分析行政事業單位檔案管理的創新路徑

王璐

摘 要：結合實際，對行政事業單位檔案管理工作的創新路徑進行分析。首先闡述當前行政事業單位檔案管理工作現狀，其次在提出問題的基礎上，探尋行政事業單位檔案管理的創新路徑。

關鍵詞：行政事業單位;檔案管理;創新路徑

案管理對于行政事業單位來說是一項具備有對重要的數據資料與信息進行記載的工作管理，并且是行政單位必不可少的關鍵工作之一。但是在目前行政單位對檔案管理工作沒有加強對其的重視與合理開發利用。因此，行政單位在無形中就制約了業務工作的開展。

1 當前行政事業單位檔案管理工作中存在的問題

1）當前行政事業單位檔案管理工作的基礎比較薄弱。據大量的有關數據分析了解，我國目前行政事業單位中雖然都建立起了檔案管理制度，但是這些管理制度的基礎相當薄弱，而且在實際工作的執行起來時也沒有嚴格按相關要求進行，對一些重要的檔案沒有及時進行規范的管理與記錄存檔，也沒有細膩區分重要與不重要的檔案，將它們分類進行歸檔，使得眾多的檔案資料出現組卷混亂的情況時常發生。另外，由于行政單位中負責監督檔案管理工作的部門沒有執行到位，導致檔案管理工作人員習慣處于一種散漫的工作狀態，沒能嚴格的按照程序的相關規定來進行檔案管理，這些陋習的工作行為都會致使行政事業單位中的檔案管理工作出現呢各種大小不同的問題出現。

2）行政事業單位檔案管理的硬件設施落后。在我國，有部分行政事業單位由于沒有重視檔案管理的工作，致使其單位中的檔案管理所需的硬件設備沒有得到妥善管理，大多數的硬件設備都是比較陳舊的，甚至有些設備都已經無法正常使用了。即便行政事業單位的檔案管理的硬件設備的狀態都處于滯后與不足的條件下，行政單位也沒有檔案管理設備的這方面投入更多的資金與精力，所以才致使檔案管理的設備相對于落后。同時，檔案管理的工作環境也相對于比較差，通常辦公、存檔與檔案交接等工作都是在同一個地方進行，沒有嚴格按照要求進行分類辦理，所以導致檔案資料混亂的現象出現。對檔案資料的保護意識也沒有加強，沒有按規定設置一些防護的設施，導致檔案室里缺乏防火防盜與防潮的條件。總總問題的造成都是由于行政事業單位沒有對檔案管理工作的重視而忽略了其硬件設施的重要性。

3）缺乏健全的管理體系。雖然我國有部分行政事業單位建立有專門對檔案管理的部門，并且也投入了一定的人力、物力以及財力，也具備有了比較先進檔案資料管理硬件設備的檔案室。但是，卻缺少一套完善的檔案管理體系，從以下幾點可以看出：（1）通常的檔案管理體系具備有對檔案管理的實際工作指導作用，便于檔案管理工作人員依據其相關規定內容來進行科學規范的管理檔案資料;（2）制定有檔案管理體系的檔案管理工作在對資料進行存檔、出檔的過程都會嚴格的遵循相關制度來執行，確保了存出檔的信息記錄都能與系統信息保持一致。（3）雖然有部分行政單位中的檔案管理工作能夠采用計算機技術進行輔助管理，但是在管理過程中管理人員對計算機的使用不到位，沒有及時將資料檔案記錄存檔以及交接等，導致這些硬件設備也沒有能夠發揮他們真正的用處。

4）對檔案資源的開發和利用程度不高。檔案資源對一個行政事業單位來說就像是一筆寶貴的文化財富，而這筆財富需要單位相關人員去開發利用才顯得有價值所在。可是以目前的情況來看，大部分行政事業單位在進行檔案資源管理的時候，通常只進行一些簡單的收集檔案、整理檔案以及存檔保管檔案資料的工作，根本沒有對檔案資料進行開發與利用，甚至導致一些以表格紙張類型存入檔案室里的檔案因無人問津而發生霉變、受潮等現象。所以對檔案資料沒有進行開發與合理的利用也就意味著行政事業單位檔案管理的工作地下。

2 當前行政事業單位檔案管理工作的創新做法

1）強化管理，努力促使檔案管理水平不斷提升。在行政事業單位的檔案管理工作中，為了使檔案管理工作更加科學化的進行，首先應該加強對單位中檔案管理重要性的宣傳力度，必須要讓所有工作人員深刻的意識到檔案管理是對事業單位多么重要的一項工作，其次是加強檔案管理工作人員的培訓與學習，尤其是從領導管理層的人員開始做起，定期參加關于檔案管理工作內容的培訓會議，將檔案管理相關知識和技巧灌輸到每個部門的領導心中，切實提升檔案管理工作水平。因此，行政事業單位要建立檔案管理的領導組，對身處于檔案管理的工作人員以及其它部門相關人員參與關于檔案管理工作的都進行定期的指導與監督，并且結合實際的工作情況制定出科學性的考核制度，使檔案管理工作能夠以動態化的模式呈現，由管理層到基層的工作人員，由上至下的做起對檔案管理工作重要性的認知，共同攜手完成并提升單位檔案管理工作，從而促進檔案管理工作的科學化與規范化水準。

2）積極引進信息化管理手段，提升檔案管理的工作質量。隨著社會經濟的快速發展，我國目前也進入了電子科技現代化信息時代，絕大多數的企業單位都已經利用計算機技術對其工作的效率有著顯著的提升。然而，行政事業單位中的檔案管理工作為了適應社會發展的趨勢，也將信息技術引入檔案管理的工作中來，更加有效的提升了檔案管理的工作質量。在行政事業單位檔案管理工作中采用信息化管理方式，可以高效的將有利于事業單位的資源進行合理的開發與利用，而且還能將一些比較陳舊的紙張存檔形式化成以電子形式進行存檔，從而大幅度的延長了檔案資源的使用壽命。因此，如何將信息化技術管理的形式融入到行政事業單位的檔案管理工作中，那就需要先從該事業單位中檔案管理的硬件設備開始，及時更近配置先進的設備，才能有效及時的將事業單位內部信息能夠準確的傳遞，以此保證資料檔案的時效性，還可以利用先進的計算機技術對檔案資料中的紙質資料和電子形式資料進行同時存檔，確保其安全性。與此同時還能以互聯網技術向各個部門傳輸檔案信息服務，促使該事業單位上上下下都能夠實時的共享資源，從而提升了檔案資源的使用率。

3）建立檔案信息共享機制，不斷提升檔案資料應用價值。一個事業單位中的檔案資料能否為該單位提供完整性與細致化的數據資源，決定了該單位檔案管理工作的重要程度，也決定了此項工作是否能提升行政事業單位的檔案管理整體水平。可目前行政事業單位檔案管理技術比較滯后，在一定程度上制約了檔案管理工作的價值，也影響到檔案資料的可利用價值與被開發的價值。因此，需要以現代化的技術來對檔案資源進行全面性的共享，促使單位人員對檔案管理的價值觀念與各部門之間的信息交流，從而不斷的開發和利用檔案管理工作，有利于行政事業單位的發展。

4）完善管理及獎懲制度。由于行政事業單位中的檔案管理工作比較繁瑣，需要等級記錄的工作過程也相對于比較繁多，通常導致檔案管理的工作人員會對此崗位工作產生一種厭倦而煩躁的態度，不利于更好的將管理工作質量提升。因此，事業單位應當根據實際工作的需求，建立起科學合理的管理制度與獎懲機制，無論是對于基層員工還是領導人員，都要按照規章制度來進行全面性的考核，對表現良好的工作人員給予應得的獎勵，保證該制度的公正性與實用性。從而致使檔案管理的工作人員都能夠積極主動的將注意力投入到工作中來，以最優化高效的管理制度，來滿足與留住檔案管理方面專業盡職的人才。

3 結束語

綜合以上敘述，在事業單位檔案管理階段，想要探尋出有效的檔案管理路徑，促進單位工作的有效開展。那么，在實踐過程中，就需要對檔案管理現狀的內容進行研究。同時，在分析檔案現狀問題根源的基礎上，合理的選擇檔案管理方式。

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