檔案數字化之后查檔新方法

馬慶華

隨著數字化時代的大發展，檔案事業也迎來了檔案數字化的破冰之旅，檔案數字化掀起了檔案事業的大革命，同時也徹底打破了傳統的檔案查閱利用程序和思路，考驗著每一位站在查檔一線的工作者們。如何了解并快速掌握檔案數字化之后的查檔工作現狀，開創查檔工作新方法成了擺在我們每一位查檔工作者眼前的頭等大事，如何將這大事解決好，就是解決好了檔案事業為國家各項事業發展、為人民群眾提供優質服務的問題，真正讓檔案發光發熱，起到保好駕護好航的作用。

一、明確檔案數字化工作與檔案利用工作的關系

檔案數字化工作與檔案利用工作不是兩個單獨的個體工作，而是不可分開的，密切銜接的，數字化是為了更好地利用，利用是數字化的最終體現和證明 ，數字化也是對實體檔案的最大保護，兩者相輔相成，相互促進。

二、開拓新時代檔案查閱利用新方法

檔案數字化新時代的來臨，使檔案工作也邁向了新征程，展現了新氣象，如此就給我們每一位檔案查閱工作者提出了新要求，如何做到傳統與簡化，傳統與創新相結合，需要我們不斷適應、不斷開拓檔案工作新方法。就青龍滿族自治縣國家檔案館來說，數字化工作自2008年開展以來至今已整整進行了10年，作為一名檔案工作者，我也在查檔利用的崗位上陪伴了10年，親歷了檔案工作10年來的大變遷，同時也在工作中探索出了一些新方法。

（一）精確查找法

這是所有查檔工作最簡單的方法。說白了就是服務對象知道文號、年度或者文件名稱中任何一個都可以快速檢索到，一分鐘之內就搞定，無論按照哪個條件檢索，都會達到“直通車”的效果。例如：服務對象需要查閱婚姻登記檔案，直接用姓名搜索就可以了。

（二）模糊查檔法

模糊查檔法是查檔過程中最難的查檔方法。例如，查檔對象不知道時間，不知道文件名稱，不知道文號，甚至不知道哪個部門下發的。說實話，真的很難接手，這是一項“大工程”，我們起了個名字叫“大活”。每當接到這樣的“大活”，我們都會采取這種模糊查檔，通過整體分析，推斷這是哪個年代，是哪個部門的職能，在系統上不輸入任何全宗號，不輸入檔案的形成和歸檔時間，不輸入責任者，連文件題名都是簡單到一個字或者一個詞進行大搜索，然后辨別相似度，再進行第二輪、第三輪篩查。雖然這是一項如大海撈針一樣的搜索，但還是很有效的。例如：2015年一位檢察院的同志來查檔案，就是這樣，什么都不清楚，只知道文件里的一句話。說實話，會不會懵掉，我也想懵，但是懵也解決不了問題啊，最后用了3天時間，終于查到了。這種查檔方法雖然繁冗，但卻是針對這種情況的唯一有效方法。通過這樣查檔，還給我們帶來了很多啟發，在查檔過程中稍加留意就會了解和熟悉更多館藏信息，同時也增強了我們工作者的決心和勇氣，再難咬的骨頭，我們也一樣可以；最覺得驕傲的就是來自服務對象的感謝與表揚，作為默默無聞的我們，沒有比一句來自群眾的謝意更珍貴的東西了。

（三）防錯查找法

這種方法是最不容易發現的，只能在工作中留意，用巧妙的方法曲線查找。雖然檔案數字化給檔案工作發生了巨變，但檔案數字化時出錯是難免的，這就需要我們查檔工作者及時發現并更正。

例如：婚姻登記檔案在館藏檔案之中位置明顯重要，與百姓生活息息相關，利用率排在全館各項檔案利用的首位。青龍館藏婚姻登記檔案主要分為三個明顯階段。一是1986年之前的婚姻登記檔案，這時的婚姻登記工作屬于各鄉鎮，形成的檔案也由鄉鎮負責管理，并由各鄉鎮負責移交入館，保管于各鄉鎮全宗之中，缺失較為嚴重。二是1986年到2005年的婚姻登記檔案。經民政部門統一接收之后，再進行的移交入館，尤其1990年之后，婚姻登記工作已經相對規范，檔案也相對完整。除個別特殊情況沒有存檔之外，且全是手工填寫，名字與身份證上的信息不一致現象占比例較大。三是2005年之后，青龍縣的婚姻登記工作實施全省聯網，身份證、戶口本、結婚證三證一致，查檔實現了直通車。

針對婚姻檔案中前兩個階段出現的問題，即用現在的身份證信息查閱時，出現搜索不到的現象，就要考慮是否改過名字，是否是姓名打（寫）錯。如果改過姓名通過詢問按以前的查找，例如“金小麗”，當時寫的金曉麗（金曉力、金曉利等等）；如果是數字化過程中出現錯誤（唐 **打成康**等等），那就需要我們換個方式搜索。例如：金**和李**婚姻登記檔案，可以單獨搜索一個人的姓名，如果不出現，就搜索另一個人的，如果兩個都不出現，可以用“金+空格”+“李+空格”+婚姻為題名，然后把責任者（鄉鎮）方法搜索，這樣全鄉鎮這兩個姓結婚的檔案都會出現，再逐個甄別。為防止把姓打錯還可以直接搜索名來查找。如果還沒有就是以案卷形式查找，對這個年度這個鄉鎮所有婚姻登記情況進行查找。

（四）記憶還原查找法

提這樣的方法，我是不是來搞笑的？當然不是，查檔案真的需要這樣子的方法，特別是針對一些年齡大的，已經記不清自己何時參加工作，何時調動工作，何時轉的臨時工，何時轉的合同制，有沒有參加改制，有沒有領過失業保險等等。我們需要像一個老中醫一樣，詳細詢問，對癥下藥。例如：在接續工齡檔案查找過程中，1986年之前，基本上所有的國有、集體企業人員都分為固定工、計劃內（外）臨時工、副業工、亦工亦農等幾種身份。1986年之后開始轉為農民合同制，或者招收城鎮合同制。國企改革之前，所有的地方都有很多廠礦企業，一個企業就有工人幾百人，他們情況各異。有的干了幾年，有的干了十幾年，有的參加了改制，有的沒有，有的即使參加了改制，人事檔案依舊沒有著落。如今他們都已經到了退休的年齡，有的被調動過，有的想接工齡，有的年齡錯誤，各種問題在人事檔案里沒有體現，需要仔細詢問，耐心查找，結合當時的時代背景從多個單位去翻閱。例如：一九八幾年從外地調過來，哪個月不清楚，因為當時廠礦企業太多，干部職工調動每年都有幾百甚至上千人，加之2004年之前檔案為案卷形式整理，一卷涉及調動的人員檔案都在100-300頁之間，每頁都查看壓力太大，而時間久遠當事人早已記不清何時來青龍。調動工作對于每個人來講都是人生中的大事，即使現在記不清，但有些當事人還是印象深刻的，那我們就把記憶還原吧。我就是問是冬天還是夏天，當事人說我穿著棉衣來的。這樣，我就從11月以后開始查看，很快就會有結果。再比如，我問你為啥要來青龍，他說，因為我媳婦要生孩子了。于是，我再通過詢問孩子年齡，推斷出當事人是哪年調動的就輕松了許多。來一個查工齡的，我需要問的問題很多，哪年參加工作，在哪個單位上班，歸哪個局管（經委或者商業），當時的身份是什么，哪年轉的合同制，參加過改制與否，領過失業保險與否，在哪個車間，從事什么行業（井下為特殊工種），通過詢問再進一步查找。即使問了一大堆問題，查找起來還是有一定難度的，有時接待一個人就需要一天甚至幾天時間。這也深刻暴露了傳統檔案以案卷管理的弊端，以案卷形式管理的檔案雖然在歸檔時簡化了，但利用起來卻很繁瑣，幾百頁的檔案裝訂在一起不利于檔案的保管，厚密度的裝訂對紙質檔案本身也造成了一定傷害，文件歸檔的最終目的是更好的利用，所以檔案的一切工作都要以方便快捷利用為最終落腳點。

（五）綜合分析法

這個方法需要工作人員熟悉掌握現存的和已經機構改革不存在的所有單位的工作職能的轉變，管轄權限的更迭，是對一名查檔工作者綜合素質的考量。有很多查檔者，不是帶著任務來，而是帶著問題來，需要我們答疑解惑，需要我們來理清他們的目的。例如：原來不論關于招工等人事工作，還是關于房子等建筑物的基建審批都是由計劃局（發改委的前身）下達的 。后人事問題由人力資源部門負責，涉及土地的由國土部門負責。這就需要我們去綜合分析，不是精確到哪年哪月，但至少了解大概年限。比如：哪個企業是集體，哪個企業是國企，哪個企業歸哪個局管，建國以來，有幾次機構改革，機構改革的大概時間，哪一年“四固定”，哪一年簽定第一輪土地承包，哪一個荒山承包，哪年林權登記，哪一年人口普查等等。例如：服務對象來時就說要查自己家的土地和山，我就要問是荒山還是林權，還是自留山，當時分山的時候公證過嗎？土地是1982年時候分的還是要查1997的？如果是荒山自留山就要查公證處的全宗，如果是林權要查林業局的全宗，如果是1982年分地的要從各鄉鎮檔案中查閱，如果是1997年就要從民生檔案中查閱。針對不同情況開展不同的分析，從不同全宗中進行查找，才能做到有的放矢，事半功倍。

三、在實踐中探索，不斷創造檔案事業閃光點

面對快速發展的黨的各項事業，檔案工作一定不要墨守陳規，快速跟上大時代的步伐，一路小跑做好后勤保障工作，在實踐中努力探索，創造更多的閃光點，在打好自身基石的基礎上，遇到新問題的時候，用新思路去考慮，從新角度去看待，用新方法去解決。

檔案作為一種過去式的存在，永遠在路上。檔案事業的工作者們也一定會砥礪前行，守一片凈土，撐一方屬于檔案人自己的晴空。

（作者單位：青龍滿族自治縣國家檔案館）