科學事業單位差旅費報銷存在問題及建議

馮靜

關鍵詞：科學事業單位 ?差旅費 ?問題 ?建議

一、引言

差旅費是指工作人員臨時到常駐地以外地區公務出差所發生的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內交通費。因工作需要，單位員工出差實地調研、參加培訓、學術交流會議等各種活動較多，與之相關的差旅費報銷必不可少，差旅費作為科學事業單位財務報銷的重要部分，必然成為財務管理的重要工作。財政部于2013年12月31日印發了《中央和國家機關差旅費管理辦法》，并于2014年印發了《中央和國家機關差旅費管理辦法有關問題的解答》。各地方結合當地實際情況，也制定了相關的管理辦法，但實際操作過程中仍存在一些問題，本文就相關問題進行了梳理，并提出了建議以供參考。

二、科學事業單位差旅費報銷中存在的問題

（一）公務卡“有卡不用”現象普遍

按照公務卡使用的相關文件規定，單位工作人員因出差支付的住宿費、機票等相關差旅費用，應優先使用公務卡結算，因暫未取得公務卡等原因，確實無法使用公務卡結算的，方可選用其他方式進行結算。實際工作中發現，部分員工擔心不能及時報銷還款，影響個人信用，不愿使用公務卡結算，要求借款出差;部分員工認為自己因公外出，是公事不是私事，不接受任何形式的費用墊付;隨著無現金城市的推開，很多年輕員工更傾向使用微信、支付寶等電子結算方式，導致公務卡使用范圍偏窄、使用率不高，“有卡不用”現象普遍。

（二）出差借款長時間占用備用金

按照科學事業單位財務規定，職工出差前可先借款， 出差返回后再辦理報銷沖賬手續。職工出差費用往往不能及時簽批報銷，導致差旅費借款積壓嚴重。再有因業務需要，部分職工出差相對頻繁，經常出現第二次借款發生，之前借款未沖銷的情況，備用金長時間占用已是常事。

（三）住宿費“真票虛開”現象嚴重

在不超過相關規定標準的前提下，住宿費是憑借票據據實報銷的。部分員工鉆住宿費標準的空子，在實際發生的住宿費未達到規定上限的情況下，仍按最高上限標準開具發票報銷。部分員工將住宿期間應由個人負擔的部分費用并入住宿費開具發票，真票虛開現象嚴重。

（四）票據不全，增加報銷審核難度

單位員工出差搭乘順風車現象時有發生，有的只有單程票據，有的根本沒有相關城市間交通費用票據，差旅費管理辦法也并未對此有明確說法，這便給出差包干補助的核定發放帶來困難。此外，因員工個人原因，相關城市間交通費票據丟失，報銷時不能提供相關票據原件，增加財務核實的難度。

（五）重復報銷或變相轉嫁出差費用

科學事業單位的差旅費報銷大多采用包干和實報實銷平行運行的方式，員工可以結合實際情況自行選擇。通常情況下，住宿費和城市間交通費在不超標準的情況下，根據所提供的票據據實報銷，市內交通費和伙食補助根據出差天數固定標準包干計算，這便給了部分人員可乘之機。實際工作中，存在上級單位人員將差旅費用部分轉嫁給下屬單位或個人的情況;存在出差人員在外接受招待，仍拿票據報銷或是領取包干補助，兩邊取利的情況;存在出差乘坐飛機，員工領取包干補助，又單獨報銷往返駐地和機場的交通費，重復報銷的情況。

（六）傳統會議普遍化，視頻會議推行不暢

傳統會議不論是組織方還是參會方，所有支出均是純消費型的。但是，鑒于網絡視頻會議系統初始投入較大，支出遠大于傳統會議，很多單位不愿嘗試，部分單位懶于嘗試，所以傳統會議遍地開花，視頻會議一直不能全面推行使用。

（七）非本單位員工的差旅費處理問題

非本單位員工報銷差旅費情況不能杜絕，又沒有相關的文件依據，所以處理起來有一些棘手。非本單位員工差旅費報銷的情況，主要是外單位人員提供勞務，聘請單位為其報銷城市間交通費。不管雙方簽訂的協議中有無約定差旅費的報銷問題，給其報銷差旅費的行為均屬于支付勞務費用，按照個稅相關規定，需要與勞務費合并計算，代扣代繳個人所得稅。如果處理不當，便可能給單位帶來稅務稽查的風險。此外，如果當事人回其所在單位報銷差旅費的話，就會出現重復報銷的現象。

三、事業單位差旅費報銷的建議

（一）完善細化出差事前審批和報銷制度

各科學事業單位在現有差旅費管理制度的基礎上，應結合單位實際情況，一方面強化出差事項事前審批，要求申請人填寫詳細的因公外出審批單，并逐級報批。另一方面，應將差旅費報銷制度進一步細化，將特殊事項分別作出明確規定，確保其可操作的情況下，讓員工有章可循。財務人員要嚴格把關，結合交通費票據和因公外出審批單做好審核工作，嚴格按照單位相關制度給予報銷，做好風險防控。

（二）推行公務卡結算

制定相應的公務卡使用結算制度，并做好宣傳培訓工作，使單位人員熟練掌握公務卡強制結算目錄，重點明確不使用公務卡結算的審批流程和財務報銷手續。嚴格控制不使用公務卡結算的支出事項，必要時可以要求報銷經手人提供書面說明，使本單位形成主動辦卡、自覺用卡的良好氛圍。同時財務人員要積極做好服務工作，及時協助滿足條件的員工申辦公務卡，提高單位員工公務卡的持有率和使用率，有效提高資金使用的透明度，加強財務監督與管理，減少報銷逾期、變相轉嫁費用和虛報支出等情況發生。

（三）雙管齊下，杜絕住宿費虛開

住宿費發票虛開是雙方民事行為，要想杜絕這種現象發生，必須雙管齊下。一方面，加大懲處力度。對于虛開住宿費的酒店、賓館等，一經查實，從嚴從重處理，讓其心生畏懼，不敢觸碰紅線。另一方面，單位員工報銷住宿費時，除提供住宿費發票外，需同時提供公務卡消費憑條，禁止使用現金結算。使用微信或支付寶等支付的，支付方式需選擇公務卡賬戶，并調取相關交易明細，作為報銷輔助憑證。

（四）加強公眾監督，增加透明度

按照相關規定，差旅費應由所在單位承擔，不得向下級單位、企業或其他單位轉嫁。公眾監督是監督機制的重要環節，監控力度很大程度上取決于公眾監督的參與度，要充分發揮公眾監督機制的作用，在不違反規定的前提下，可以將相關差旅費用明細按照“5W”原則（Who-誰，含非本單位同行人，When-什么時間，Where-去哪，What-干什么，Why-什么目的）在一定范圍內公開，陽光操作，增加透明度，讓貓膩無處遁形。

（五）逐步推行視頻會議，運用科技降低差旅費開支

充分運用可視電話、網絡視頻等現代信息技術手段，可實現不同地方同時在線視頻交流通話，進行異地“面談”，大大節省往來差旅費和時間，提高會議效率，降低會議成本。按照單位性質和規模大小可選擇軟件視頻會議與硬件視頻會議。云計算視頻會議的出現，開啟了視頻會議的新篇章，為單位提供了更好地選擇。王輝在其論文《集團差旅費管控政策與實施》中也提及，中興集團在2010年成立了網絡會議中心，通過網絡會議的形式來進行交流和下達指標任務，通過網絡會議，節約了出差次數，為集團節約了1億元以上的成本。

（六）盡量避免給非本單位人員報銷差旅費

對于在職人員，城市間交通費應要求其回所在任職單位報銷，聘請單位只支付勞務費。對于已退休人員，考慮到無處報銷差旅費的實際情況，在給付勞務費時可考慮涵蓋差旅費，但不建議單獨報銷城市間交通費。前提條件是，勞務費發放金額不能超過相關勞務費發放標準。

四、結束語

差旅費作為科學事業單位重要的經常性支出，制定科學合理的差旅費報銷制度至關重要。推行公務卡結算，增加差旅費用透明度，能有效減少票據虛開虛報、費用轉嫁，也有利于財務部門對差旅費開支的科學管理和風險防控。

參考文獻

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