物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下高校檔案智能管理與服務(wù)體系研究

董秀銳 馬峰濤

摘 要：高校檔案管理是高校教育管理中的重要組成部分，其中涉及的內(nèi)容比較多，涵蓋的領(lǐng)域也比較廣，在物聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的時(shí)代背景下，高校要加強(qiáng)對(duì)檔案智能管理的重視，提升檔案管理的安全性與科學(xué)性。本文分析了高校檔案管理智能化發(fā)展的重要性，并研究了智能管理中存在的問題，提出了相關(guān)的解決對(duì)策，以便提升高校檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：物聯(lián)網(wǎng);高校檔案管理;智能化;重要性

基金項(xiàng)目：河北省高等學(xué)校人文社會(huì)科學(xué)研究項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：SQ191131）。

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)逐漸被應(yīng)用到多個(gè)領(lǐng)域，將物聯(lián)網(wǎng)使用到高校檔案管理中具有十分重要的作用與意義，極大的提升了高校檔案管理的質(zhì)量，保證了高校檔案管理的實(shí)時(shí)性與安全化;但是目前在物聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的過程中，對(duì)其研究的成果仍然有限，缺少健全的理論體系，探究效果不明顯，所以將其應(yīng)用在高校檔案管理中還存在一定的問題，需要高校全面解決。

1 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案智能管理中應(yīng)用的必要性

隨著高校教育與管理體制改革的不斷深入，傳統(tǒng)的高校檔案管理方式已經(jīng)不能與時(shí)代發(fā)展的特征相匹配，在新形勢(shì)下，高校檔案管理必須要朝著智能化以及科學(xué)化方向發(fā)展，因此將物聯(lián)網(wǎng)使用在高校檔案管理中符合時(shí)代發(fā)展的特征以及高校檔案管理的需求。其次，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為高校檔案管理提供了技術(shù)支撐，能夠快速的將檔案信息對(duì)接到物聯(lián)網(wǎng)中，同時(shí)也轉(zhuǎn)變了線上與線下管理的局限性，為用戶提供了更大的便利，使得檔案管理的效率更高。此外，將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理中實(shí)現(xiàn)了檔案搜集、查詢、風(fēng)險(xiǎn)控制等方面的智能化，極大的節(jié)省了人員的投入，還在很大的程度上避免了檔案管理的失誤。總而言之，物聯(lián)網(wǎng)與高校檔案管理的相融合具有十分重要的價(jià)值與意義。

2 物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下高校檔案實(shí)現(xiàn)智能化管理面臨的問題

目前，高校檔案管理在應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)時(shí)還存在一定的問題，首先，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)需要較大的投入，其中引進(jìn)RFID 電子標(biāo)簽，需要配置閱讀器以及計(jì)算機(jī)等設(shè)備，投入的經(jīng)費(fèi)比較大，同時(shí)其還需要專業(yè)的管理與維護(hù)人員，但是很多高校在資金以及人才的投入方面不足。其次，由于物聯(lián)網(wǎng)與高校檔案管理相融合的方式還處于初步的探索階段，因此在運(yùn)行的過程中缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使得各院校之間、各部門以及教育行業(yè)之間難以實(shí)現(xiàn)資源的共享，導(dǎo)致檔案管理的智能化水平難以提升。此外，物聯(lián)網(wǎng)在運(yùn)行中還存在一定的安全隱患，極有可能導(dǎo)致重要信息的泄露，或者不法分子的侵入，造成管理系統(tǒng)的崩潰。

3 構(gòu)建給予物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案智能管理系統(tǒng)

智能管理系統(tǒng)是高校檔案管理中的關(guān)鍵，其主要是通過RFID 以及WSN等相關(guān)的技術(shù)來全面的獲取信息，然后對(duì)獲取的信息進(jìn)行識(shí)別、入庫以及查詢等。首先需要使用物聯(lián)網(wǎng)以及校園網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，布置傳感器節(jié)點(diǎn)，然后將采集到的數(shù)據(jù)傳送到數(shù)據(jù)庫中，經(jīng)過服務(wù)器的處理，最終傳送到檔案管理系統(tǒng)中，以便管理人員的查詢與維護(hù);同時(shí)通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持，用戶也可以在遠(yuǎn)程服務(wù)器中完成檔案的查閱以及使用，進(jìn)而極大的突破了傳統(tǒng)檔案管理在時(shí)間以及空間上的限制，為用戶的查詢以及應(yīng)用提供了更大的便捷性。

其次，構(gòu)建操作程序，其主要是借助RFID生成電子標(biāo)簽，然后利用電子標(biāo)簽進(jìn)行分類以及編號(hào)，最終將其固定到某個(gè)架位中，在查詢或者閱讀時(shí)就可以使用RFID進(jìn)行識(shí)別;同時(shí)其也能對(duì)檔案信息識(shí)別或者銷毀。如果需要檔案出庫，那么系統(tǒng)就會(huì)將信息全面的登記并備份下來，電子標(biāo)簽也會(huì)對(duì)其設(shè)置實(shí)時(shí)的定位;當(dāng)檔案需要入庫時(shí)，就可以使用RFID 閱讀器對(duì)信息進(jìn)行審核，直至全部進(jìn)行確認(rèn)之后才能入庫，這樣就會(huì)極大的提升檔案的出庫以及入庫的安全性，同時(shí)也減輕了檔案管理人員在出庫以及入庫工作中繁瑣的流程，避免了失誤。

此外，就是安全系統(tǒng)的建立，主要涵蓋了安全維護(hù)、防毀以及防盜等方面的內(nèi)容，庫房設(shè)置了煙霧感應(yīng)、紅外感應(yīng)、濕度控制等設(shè)備，使用移動(dòng)終端就可以對(duì)檔案進(jìn)行全面的監(jiān)控，如果出現(xiàn)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)異常，就會(huì)發(fā)出報(bào)警提示，檔案管理人員就可以根據(jù)預(yù)警的相關(guān)數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理中存在的安全隱患進(jìn)行排除，保證通風(fēng)、溫度以及濕度等能夠在正常的范圍之內(nèi)。另外，在防盜管理系統(tǒng)中，如果檔案信息并沒有從數(shù)據(jù)庫中發(fā)出離庫的指令，那么系統(tǒng)就會(huì)為管理人員發(fā)送檔案異常的提醒，也會(huì)激活報(bào)警，這樣就能夠極大的確保檔案的安全性。

4 完善基于物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案智能管理與服務(wù)體系

檔案管理和服務(wù)體系的構(gòu)建首先應(yīng)該秉持“以人為本”的觀念，站在用戶的角度思考問題，切實(shí)為用戶解決問題，加強(qiáng)與用戶的溝通與交流，及時(shí)明確用戶在檔案查詢或者閱讀中的需求，進(jìn)而提升服務(wù)質(zhì)量，讓用戶能夠獲得更高的體驗(yàn)度。在新時(shí)期下，檔案管理還應(yīng)該將知識(shí)管理作為理念指導(dǎo)，進(jìn)而保證物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下檔案信息更加多元化與精品化，比如：使用檔案信息的數(shù)據(jù)分析技術(shù)，為用戶打造出物聯(lián)網(wǎng)與檔案資源相結(jié)合的信息搜集引擎，搭建出全面的信息共享和交流系統(tǒng)，還應(yīng)該加強(qiáng)在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)支撐下的創(chuàng)新意識(shí)，轉(zhuǎn)變陳舊的檔案管理思路與管理方式等，同時(shí)還應(yīng)該拓展檔案管理的其他服務(wù)類型，如：咨詢參考服務(wù)、信息定制與推送服務(wù)等。

其次，高校還應(yīng)該積極引進(jìn)先進(jìn)的物聯(lián)網(wǎng)及時(shí)，有效的將檔案管理與物聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，其不僅提升了檔案管理的智能化，同時(shí)還減少了檔案管理的難度，避免在檔案管理中出現(xiàn)遺漏或者丟失的情況。高校還應(yīng)該根據(jù)學(xué)校的辦學(xué)特色，搭建具有個(gè)性化的檔案管理體系，采集人事、教研、后勤、財(cái)務(wù)等方面的信息，使用大數(shù)據(jù)或者云計(jì)算等方式，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工與整合，設(shè)置出專項(xiàng)檔案庫或者特色知識(shí)庫等，還應(yīng)該加強(qiáng)與其他院校的合作交流，構(gòu)建信息交流平臺(tái)，提升檔案的共享率。此外，學(xué)校還應(yīng)該積極補(bǔ)充以及完善網(wǎng)絡(luò)管理與安全管理系統(tǒng)，不僅要強(qiáng)化線上智能管理，同時(shí)還應(yīng)該完善線下智能服務(wù)體系，通過利用線下宣傳以及線上指導(dǎo)的方式，讓師生能夠全面的了解并掌握，最終靈活應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而提升檔案信息的利用率。

5 結(jié)束語

在新時(shí)期下，高校檔案管理不能僅僅停留在傳統(tǒng)觀念與模式中，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，開拓新思路，使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提升高校檔案管理的智能化水平，為高校師生提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。首先，高校應(yīng)該明確物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的重要性，并結(jié)合高校的實(shí)際情況制定出適合的管理體系。其次，高校還應(yīng)該分析目前在檔案管理中存在的不足，并尋找最佳的方式進(jìn)行解決。此外，高校還應(yīng)該不斷優(yōu)化檔案管理與服務(wù)的制度，保證檔案管理的高效性與安全性。

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