醫學院校通用耗材供應保障模式探討和實踐

耿韶華, 董君楓, 張 帆

(首都醫科大學 國有資產與實驗室管理處, 北京 100069)

醫學院校通用耗材是指學校辦公類耗材、部分勞保用品和諸如實驗用玻璃儀器、衛生刀剪、鑷針盤架、衛生布、棉紗、紙及塑料橡膠制品等在各類教學科研行政活動中常用的耗材[1]。這幾類耗材具有種類多、應用覆蓋面廣、消耗量大的特點。目前我國多數醫學院校通用耗材保障供應采取各內設部門、下設學院(部)分散采購的模式。這種傳統的模式造成耗材質量難以有效保證、耗材浪費現象嚴重、教職工時間精力被占用等問題[2]。有鑒于此,首都醫科大學積極探索醫學院校通用耗材供應保障新模式,取得了良好的效果。

1 特色配送中心規范化建設

新興經營管理形態。現代化配送中心是一個多功能、集約化物流據點,把訂貨、收貨、驗貨、倉儲、裝卸搬運、揀選、分揀、流通加工、配送、結算、信息處理等作業有機結合起來。配送中心作業流程主要有:進貨作業、保管作業、分揀作業、配裝作業和送貨作業[3]。而傳統物流是按照裝卸搬運、運輸、倉儲等不同專業服務分門別類各自單獨運行,各項作業相對獨立。相比較而言,配送中心接力式便利儲運、鏈條型全方位服務具有耗費小、效率高、物流成本低、服務水平高的特點[4]。

1.1 通用耗材供應保障機制的建設和運行

在通用耗材供應保障方面,學校物資供應中心按照配送中心基本標準和流程機制建設和運行,主要體現在以下幾方面:

(1) 進貨作業人員根據庫存耗材數量和學校師生需求向供應商訂貨,倉庫保管人員負責驗收和接收訂購的耗材；

(2) 倉庫保管人員負責庫房管理、耗材分類、入庫、歸置和保管；

(3) 為了分揀工作便利和庫房管理規范化,學校供應中心分揀業務采取超市模式,即同時設置庫房和貨架,倉庫保管人員根據貨架上耗材數量情況從倉庫提貨對貨架進行補貨,分揀工作人員在貨架區按照師生提交的訂單進行分揀；

(4) 配裝人員負責將分揀好的耗材進行配裝作業,并根據訂單信息同領取人共同核對耗材數量、型號、規格等是否匹配；

(5) 結算工作人員負責學校師生同物資供應中心結算，及物資供應中心同供應商的結算。

1.2 建設具有特色的配送中心并完善職能

通用耗材供應保障必須符合學校各項工作實際,滿足學校師生工作學習需求,所以必須建設具有醫學院校特色的配送中心并完善其職能。

(1) 特殊耗材,如手術服、器械盒、機讀閱卷耗材等無庫存耗材。為滿足這部分需求,學校供應中心向師生提供個性化需求服務,由用戶向供應中心提出購買申請,經審核符合法律和相關規定,由供應中心向供應商購買,購買的耗材只提供給提出購買申請的專門用戶；

(2) 二氧化碳、氧氣等氣體鋼瓶是醫學院校教學科研工作必用品[5]。學校供應中心將氣體鋼瓶的管理和領用納入職能建設中,建立了氣體鋼瓶物聯系統。按照編碼規則為每一個鋼瓶進行編碼,用戶更換鋼瓶時以編碼空鋼瓶更換為編碼滿裝鋼瓶。以編碼跟蹤方式查詢鋼瓶目前所處狀態(用戶使用中、庫存空瓶、氣站流通中、庫存重瓶)、所在位置和鋼瓶詳細流通歷史,實現氣體鋼瓶動態安全規范管理[6]；

(3) 易制毒試劑。對易制毒試劑必須嚴格、安全、統一、有效地進行管理[7]。學校供應中心建立了易制毒試劑供應審核和雙人雙簽制度,即審核使用易制毒試劑的教學科研活動是否合法合規,在領用時領用方必須有兩人同時到場領用和簽字,而且至少一人必須為本校教職工,防止易制毒試劑被冒用、濫用。

特色配送中心規范化建設的著眼點和落腳點是提高服務質量和效益,寓管理于服務之中。這也是區別于市場化配送中心的不同之處。市場化配送中心主要追求經濟效益,特色配送中心在立足于為師生提供周到、便利、高效的耗材供應服務的同時,還兼顧耗材采購成本控制、集約節約利用和安全規范管理與使用的能力建設。將經濟效益和管理效益統籌于服務效益之中,以提高服務效益帶動提高經濟效益和管理效益,以經濟效益和管理效益的提高促進服務效益的提高。

2 構建基于信息技術和信息系統的供應鏈

供應鏈的研究對象是貫穿其始終的“三流”:信息流、物資流和資金流,供應鏈管理就是對信息流、物資流和資金流進行設計、規劃和控制[8]。隨著互聯網和信息技術的快速發展和廣泛應用,信息流的重要性日益凸顯,它記錄著整個商品交易活動的過程,在更高位置對物資流和資金流進行控制[3]。 因此要提供良好的物資供應保障服務,必須要有現代化信息處理和傳輸系統。在通用耗材供應保障方面,首都醫科大學物資供應中心從學校實際出發,借鑒電子商務發展經驗,構建基于信息技術和信息系統的供應鏈[9]。

2.1 信息-物資流

信息-物資流的示意圖見圖1。

圖1 信息-物資流示意圖

(1) 進貨工作人員根據信息系統中顯示的耗材庫存數量和師生提出的采購申請向供應商提出采購需求,庫管員完成驗收和接收操作后,在信息系統中進 行入庫操作并生成入庫單。

(2) 師生根據信息系統中顯示的耗材信息生成訂單并將其關聯到相關負責人,負責人在信息系統中審核后,訂單即時進入分揀和配裝階段。分揀和配裝工作完成后,信息系統向師生發送領取短消息通知,師生根據通知內容簽收訂單和領取耗材。

(3) 庫管員依據信息系統中顯示的耗材數量進行盤點操作,并在信息系統中進行盤盈/盤虧操作以確保耗材顯示數量的準確性。

2.2 信息-資金流

信息-資金流示意圖見圖2。

圖2 信息-資金流示意圖

(1) 已簽收訂單信息在信息系統中會顯示在訂單結算欄中,師生在訂單結算欄中選擇全部或者部分已簽收訂單生成結算單,自動生成的結算金額為所選訂單金額之和。師生在結算單中錄寫所在部門、經費支出項目號、項目負責人等信息。

(2) 供應中心結算工作人員將結算單在信息系統中作接收處理后送至學校財務部門,后者通過內部轉賬方式將資金由經費支出項目轉入供應中心中轉項目。

(3) 信息系統將入庫單按不同供應商自動進行歸類,進貨工作人員根據信息系統中入庫單信息與供應商核對賬目,再由供應商生成相應發票。結算工作人員在信息系統中將發票和入庫單作關聯處理后送至財務部門,財務部門通過銀行匯款方式將資金由供應中心中轉項目轉入供應商銀行賬戶。

2.3 條形碼技術的應用

條形碼技術是一種利用計算機自動識讀和采集數據的自動識別技術,可以快速、正確、有效、適時地處理信息[10]。學校供應中心在商品標簽、申請單編碼、訂單編碼、結算單編碼、合同編號中均運用了條形碼技術,貫穿于信息-物資流和信息-資金流的全過程。在實際操作中條形碼技術簡單實用、信息采集速度快、信息采集量大、可靠性高、設備成本低,在減少勞動量和勞動強度、降低人力成本的同時,極大提高了工作準確性和效率。

2.4 信息化的供應鏈模式

從傳統供應鏈模式升級為基于信息技術和信息系統的供應鏈模式,實現了從采購到結算全口徑全過程信息化、痕跡化和可追溯性,極大提升了服務和管理的質量和效益。學校供應中心通過信息系統與師生的物資和結算需求直接對接,形成以供應鏈為基礎的高效、快捷、便利的服務平臺。信息系統中痕跡化的載體是詳實記錄信息-物資流和信息-資金流各個過程和細節的數據,追溯數據進行數據分析和比較。用以糾正錯誤,彌補管理漏洞,考察評價管理過程、方法和效果,監控資金使用和流向,確保資金安全,不斷提升管理水平和內涵,同時為后期的預測、決策、建設及創新提供科學全面、精準有效的數據支撐[11]。

特色配送中心規范化建設與基于信息技術和信息系統的供應鏈進行有機融合。信息系統猶如大腦和神經系統,特色配送中心職能猶如組織和器官,形成一個安全高效、規范集約的供應保障模式。立足于供應中心和資源配置層面,新模式提高了資源配置效率,依據效益=正確的目標*效率原理[12],在確立提供周到便利及高效的耗材供應服務目標前提下,產生了良好的資源配置效益,在提供優質信息化服務的同時,節省了大量人力,節約了大量資金。同2014年采用傳統模式比較,采用新模式后,2015年資金節約率為25.56%,2016年資金節約率29.57%。在立足于學校和資源利用層面,新模式推動資源利用由單純使用型向集服務效益、經濟效益、管理效益于一體的綜合效益型轉變。首都醫科大學通用耗材供應保障模式既具有體現現代理念的頂層設計,又具有體現信息化特色的系統籌合,即體現通用耗材保障供應的普遍性,又著重突出醫學院校通用耗材保障供應的特征性,具有很強的可復制性和很大的推廣價值。