大型醫院科研經費管理系統需求論證

李琨 蔣義

一、管理現狀

隨著國家、地方政府、軍隊等縱向管理部門對醫藥衛生科研事業的投入，醫院科研經費類型多、金額大，管理復雜。各部門紛紛出臺了相關科研經費管理規定，對科研經費的預算編制、預算執行、結算報銷、財務驗收、監督檢查等提出了具體要求。醫院作為科研經費載體，為各課題各項目負責人搭建一個連接科研管理部門、財務部門、資產采購部門、審計部門、紀檢部門的綜合性經費管理系統，勢在必行。

二、存在問題

科研經費管理貫穿在整個項目管理中，預算編制經費的決算及財務驗都與科研經費管理息息相關。但是日益增長的科研經費報銷需求，與傳統的經費管理模式產生了矛盾，科研人員無法從繁瑣的財務管理中脫身，財務部門也面臨著課題類型多，經費報銷量大，入賬不及時、外撥不到位、結題管理難等重重考驗。

（一）預算編制不合理。課題負責人在填報項目申請書時，往往將重點放在如何中標，將精力花在研究內容的撰寫上，在編制預算時，項目負責人更多關注如何獲批更多的經費，而不是根據研究任務和實際需求進行預估，從而導致預算批復后執行遇到困難。

（二）經費預算執行不嚴格。預算調整多次頻繁。課題跨度約3-5年，由于在研究過程中，項目負責人缺乏對預算的把控，導致預算執行時存在問題，比如單項支出超預算，常見于勞務費，差旅費，版面費等，或者部分預算執行過少或不執行，比如設備費等，這一問題的出現，很大程度由于項目負責人和科研管理部門對預算執行過程缺乏信息掌控，無法了解目前科研經費管理的狀態。

（三）科研經費超支，科研課題負責人無法掌握課題進展狀態，監管部門無法時時監督提醒，課題經費由于批復時間較晚等原因，導致課題負責人會拆東墻補西墻，進行科研經費活動，經常會導致幾個課題賬目混合核算，造成經費超支。

（四）結題審計多采用報送審計。科研課題結題審計多采用報送審計方式，如果課題組沒有電子檔案或者憑證電子版，往往會因為去財務部門拍攝原始憑證，浪費了大量的時間和精力。

（五）科研部門和財務部門管理上的需求不能滿足。隨著科研部門對管理的精細化程度提升，按不同的類型提取數據，為領導提供科學決策的需求越來越強烈，分類統計、指標考核、財務分析等需要越來越高。

三、系統構建（見圖1）

從課題的全生命周期來看，課題經費分為經費入賬，預算支出與調整，結題審計。通過此流程實現課題經費的及時順利入賬管理、網絡結算報銷管理。

（一）入賬管理

包括財務部門對銀行到賬單的公開展示，課題組對經費確認，科研管理部門對課題進行入賬管理，扣除管理費后，推送財務部門進行入賬。

（二）網絡結算報銷

由課題組發起結算報銷，網上填寫報銷單，選擇合適的預算，上傳發票等必要附件，提交各級領導簽字，科研部門預審后，財務部門支付。本系統對可實現分項預算控制，預算調整，對日常零星結算、合同管理、網銀支付，實現從發起到網上審簽到支付的全過程管理。

（三）實現各種類型的查詢統計分析

從經費來源維度、課題分類維度，課題狀態維度、經費起點維度的多角度查詢。滿足科研及財務部門的各種類型查詢統計需求，為領導提供決策支持。

為課題組提供一表清的界面，滿足結題課題管理需求，提供分年度支出明細賬，電子賬單，按類型統計的決算表。（見圖2）

（四）電子檔案管理

醫院一方面讀取電子發票的關鍵信息，轉化為報銷單據信息，簡化了員工報銷填單過程，另一方面利用虛擬打印技術，將PDF文件轉化為影像，提單審核環節不用逐個打開PDF附件，直接以影像形式展開，快速高效。電子檔案系統有權限開放，對于報銷部門，發票狀態與報銷狀態同步變化，查驗完畢的電子發票，自動歸集為個人發票集合，處于審核中、已通過和已入賬的電子發票均被鎖定開放。可實現分權限的電子檔案信息管理。對于供應商，對大型設備的分期支付，藥品承兌進度等一目了然。對于醫院管理部門，分析各種分類匯總數據，為領導經濟決策提供支持。