事業單位檔案管理信息化建設方法淺談

李冬杰

摘 要：隨著社會的不斷進步與發展，我國事業單位的建設也越來越完善，對于事業單位檔案管理工作的要求和標準也在提高。網絡化的興起與普及，使檔案管理也逐漸趨向于電子化和信息化。事業單位應加強檔案管理信息化建設，積極開發利用檔案信息資源，提高檔案的透明度。檔案管理信息化建設順應了時代潮流，提高了檔案管理效率，推動現代化進程。本文主要研究事業單位檔案管理信息化建設方法。通過對事業單位檔案管理的意義、現狀等的分析，提出相應的建設方法。希望能夠豐富相關理論成果，為相關研究提供參考。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 信息化建設

1 前言

隨著社會的發展，檔案行業的地位也逐漸提升，受到更多人的重視。檔案已經承載了更多的意義與價值。檔案行業也在不斷地取得更多的進步。目前，國家各級檔案館和政府機構的檔案管理都在積極進行信息化建設，已經實現了初步信息化。企事業單位的檔案管理也取得了一定的進步，在信息化建設方面有了一定的發展。但是，相對于各級檔案館來說，企事業單位檔案管理信息化還有一定的差距。檔案管理信息化有利于節約成本、提高效率，推進事業單位的長足發展，推進信息管理現代化。

2 事業單位檔案管理信息化建設意義

1）有利于推動無紙化辦公。進行事業單位檔案管理信息化建設，將原先的紙質檔案變為電子檔案，有利于推進辦公的信息化、無紙化。在許多事業單位的辦公中，仍然以紙質文件為主，這樣，既浪費紙張資源，也會導致大量文件的堆積，占據空間、整理困難。辦公室無紙化的推進正在進行，其中，檔案管理信息化建設與無紙化辦公是無縫對接、相輔相成的關系。加快推進檔案管理信息化建設，有利于早日實現無紙化辦公。

2）有利于電子政務工作開展。事業單位的檔案很多都來源于其行政工作。而在其日常行政工作中，有很多具有政務價值的信息，包括圖片、文字等形式的資料。相關工作人員可以將這些資料進行篩選、分類、整理后，將其發布到事業單位的行政網站上。以檔案信息化推進電子政務的開展。同時，工作人員也可以將一些信息轉化為電子信函，發送到單位的網站上進行公示，這些信息也是電子檔案。

3）有利于檔案信息資源的開發。檔案具有極大的開發和利用價值。但很多機構對于檔案只是進行保存與管理，并不重視對檔案信息資源的開發與利用。因此，檔案的價值大部分被埋沒，需要進行挖掘和開發。在事業單位檔案管理中，對推進信息化建設，有利于工作人員更好地對于檔案資源進行收集、整理、保存，進而進行對檔案資源的開發與利用。信息化建設使檔案資源能夠更加系統化，有利于對檔案信息資源進行更好、更有效率的開發與利用。

4）檔案查閱突破時間和空間限制。在紙質檔案管理時期，檔案歸檔過程非常繁瑣，查閱檔案要進行多項步驟，十分復雜。但進行檔案管理信息化建設，可以優化檔案的歸檔和查閱。在查閱檔案時，只需要輸入相關的關鍵字，即可進行檢索，結果較為精確。這樣，進行檔案查閱不需要再到檔案部門，可以直接通過網絡登錄相關檔案信息資源庫進行查閱，突破了時間和空間的限制，簡化了流程，十分方便。

3 事業單位檔案管理信息化建設現狀

1）硬件設施不完備。有些單位尚未開展檔案管理信息化建設，有些單位檔案管理信息化建設的開展過程緩慢，仍處于紙質檔案管理階段。其中，很大的原因是因為單位硬件設施不完備，沒有檔案信息資源數據庫建設，導致文件檢索和查閱十分繁瑣，檔案歸檔程序復雜、步驟多。同時，沒有單位網站建設，可能會使民眾對單位工作產生誤解與質疑。

2）相關工作人員專業素質低。由于國內檔案專業人員相對較少，很多事業單位的檔案管理人員往往非專業人士，有些單位甚至沒有專職的檔案管理人員，都是其他部門的人員兼職進行工作。這樣，并不利于檔案管理工作和檔案管理信息化的進行。工作人員只對檔案進行簡單的分類和保管，并不具備檔案信息化的知識與技術，導致單位無法進行檔案管理信息化建設，限制了檔案管理信息化建設。

3）事業單位忽視檔案的重要性。有些事業單位的人員沒有充分認識到檔案的重要性和檔案管理信息化建設的必要性。他們認為檔案無關緊要，對檔案進行管理是在浪費人力物力，只要簡單保管文件就可以。這種思想使得其單位的檔案管理工作不規范，無法開展檔案管理信息化建設。長久下去，勢必會影響到單位的日常工作。

4 事業單位檔案管理信息化建設方法

1）完善檔案管理硬件設施。事業單位應完善檔案管理的硬件設施建設，購進一系列電子設備與存儲設施，為檔案管理信息化建設提供保障。完善的硬件設備可以確保檔案的保存與管理，良好的存儲設備為檔案資料備份提供了條件。因此，事業單位要重視檔案管理硬件設施的完善和利用，注重引進先進技術設備，提高工作效率。

2）提高檔案管理人員專業能力。推進事業單位檔案管理信息化建設，要提高檔案管理人員的專業素養和相關能力。通過對檔案工作人員進行培訓、進修、開展講座等方式，培養和提高檔案工作人員的檔案意識、檔案專業素養和檔案專業技術能力。同時，也要對工作人員的計算機能力進行提高，培養能夠推進檔案管理信息化建設的人才。在日常的工作當中，要鼓勵檔案管理人員樹立積極的工作理念，對其專業能力和計算機能力進行定期考核，促進檔案管理人員能力的培養與提高。

3）制定檔案管理信息化建設規劃方案。檔案管理信息化并不是短時間內能建設好的，需要明確的目標、具體的規劃和長期的努力。因此，事業單位要制定具體的檔案管理信息化建設規劃方案。并且，方案要具有可調整性，根據時代的發展進行相應的調整，使其能夠一直適應單位的實際情況和我國國情。

4）完善事業單位檔案管理信息化監督制度。在事業單位檔案管理信息化建設過程中，要有強有力的監督制度進行督促和保障其順利發展。完善的監督制度可以確保檔案管理信息化建設過程中的合法性，提供法律保障。同時，監督制度能夠提高工作人員的積極性和主動性。在監督制度下，相關工作人員能夠發揮主觀能動性，提高自身專業能力，積極進行檔案管理信息化建設。在事業單位檔案管理信息化建設監督中，要內部監督和外部監督共同進行，確保監督制度的合理性和保障性。

5 結語

本文主要討論事業單位檔案管理信息化建設方法，在新時代，事業單位檔案管理信息化建設已被提上日程。本文總結了事業單位檔案管理信息化建設意義：有利于推動無紙化辦公、有利于電子政務工作開展、有利于檔案信息資源的開發、檔案查閱突破時間和空間限制。分析了事業單位檔案管理信息化建設現狀：硬件設施不完備、相關工作人員專業素質低、事業單位忽視檔案的重要性。最后，提出了相應的推進檔案管理信息化建設方法：完善檔案管理硬件設施、提高檔案管理人員專業能力、制定檔案管理信息化建設規劃方案、完善事業單位檔案管理信息化監督制度等。

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