電力企業聲像檔案管理難點及對策建議

摘 要：電力建設在社會和經濟發展中發揮著不可替代的作用，隨著多年來我國電力建設快速改革與發展，產生了大量有價值的聲像檔案資料，檔案管理也成為電力企業管理的重要部分。聲像檔案作為新興的檔案資料，數據量龐大、編目工作復雜，因此管理也存在難點。本文分析了當前電力企業檔案管理的現狀、電力企業聲像檔案管理難點及措施建議。

關鍵詞：電力企業;聲像檔案;難點;建議

聲像檔案是通過錄制的聲音和影像（或圖像）的形式來對當時所發生的事物復制，與傳統的紙質檔案相比，更直觀、更全面、更準確。當前電子信息技術快速發展，電力企業發展過程中，產生著大量的聲像檔案資料，聲像檔案管理的同時，也在為企業發展服務。

1 電力企業檔案管理現狀

1）檔案信息收集不全面、保存有待完善。隨著電力企業建設工程的不斷擴張、企業文化活動的不斷豐富，產生了數量龐大的檔案資料，這給檔案管理工作帶來壓力，長此以往檔案管理工作難免面臨信息收集不全甚至保存不完善的問題，為后期檔案管理工作帶來了管理難度。

2）檔案管理信息化程度有待提升。檔案管理工作目的在于使繁雜的資料變得井井有條，便于查閱，檔案管理工作主要分為分散管理、分級管理以及統一管理。而在管理實踐時，缺少實用性強的參照標準，大部分檔案管理人員并沒有對檔案信息進行科學的編目分類，聲像檔案管理模式單一，甚至大部分都選擇了集中管理。統一管理方式能夠幫助企業檔案的完整性，但會造成工作量大，管理效率低。

3）管理人員專業水平有待提升。檔案管理不僅需要檔案資料的收集和整理，還需要進行編目分類、查閱檢索和歸還，工作量大且專業性要求比較高。然而很多電力企業領導對電力檔案管理工作不夠重視，甚至安排非檔案專業的人員對檔案進行管理，尤其是電力企業中年齡比較大的員工，并不具備檔案管理專業知識，尤其是計算機水平不高，無法勝任聲像電子檔案管理工作。

2 電力企業聲像檔案管理難點

1）聲像資料難以及時收集整理歸檔。（1）管理分散，因電力工程建設工期長且項目輻射面積廣，聲像檔案材料主要保存在項目管理部門或者相關個人的手中，將保管的權力交給了負責拍攝的人員，無法及時或完整地向檔案部門做好資料移交。從而會導致大量有價值的生產建設工作以及社會活動聲像無法完整留存。（2）聲像檔案數量龐大，編目系統不夠完善。隨著工程建設及企業文化建設等等活動的開展，聲像檔案資料高速且大量產出，生成了大量的原始素材。若不經過科學嚴謹的編目就進入檔案管理系統，其后果可能是需要利用某個場景或清理某些鏡頭時，耗費更多時間和資源去檢索，或再也找不到該資料，無法利用的檔案便失去了它的歷史研究價值。（3）專業檔案管理人員不足，缺乏專人專管機制。聲像檔案存在很多不同的載體形式，編目受上載時間、速度受限制，工序繁雜且工作量大，參與編目的人員少且不固定;大多編目人員非檔案專業出身，沒有經過系統的檔案理論知識學習，檔案意識薄弱;絕大部分編目人員沒有受過專業訓練，專業性不強，導致著錄信息不完整、不規范、不詳細，需要利用時，難以檢索到相關片段和鏡頭。

2）聲像檔案管理意識淡薄。聲像檔案管理作為新興的檔案管理方式，許多人并不理解，認為聲像只是企業在生產建設過程中的錄音或錄像，并沒有意識到這些也屬于檔案資料。還有人認為聲像檔案是負責拍照的人來負責保管，屬于個人行為。由于這些人本身并沒有較強的檔案意識或者為了本部門工作的方便，導致一些比較珍貴的聲像資料長期在個人或單個部門內部保管，沒有形成統一保管。電力企業隨著項目建設，人員流動性較大，容易出現聲像檔案流失現象，這將直接影響到電力企業聲像檔案的原始性和完整性。

3 電力企業聲像檔案管理對策建議

1）強化聲像檔案管理意識。必須要讓電力企業領導認識到聲像檔案管理工作的重要性，將聲像檔案工作融入到各個單位工作計劃中，增加相關經費的投入工作，才能夠保證人力、物力等方面的充足，通過多媒體技術積極的開展聲像檔案展覽工作，向電力企業員工們宣傳聲像檔案的重要性，從而才能夠提高全體人員的檔案意識，必須要落實相關責任，嚴格的按照相關規定和標準開展聲像檔案管理工作。

2）培養聲像檔案管理人才。提高聲像檔案管理人員的專業素養。聲像檔案編目人員的工作要求比傳統紙質檔案管理要求更高一些，他們的綜合素質高低直接影響到媒資編目的質量和檢索利用的效果，檔案意識薄弱和專業技術不過關都難以滿足當前聲像檔案編目的工作要求和標準。第一，應通過宣傳展覽、專題講座、職業崗位培訓等多種方式，加大檔案知識和法律法規的宣傳力度，學習聲像檔案管理專業知識，提高編目人員對聲像檔案管理的理解，形成專業精干的編目人才隊伍。

3）完善聲像檔案管理制度。（1）基于國家現有的檔案業務系統與電子檔案管理系統，制定更加科學、合理的編目方法，不斷地規范聲像檔案編目工作，不斷地完善和創新建設制度，保證檔案的真實性和原始性，完善聲像檔案管理工作的標準和人員的責任，檔案人員積極地參與到聲像檔案內容的拍攝中，從而提高聲像檔案管理工作的質量和水平。（2）電力企業檔案管理部門通過各種方法廣泛收集和認真歸檔聲像檔案，制定嚴格的制度才能夠有效地避免聲像檔案損壞或遺失。其一，可以通過正常的移交接收工作，由業務部門轉交給檔案管理部門;其二，對重點部門進行重點收集，強化收集工作;其三，廣泛的企業征集，對于在電力企業個人手中的原始聲像檔案，應該及時征集上交給檔案管理部門;其四，檔案部門直接征集，檔案人員積極地參與到各種事件的拍攝工作，尤其是聲像檔案的收集應該由主辦單位派人進行檔案的收集歸檔工作，從而才能夠保證聲像檔案工作的完整性以及時效性。（3）必須要對聲像檔案做好日常的保管和利用管理工作，長期保存的聲像檔案必須要定期地向檔案部門移交，將相關責任和規章制度加以落實，制定有效的配套措施，明確檔案管理人員的責任，并且加以落實，從而才能夠真正地做到有法可依，有章可循。同時加強宣傳，通過各種形式的會議方式向電力企業全員宣傳聲像檔案的重要性，從根本上提高企業員工們的檔案意識，并且逐漸地成為自覺行為，才能夠從根本上保證聲像檔案的真實性。

4）加強現代化的管理，實現聲像檔案信息資源共享。隨著信息技術和網絡技術的快速發展，聲像檔案資料快速生成，檔案部門應建立獨立的聲像檔案數據庫，才能滿足聲像檔案編目工作的需求，最終才能夠實現聲像檔案資源的利用。通過更為快速和便捷的方式實現聲像檔案的利用方式，從而才能夠充分的發揮出其價值和作用。

4 結束語

聲像檔案是現代社會檔案資源體系建設的重要組成部分，在電力企業工程建設或企業管理歷程中，發揮的價值越來越明顯。專業檔案人才的發展及不斷探索創新和實施聲像檔案資料管理，將會對做好聲像檔案收集整理和提供利用工作帶來積極的促進作用。

參考文獻

[1]吳曉希.工程建設聲像檔案管理的難點及對策[J].城建檔案，2018（06）.

[2]楊建林.城建聲像檔案管理工作面臨的問題與對策[J].中國管理信息化，2018（09）.

作者簡介

邢娟（1982-），女，漢族，湖北黃梅人，本科，中級館員，從事檔案管理相關工作。