管理類的行政人員和教師，缺乏高等教育管理的專業知識與專業技能，配置上無法滿足教學秘書日益提升的專業需求。

2.2.2 高校對教學秘書隊伍的建設不重視

一方面，教學秘書隊伍培訓機制不夠完善。高校的教學秘書普遍缺乏專業知識和技能的系統梳理培訓，極少有外出進修和觀摩學習的機會。這種長時間的缺少業務學習還有交流活動，造成了高校的教學秘書常使用習慣性思維與傳統方式完成平時教務管理的任務，不能形成高效優質的管理服務。

另一方面，教學秘書的配置人數達不到本科教學的要求。許多高校尚未形成規范化的教學秘書配備標準，人事制度上存在較大的隨意性，教學秘書人數不足問題變得尤為突出，隊伍規模無法滿足實際教學管理需求。

2.2.3 教務管理制度有待完善

一是缺乏針對教學秘書隊伍相應的選拔機制。由于教學秘書承擔的工作雖基礎卻繁雜，對于教學秘書的要求也應較為嚴格，不僅需要有豐富的專業知識，還要具有較強的綜合素質，但是目前高校對教學秘書崗位的人員招聘制度缺乏明確性規定和要求，導致高校在教學秘書的配備上帶有極大的隨意性。

二是部分教學管理制度可操作性較低。現階段應用型本科院校所制定的教學管理制度，基本都是停留在綱要條例層面，沒有對各項條例進行細致劃分，管理制度所覆蓋的范圍也不夠全面，無法為教學秘書提供可靠的教學管理依據，容易造成職務定位不明確，無法找準管理重點。

三是績效考核機制不夠合理。教學管理具有顯著的事務性特點，在對教學秘書工作進行考評時，不能按照以往模式進行。但是很多應用型本科院校現行的績效考核機制并不完善，考核指標不夠清晰，教學秘書工作待遇較低，難以調動其工作積極性。

3.應用型高校教學秘書工作的管理與創新

教學秘書作為教學管理的基層主要力量，處在教學管理轉型的前沿，肩負正常教學秩序的維護以及教學質量提升的使命，應當不斷思索、敢于實踐、勇于創新。

3.1 完善現有制度，實行多元化管理

3.1.1 樹立“以人為本”的教育服務理念

管理是高校教務工作的關鍵所在，而服務則是其本質體現，應用型高校在開展教學管理時，必須堅持“以人為本”的基本原則，提高服務意識。教學秘書在實際工作中，應當從廣大師生的角度考慮，以維護老師和學生的切身利益為前提，通過與師生進行充分的溝通交流，不斷滿足師生的利益訴求，進而實現更加理想的教學管理效果。

3.1.2 完善校院二級管理

現行的高校教學管理體制是以行政管理為中心分為校、院兩個等級，兩者存在上級與下級雙層的權力系統，使高校維持正常運作。這種“科層式”管理模式以學校管理者為主體，強調職能分工，強調規章制度控制，雖然有章可循，但是卻沒有很好地吸收基層二級院系、基層教學管理人員包括教學秘書參與管理活動，忽視了組織的動態性、人的主體性等問題，從而影響了組織運行速度和組織效率的提高，在現有的條件下往往制約了高校的發展。

將“以人為本”服務理念充分融入現有的教學管理制度，將人本管理運用到高校教學管理實踐，是對現有高校管理體制的有益補充。為了提高二級院系的教學管理效率，應該重新對教務處和二級院系的職責、權力進行劃分，可以適當提高二級院系的管理自主權。一方面，二級院系可以根據自身的學科特點以及教學管理現狀，制定相對應的教學管理模式，加強對教學秘書的聘任和管理，使教學秘書擁有更多的發揮空間；另一方面，教務處不是徹底放權和放任，要繼續發揮指導、監督職能，完善各種管理規定，檢查院系的教學活動，指導二級院系的教學秘書管理工作。

3.2 教學秘書工作的創新

3.2.1 外部環境的改善

給教學秘書營造一種和諧、寬松、彈性的環境氛圍，能讓教學秘書感受到充分的被尊重感和歸屬感，能全面激發其工作當中的熱情和積極性，推動其實現全面發展，促使教學秘書更好地發揮承上啟下、服務師生的作用。

首先，按照院系的學生規模區分配置教學秘書。從福建江夏學院各二級學院學生數和配置的教學秘書數的比例來看，大部分二級院系教學秘書人數達不到本科教學的要求。教學秘書人員配備不足，造成教學秘書工作任務重、工作壓力大，很難保證教學秘書保質保量地履行職責，更不用提創造性地開展工作。高校應該根據學生人數按比例配備各二級院系的教學秘書，只有教學秘書配備齊全，才能給教學秘書的身心健康提供良好的保障，進而確保教學管理秩序的正常運行。

其次，完善教學秘書的準入制度。教學管理工作者具有較高能力和水平，能夠有效推進應用型高校實現其人才培養的目標。所以，在教學秘書的選拔和任用上，高校要嚴格把關，根據具體的工作崗位要求選拔相應的人才，引進一些專業的教學管理人員，增強管理隊伍的專業性和職業性。同時，隨著高校轉型速度的不斷加快，教學秘書的工作應以學科建設、課程建設、教學計劃制定等為重點，建議高校可以配置專業的教務員，從事二級院系學籍管理、試卷保管、教材訂購等一般常規性事務，這樣更有利于教學秘書發揮主觀能動性和創造性。

再次，建立教學秘書的崗位培訓制度。隨著高校向應用型、復合型培養方向的轉型升級，高校教學管理也需要做出相應的改革，高校應充分認識到教學秘書學習的重要性，建立完善的培訓制度，為其提供更多的系統性、專業性學習機會，提升專業素養及管理能力。應用型高校可以結合教學秘書隊伍建設需求，針對教學秘書的培養培訓制定詳細計劃，并下撥所需資金，采取短期學習和長期進修等不同方式，通過不同渠道和形式，打造一支高素質和強能力的教學秘書隊伍，解決人人員配備不足及專業性不強等問題。

最后，引入科學的績效管理體系。應用型高校應當以學校目前教學管理的實際情況為基礎，制定科學合理的績效考核機制，既能確保考評的公平性，又可適當提高教學秘書的薪酬待遇。高校可以在注重多勞多得激勵理念的基礎上，強調能者多勞，優崗優酬，對于在教學管理中表現優異的教學秘書，可以以提供培訓機會、發放獎金、優先職稱晉升等方式給予褒獎。公平合理的績效激勵機制可以提高教學秘書自身存在感，促使其工作效率和工作質量得到全面提高，最終使高校綜合教學管理水平得到提升。

3.2.2 內部自身的創新

現今社會是激烈競爭的時代，不進則退，在這樣的時代背景下，在高校向應用型轉變的新形勢下，教學秘書工作不再是陳舊的服從照搬。教學秘書在認真執行校院兩級管理部門下達的工作任務的同時，必須要有開拓創新的精神。

（1）創新工作意識。

教學秘書必須明確自身服務的對象是廣大師生，堅持“以人為本”的教育服務觀。在日常的工作中，教學秘書要轉變過去陳舊的管理理念，增強服務意識，變被動服務為主動服務，既要考慮管理事務在每個師生身上體現出來的共性，也要考慮個別師生的個性化需求。只有本著“為教學服務”的工作方針，加強政治思想和職業道德教育，才能以點帶面，激勵教學秘書努力工作，激發教學秘書的工作熱情，提高自己的教學管理水平。

（2）創新工作思維。

教學秘書要積極學習先進的教育管理理論，借鑒先進的教學管理經驗，以提高自己的教學管理水平。一方面，教學秘書要多參加橫向、縱向校際、院系之間的教學管理工作研討會，開展教學管理業務探討，交流基層教學管理的工作經驗；另一方面，教學秘書要利用業余時間提高自己的專業知識儲備，高校也應支持一些較為年輕的教學秘書積極通過多種渠道和層次去攻讀教育管理類別的學歷學位。只有不斷取長補短，更新自己的工作思維，才能使教學秘書由內而外提高自身職業素質，進而推動教學轉型升級。

（3）創新工作手段。

辦公自動化是當前高校教務管理主要發展方向，順應這種發展趨勢，教學管理也必須從工作手段上加以創新，充分利用各種先進的信息技術手段，提高工作效率。目前，福建江夏學院的教務網絡系統已經覆蓋學生學籍、教學計劃和教學排課、考試事務、學生成績、教材征訂等幾乎所有一般性教學管理事務，在大大提高了辦事效率的同時，也對教學秘書的電腦操作能力提出了較高的要求。教學秘書要適應新形勢，掌握新技術，一方面，要熟悉電腦操作系統、數據處理軟件、學校教務管理系統等；另一方面，要掌握最新的信息通信工具如QQ 群、微信群、飛信群等，提高信息傳遞的效率。教學秘書只有能充分運用現代化的教學技術手段，才能大大提高教學管理的時效性，從而使教學管理實現規范化、科學化和現代化。

（4）創新工作能力。

在基層教務管理工作中，教學秘書應樹立較強的責任意識，不斷提升自己的綜合素質及工作能力，努力做好本職工作。首先，教學秘書必須具備溝通協作的能力。教學秘書是二級院系與教務處、教師與學生之間溝通的橋梁和紐帶，所以教學秘書要具備較強的集體意識與溝通能力，面對問題能夠從多角度進行全面的思考，及時對異議進行疏通，針對交辦與催辦的相關任務要妥善安排與處理。其次，教學秘書必須具備科研創新的能力。一方面，教學秘書長期處于教學管理的第一線，能夠及時發現教學中存在的問題，因此高校要多鼓勵教學秘書從事教學改革工作的研究；另一方面，教學秘書要善于把管理中的難題轉化為科研課題，積極參報教育管理科研項目，將工作實踐提煉成管理理論，進而再次指導實踐，從而對自己的工作形成有效幫助。

總而言之，只有與時俱進、轉變觀念、開拓創新、銳意進取，才能成為一名稱職以及出色的高校教學秘書，才能真正適應應用型高校教學管理的要求，為高校的轉型升級添磚加瓦。