大數據背景下高校檔案管理面臨的挑戰及對策

姚樹靜

(山東廣播電視大學，山東 濟南 250014)

大數據成了云計算后一種新技術，并在各行業廣泛使用，在大數據背景下，一些繁雜的管理組織行為能夠通過對海量信息數據進行收集，并進行數據處理以及數據分析，使之有規律可循。高校學生檔案管理，能夠將學校的教育與管理工作具體展示出來，對學生今后的學習與發展具有非常重要的影響。過去的管理方式已經不能滿足現在的需求，在大數據背景下，怎樣更加有效地收集以及分析高校學生檔案的數據，并根據這些數據更好地管理高校檔案，是眾多高校需要解決的一項課題。

一、大數據的概述與特征

信息技術革命是大數據的起源，大數據最早是由美國提出的，目前并沒有一個統一的概念。[1]近幾年信息以及互聯網行業極速發展，大數據成為了云計算后一種新技術，給許多管理方式與方法都帶來了更多的發展機遇和諸多挑戰。多種類、海量、速度快以及價值高就是大數據。可以看出，大數據的重點就是對大量數據進行快速處理，然后讓這些數據具有更加有用的價值。學生通過大數據，能夠對豐富的知識進行更加快速的掌握，教師通過大數據，能夠進一步了解學生的興趣，從而讓教學方式更加完善。大數據在進行信息分享時，能夠突破時間、空間的限制。大數據還包含信息評價、相關的數據背景等重要內容，它不止是表面的數據形式，還存在許多地有待發現的潛在價值。[2]

(一)數據量大

這是大數據的核心特征。隨著互聯網的普及，人們在獲得信息的同時也產生了許多的信息，這就是數據量大的主要原因。

(二)數據種類多

這是數據自身外在形式的表現。傳統的數據類型經常使用表格、文字等形式進行數據的處理，如今快速發展的互聯網技術，還增加了視頻、微博、二維碼等形式，這些呈現的海量數據都是半結構化或者非結構化的。[3]人們在面對龐大的數據量時，也能快速獲得自己需要的信息。

(三)價值密度低

數據量大，但實用的數據較少，這就是它的基本屬性。[4]信息數據的價值密度，隨著信息數據的無限增值反而趨小。

(四)處理速度快

大數據時代的重要特性就是數據處理的效率。數據量的增多，信息傳播速度的加快，使數據處理速度也要隨之加快。

由此可見，大數據并不是“大容量”的本質，而是“大價值”。對大量的數據進行處理以及運用，才是大數據時代到來的標志。

二、高校檔案管理面臨的挑戰

(一)高校檔案面臨信息資料收集的挑戰

目前，在高校的學生檔案管理中，主要包括下面這幾點：首先是在校的眾多學院學生檔案的管理，這是主要的高校檔案管理部分；其次是對于休學以及參軍入伍等學生的檔案資料管理；最后是關于即將畢業的學生的檔案資料管理。每年入校以及畢業的學生都非常多，這些學生們具有非常大的流動性。如果學生檔案根據學科門類進行管理，那么就會有非常龐大、繁雜的對應的信息數據。[5]對于檔案管理信息化建設的工作，許多高校雖然也在積極地進行，但是由于學生檔案信息化程度相對較低，紙質檔案存在的形式占相對較大的比例。因此，面對學生檔案的雜亂以及繁多的現狀，如何進行信息化建設和收集與歸檔紙質檔案，是大數據背景下高校學生檔案面臨的一個挑戰。

(二)高校學生檔案面臨管理業務的挑戰

目前，我國許多高校學生檔案管理的方式，依然較為傳統，對于眾多學院學生檔案的查找，一般都是通過工作人員的手動查找，這種查找方式的效率和質量都非常低。[6]而現在，能夠將大數據充分利用起來，對高校檔案的紙質檔案進行處理，用現代的信息技術取代之前傳統的員工手動查找，運用云平臺將高校學生的檔案資料進行儲存，然后進行計算和分析，讓高校學生檔案管理的工作，由眾多、雜亂實現了規律化以及程序化。[7]

(三)高校學生檔案服務面臨學生管理的挑戰

高校學生檔案管理的傳統方式一直面對的問題，就是服務理念的嚴重缺乏，在學生檔案管理工作上，傳統方式一般都是被動的，對于學生檔案的利用率非常低。現在在大數據背景下，都是在云數據庫中對檔案進行分類以及分析，對于傳統的學生檔案管理方式來說，是難以滿足信息多樣化的。

三、加強高校檔案管理的對策

(一)樹立大數據學生檔案管理的理念

在當今大數據的背景下，檔案領導層、管理人員的重視，是高校學生檔案管理想要實現轉變所離不開的。持續加強對學生檔案大數據建設的認知是高校檔案領導層與管理人員所需的，能夠意識到建設高校學生檔案管理大數據的必要性，在高校現代化建設的范疇中，納入學生檔案管理，加大力度推動信息化與高校建設學生檔案大數據建設的共同發展。[8]如果想要在高校中開展建設大數據工程，首先要將大數據理念進行不斷深化，只有高校內部具有良好的大數據理念，才能更好的開展這項工作。要不斷加大宣傳力度，使人人都能意識到大數據學生檔案管理理念，都能積極主動地進行配合，或者參與到相關工作中來。

(二)加大學生檔案管理資源配置與建設力度

要加強高校學生檔案資源的管理，就有必要對高校學生檔案管理的工作人員進行合理的配置。檔案管理工作人員必須要有非常堅定的政治立場，專業知識非常熟悉，具有良好的信息素養，這些是高校檔案管理人員所應具備的。這就要求高校一定要高度重視檔案管理工作人員的建設，通過培訓提高檔案管理工作人員綜合素質。

(三)建立高校學生檔案大數據管理平臺

實現信息數據資源整合的重要基礎就是數據標準化與數據開放。想要將高校內部不同院系、不同機構的眾多學生的個人信息進行一個統一的整理，建立一個大數據管理平臺是非常有必要的，一定要建立一個多層級、多中心的平臺。[9]通過這個平臺將高校內部的學生檔案信息進行統一的收集以及整理，為高校的檔案管理提供更為便捷、高效的服務。通過這個平臺，高校能夠通過大數據將眾多學生的信息進行更加成熟的整合，讓高校對校內眾多院系的發展情況進行一個多層次的對比，為高校發展戰略的制定提供科學依據。

(四)加大數據庫建設力度

要實現大數據，就必須要依據原始信息，構建基礎的數據庫。在進行高校學生檔案數據庫建設時，應當按照國際標準、國家的相關標準，將人力、物力以及財力等充分結合起來，創建多個多媒體數據庫、文件條目數據庫以及全文數據庫。

目前，我國大部分高校采用FoxPro、Dbase以及FoxBASE等系統，來進行編寫高校學生檔案機構的數據庫管理系統。在一定程度上來說，FoxPro、Dbase以及FoxBASE等系統只能應用于高校內部，如果要想實現大數據的目標，FoxPro、Dbase以及FoxBASE等系統在數據完整性以及安全性等方面都是不能達到要求的。各個高校就必須要共同建立一個云數據庫，聯合開發出適用于各高校操作系統以及平臺的數據庫，讓檔案信息資源能夠真正及時更新、高度共享。

高校學生檔案管理，向大數據轉變的過程是十分漫長的。在大數據背景下，一些繁雜的管理組織行為能夠對海量信息數據進行收集，并進行數據處理以及數據分析，從而使信息變得有規律可循。高校學生檔案管理部門，要深刻明白大數據背景下帶來的機遇與挑戰，充分將大數據利用起來，從而發揮高校學生檔案的作用。