淺談企業ERP實施過程中制度升級與溝通能力提升的必要性

白明權

關鍵詞：ERP ?企業 ?制度 ?溝通

一、ERP實施的現狀及存在的問題

我國目前已經實施或準備實施ERP的特大型、大型骨干企業約1000家，中小型企業約3000家。盡管在機械、冶金、制藥、制衣、電子、石油、化工、煙草、出版、商貿等行業都有企業應用了ERP，但行業的大面積推廣應用還很少，在銀行、證券、能源、交通等重要行業的ERP應用也才剛剛起步。

在我國購買了ERP軟件的企業中，按預期按預算成功實現系統集成的企業約占10%，沒有實現集成或部分實現集成的約占30%-40%，失敗的卻占50%，總體約有80%的大型系統是不成功的。

從上述數據可以看到，我國企業實施ERP成功的概率并不是很高，但是在殘酷的企業競爭中，為增加企業競爭力，提高管理效率又使得企業不得不積極主動的上線ERP系統，實現財務會計的信息化、管理的信息化以及數據分析的智能化。在實施過程中，如果不提前做好功課，對實施ERP實踐認知不夠則有可能給企業帶來實施成本的大幅增加，還無法達到預期管理效果。

二、成功實施ERP的企業實例

本案例為中航天赫（唐山）鈦業有限公司實施ERP過程的實例，以企業總賬與采購管理、庫存管理、存貨核算對接過程，來體會制度升級與溝通能力提升在實施ERP過程中的必要性。

（一）企業實施ERP前公司主要管理機構人員狀態

企業背景：2005年4月建廠，2007年7月開始籌備ERP建設。

財務人員：國企退休財務人員，平均年齡較大、2007年7月份引入本科財務會計人員為實施ERP做準備。

庫房人員：公司領導的愛人、家屬，退休財務人員。

采購銷售人員：領導為老業務，均為國企退休返聘人員。

當時企業人員狀態及存在的制度，基本上是無法進行ERP建設的，制度相對來說還好完善，但是涉及到人員的溝通及學習能力，應該說是非常有難度。最難改變的就是人在其已有閱歷中形成的觀念，尤其是面對老齡化的隊伍，其觀念更是難以改變。

（二）實施面臨的問題

（1）面對的人員協同阻力，在實施過程中，財務受到了除了財務部門以外部門的集體排斥，有的人因為增加新的工作內容而抵觸，有的人沒有能力進行ERP激烈排斥，有的人因為ERP的規范化觸及其利益而排斥。

（2）企業數據基礎薄弱，ERP實施需要梳理大量的原始基礎數據，而這些又和企業的核算基礎有著緊密的聯系，手工帳核算向電算化過渡時，期初數據化是一個非常繁瑣的過程，它需要財務人員對于賬實、賬證、賬表做好全面復核，才可以正式開始初步ERP實施。

（3）企業制度老化，ERP實施本身是一個流程再造的過程，它可以通過規范化的信息處理對企業的制度提出完善需求，并使得企業的運行更加的效率化、規范化。

（三）面對上述問題提出的方案

1、加強溝通核實原始基礎數據

財務人員全部下沉，做好庫房基礎數據的賬實復核工作，對庫房的手工帳與實物的盤點做了系統的整理，對于存在的賬實不符問題做了大量的調查調整工作，糾正了庫房管理人員存在的落賬拖延、原始單據手寫隨意、物資帳實型號不符及數量不符等問題。

財務數據初始化較為簡單，難做的是總賬與庫存的對接過程，這個過程自2007年8月份一直到2008年3月份才得以完成。

2、人力資源制度完善

在進行期初數據化及ERP實施的過程中，人力資源制度得到了完善，用人的標準、對于員工的考核規范都以ERP為核心展開了升級工作。

3、內控制度完善

內部控制制度也隨著ERP的實施發生了質變，為了應對ERP的要求，甩掉手工帳，對于實物的控制管理必須要加強，制定了嚴格的盤點制度，例如：對于企業所有庫別的材料物資，財務部材料會計通過每月抽盤的形式，在每年1月至9月全部類別抽盤完畢;每年10月由企業綜合部組織年底大盤點，利用三個月時間再對所有物資進行抽盤一遍，通過加強監管來保障賬實、賬賬相符。

4、全面提升管理人員溝通能力，建立部門每月培訓計劃問責制

在ERP建設初期確定了材料會計必須每周一去物流中心與倉儲人員做溝通，在業務技能、操作技能等方面及時的予以指導。這個原則非常有效，杜絕了財務人員高高在上，每月只去一次庫房，或者幾個月都不去庫房的管理，在溝通上創造了條件。

綜合部制定了各部門月度培訓計劃，并對計劃是否實施進行問責。在ERP建設時，必須通過一定頻次的培訓工作加深員工對ERP建設必要性的認知，并需要通過培訓增加員工必備的技能。通過每月2次至3次ERP相關知識的講解以及相關技能、內控制度的培訓，在很大程度上促進了ERP的實施進度，提升了員工的溝通能力以及管理能力。

（四）結論

公司實現了ERP初步建設的成功，總賬與采購管理、庫存管理及存貨核算實現完美對接，賬賬、賬實相符，大大提高了企業的管理水平和管理效率，為企業的決策提供了高效的數據支撐。

三、制度升級與溝通能力提升的必要性

從實例可以看到制度升級與溝通能力的提升在ERP實施中的必要性主要體現在如下三個方面：

（1）制度升級是企業ERP實施必須要做的事情，這是由傳統管理向信息化企業資源計劃過渡的必須要做的事情，是一個新舊觀念轉化的過程，是企業管理水平提升的過程。

（2）沒有制度升級過程，ERP是不會實施成功的，形同虛設，不但耗費了企業的資金、資源，還拖累了企業的管理水平，舊制度和ERP實施勢必在很多環節是沖突的，沖突而不改進必然造成企業的內耗，不利于企業的發展。

（3）企業的任何一個制度的落地都需要通過溝通來傳達，必要的時候需要面對面的培訓，來實現每個員工對制度準確無誤的理解，否則無法保證制度實施時每個員工的執行力，在執行力不足或出現偏差時，ERP無法達到預期效果。

四、結束語

鑒于制度升級是一個持續的過程，而且制度推行在初始階段可能需要這樣那樣的調整，如果一線員工不能正確適時的給出意見反饋，則有可能導致制度完善的不切合實際，因此員工溝通能力的提升成為企業必須重視的事項，這里所說的員工溝通能力的提升不僅僅是中高級管理人員的溝通能力，更多的指的是普通員工的溝通能力的培養，企業須注重每一個員工的溝通能力的提升。

企業ERP實施是企業流程再造的過程，制度升級會伴隨著ERP實施逐步開展的，制度的升級意味著新的制度需要每一位員工充分理解，并保證不折不扣的執行，保證執行則需要雙向溝通，可見制度升級和溝通能力提升是ERP得以順利實施的必要條件。

參考文獻

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