機關檔案信息化建設的現狀與對策

柯春海

摘 要：大數據產業的迅速發展，使數字化、信息化發展成為當前社會發展的主流，傳統的紙質檔案管理已經無法滿足人們對高效、精準、便捷辦公的需求。近年來，國家信息化發展勢頭正猛，機關檔案也加入了信息化建設的浪潮。本文對區紀委檔案信息化建設現狀進行分析，找出當前區紀委在信息化檔案管理建設過程存在的不足，提出相應的解決措施。

關鍵詞：機關檔案;信息化建設;現狀;措施

1 區紀委檔案管理信息化的意義

中國已經進入社會主義建設的新時期，在持續的發展過程中，檔案占有重要位置[1]。區紀委的檔案對區紀委的人力、物力、財力等方方面面做了詳細、具體的記錄，對于區紀委的各項工作具有十分重要的參考意義。傳統的紙質檔案數量龐大，種類繁多，在使用時需要花費很長的時間查找翻閱，造成很大的不便。但在互聯網科技發達的今天，只需要通過最新的信息技術，對檔案信息進行分類整合，就能化繁為簡，翻閱檔案時，只需要通過檔案管理系統輸入檔案信息，系統就能自動進行數據運算，幾秒鐘就能找到所需檔案，極大提高辦事效率。檔案管理信息化可以節約區紀委的時間成本，提高管理水平，促進區紀委向高效、便捷、嚴謹的方向發展。

2 區紀委檔案管理信息化的現狀

1）缺乏對檔案信息化的培訓和指導。區紀委設立了專門的檔案管理部門，但在檔案信息化建設過程中，檔案管理部門并未有明確的激勵機制，檔案管理人員對新的管理方式和技術的學習熱情不高，使其對信息化的理解不透徹。同時，區紀委日常工作繁瑣，往往忽略了對檔案管理人員進行專業化培訓。檔案管理人員對檔案管理信息系統認識不足，使用時往往會出現各種問題，對一部分具有重要價值的檔案疏于管理，不能及時滿足區紀委的檔案需求，帶來嚴重影響。

2）檔案管理人員能力不足。檔案管理工作的質量的好壞，很大程度上取決于檔案管理人員的業務能力和個人素質，特別是檔案管理已經向數字化、信息化轉變，對檔案管理人員的要求更加嚴格。但在區紀委的檔案管理部門中，大多數的檔案管理人員年齡偏大，對檔案管理的認識仍停留在錄入檔案的層面，難以接受新鮮事物，對傳統的檔案管理方式根深蒂固。陳舊的檔案管理理念難以適應信息化發展的沖擊，無法滿足檔案信息化建設的需要。在每年的招聘中，檔案管理部門往往人員飽和，無法注入新鮮血液，導致新的檔案管理人才儲備不足。

3）對檔案信息化建設重視程度不足。檔案信息化建設的良好發展，離不開區紀委對檔案管理信息化建設的重視。但區紀委的檔案管理人員對檔案信息化建設的認識太過片面，檔案信息化管理并不僅僅是檔案的錄入和保存。檔案在市紀委的日常工作中，具有很好的利用價值，但由于檔案管理人員在信息化管理中的局限性，降低了檔案調取的效率，檔案管理的意義貶值，使檔案管理不被領導重視。其次，由于區紀委的領導缺乏對檔案信息化建設的重視，在建設信息化管理機制時，缺少資金的投入，沒有較好的環境保管檔案，檔案管理人員也沒有足夠的資金去學習檔案信息化建設的技術，也沒有資金采購信息化建設所需的設備，使區紀委的檔案信息化建設停滯不前。

4）網絡安全風險，檔案數據庫建設滯后。檔案由于其自身的特殊性，具有很高的情報意義，但目前互聯網黑客、間諜以及各種各樣的網絡病毒的存在，對檔案管理造成了很大的網絡安全困擾。目前，區紀委用辦公電腦作為檔案信息存放的處理器，且沒有進行加密處理，這樣做極大地增加了檔案被攻擊的風險，甚至有可能引起檔案丟失。檔案管理信息化區別于傳統檔案管理方式的特征之一，是不再單純的以收集和歸檔作為核心工作。施行檔案管理信息化的目的，是為了最大限度的挖掘檔案中的有價值的信息[2]。在大數據背景下，建立一個有效的檔案管理數據庫，能最快的從檔案中提取自己所需的信息。但目前，區紀委并沒有屬于自己的檔案數據庫，極大地降低了檔案的使用價值。

3 提高區紀委檔案管理信息化建設的對策

通過以上調查不難發現，區紀委盡管加入了檔案管理信息化的隊伍，但由于很多原因，在檔案管理信息化建設的過程中，依然存在很多問題，阻礙了區紀委檔案管理信息化建設的腳步。為了使區紀委檔案管理信息化進一步發展，必須有相應的應對措施。

1）提供專業的信息化培訓。信息化的發展，使傳統的以保存資料為目的的紙質檔案管理逐漸淘汰，人們日益重視檔案的潛在價值[3]。檔案管理信息化的存在，可以更高效、準確的挖掘檔案的深層次內容，因此，區紀委要加強對信息化管理系統的應用，提供專業、細致的培訓指導。

2）大力培養檔案管理人才。檔案管理信息化建設，對檔案管理人員具有更加嚴格的要求，區紀委應重視對檔案管理人才的培養，針對信息化建設，推出專業的講座和培訓，設立明確的獎懲機制，對于信息化理解透徹、執行良好的員工，及時的給予物質及非物質獎勵，如：優先評優權、增加績效獎金、獎勵生活實用物品等，提高員工對于信息化管理的學習熱情，促使其接受新鮮理念。同時對于不配合、不認真的員工，要有適當的懲罰，使檔案管理團隊具有良好的學習氛圍。

區紀委要對檔案管理部門的編制做出調整，為該部門挖掘精通互聯網的人才，注入新鮮血液，提升檔案管理隊伍的創新精神。區紀委的社會影響力廣泛，擴大檔案管理人員招聘名額，也可以有效帶動社會各界對檔案管理的重視，為檔案管理工作儲備更多的人才。

3）加強對檔案管理信息化建設的重視。對檔案管理認識的局限性導致了大多數機關部門并不愿把資金投入在檔案管理上，檔案管理設施陳舊。檔案信息化建設能夠最大程度的挖掘檔案價值，為區紀委的工作提高重要的參考，因此，檔案管理部門應更好的使檔案發揮出潛在價值，提高區紀委領導對檔案信息化建設的重視。只有為信息化建設引入大量的資金投入，才能更好的解決區紀委在檔案管理信息化中遇到的問題，加快檔案信息化發展的進程。

4）建立網絡防護機制和完善的數據庫。由于檔案本身是對工作中涉及到的方方面面進行詳細記錄，因此具有很高的情報價值，必須要提高檔案管理的安全性，為區紀委提供安全有效的服務。日常辦公電腦由于缺少網絡安全護盾以及公開操作等特性，很容易就被網絡黑客或間諜攻擊，導致檔案情報泄露，引起嚴重后果。因此，必須要采用專業的檔案數據處理器，安裝雙重防護，禁止除檔案管理人員之外的任何接觸，為檔案管理保駕護航。同時，對檔案管理人員進行網絡安全培訓，使他們認識到做好檔案保密工作的重要性，強化他們的網絡安全意識，避免人為因素影響檔案安全。其次，落后的數據庫檔案信息雜亂無章，搜索困難，因此必須摒棄落后的數據庫系統。區紀委檔案管理部門應根據自身工作的特性及對檔案的需求，建立一套屬于自己的完整、先進的數據庫系統，在保證網絡安全的前提下，對檔案數據進行更細致，更準確的整合[4]。同時，數據庫的建立，能夠將區紀委各部門、甚至其他機關單位之間的檔案進行統一管理，實現檔案數據共享，在機關單位之間形成一個完整的檔案數據平臺。

4 結語

機關單位進行檔案信息化建設，是順應網絡化、數字化、信息化發展趨勢必須邁出的一步。檔案信息化建設可以更好的發揮檔案潛力，提高工作效率，實現檔案數據共享，盡管目前區紀委的檔案信息化建設已經取得初步成效，后續發展過程中仍會遇到各種各樣的問題，一定要及時的發現并處理問題，使檔案信息化建設有序推進。

參考文獻

[1]齊建麗.提高機關檔案信息建設的重要性[J].現代國企究，2018（08）：150.

[2]許莉莉.探究事業單位檔案信息化管理的推動思路及舉措[J].黑龍江科技信息，2016（8）：173.

[3]左鑫芫.機關檔案信息化建設的實踐與思考[J].辦公室業務，2014（1）.

[4]劉麗.對農業事業單位檔案信息化及檔案信息化建設的思考[J].農民致富之友，2017（9）：223.