網上錄取對考試檔案管理的影響與應對

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(濟南市教育招生考試院)

目前很多考試工作的開展都采用了網上錄取的方式，極大地優化了考試管理的各項工作，對學生的檔案管理工作也提出了新的要求。

一、網上錄取方式概述

在互聯網快速發展的背景下，目前在考試管理中的報名、考場安排、考試組織以及考生信息采集等多個工作流程中都運用了信息化操作方式，在互聯網上即可完成，突破了傳統考試模式中實地報名與信息采集方式中時間與地點的制約，有效提升了考試效率。針對學生的錄取也實行了網上錄取的方式，有效優化了考試流程。

檔案是學生身份的象征，也是學校進行人才選拔的重要參考依據，在考試完成之后，應當對學生的檔案進行相應處理，向學校檔案管理部分移交，對學生的檔案進行豐富與完善。傳統考試錄取方式下實行的是紙質檔案，隨著網上錄取方式的實行，在錄取方式中充分運用了計算機技術。網上錄取的流程包括為學生制作電子檔案，由招生的院校對學生發布提取檔案的信息，之后由省級的招生辦公室對電腦進行投檔，高校提取學生的檔案，省級招生辦公室進行錄檢，完成之后最終確定出錄取名單，并在網上對學生進行錄取。在網上錄取方式中不同的部分分別負責不同的工作內容，實現了各司其中與分工協作，有效促進了錄取工作的順利進行。在錄取上采用異地遠程錄取的方式極大地節省了考試錄取所需要的人力、物力與財力，為網上錄取提供了重要的理論參考依據與支持，充分實現了錄取方式上的公正與公開性，促進了高校的擇優錄取。

二、網上錄取對考試檔案管理的影響

網上錄取對考試檔案管理的影響包括導致學生傳統紙質檔案的遺失，導致學生傳統紙質檔案項目管理上的不健全，檔案管理的滯后性。

1.導致學生傳統紙質檔案的遺失

隨著網上錄取方式的進行，對傳統的紙質檔案管理工作也產生了較大的影響，產生了電子檔案這一形式，在錄取與退檔上都采用了電子檔案的形式。由此容易造成學生傳統紙質檔案的遺失。在網上錄取率方式的實行之下，學生的紙質檔案已經完全不參與錄取過程，學生一般是在學校錄取之后在高校內才會重新獲得新的紙質檔案，由此容易導致學生紙質檔案的遺失，不利于學生紙質檔案的管理。在傳統的手工錄取條件下高校能夠直接接觸到學生的檔案，隨著錄取方式的結束，直接將紙質檔案帶回，能夠對紙質檔案進行有序管理。但是網上錄取方式下學生的紙質檔案管理一般需要經歷從學校招生辦到省級高招辦公室獲得這一形式，或者通過郵政部門將學生的檔案已送到高校之中，或者是由學生本人進行懈怠，但是不管哪種寄送方式都容易造成紙質檔案的遺失。

2.導致學生傳統紙質檔案項目管理上的不健全

紙質檔案是學生在進入高校之前的各種情況的一種原始記錄，充分涵蓋了學生的獎懲記載情況、入黨與否、入團資料以及學生的體檢結果、考試報名表、考試成績以及學生的高考填報志愿等，通過紙質檔案中各項類別的記錄能夠充分反映出學生在進入到高校之前的各種活動表現。

但是隨著網上錄取方式的進行能夠看到，目前在學生的紙質檔案管理類別上出現了遺失現象，在管理項目上出現了不健全的現象，可能缺乏學生在進入到高考之前在工作與學習方面上的記錄，在學生團組織關系與黨組織關系上的資料不夠完整，主要是對學生進行褒獎，但是在學生懲罰方面的記錄上不足。

3.檔案管理的滯后性

隨著網上錄取的進行，在學生紙質檔案管理上存在著一定的滯后性，進行檔案管理所需要的時間周期較長，增加了對學生檔案管理工作的難度，將短期的周期性工作變成了一項長期而復雜的工作，給高考生檔案管理工作的進行增加了難度，隨著紙質檔案管理中部分項目的遺失與不健全，給高校對學生的檔案管理工作增加了難度，對學生管理活動的開展也較為不利，可能會引發學生與學校之間的糾紛。

三、網上錄取對考試檔案管理的應對措施

隨著網上錄取對考試檔案管理的影響應當充分利用信息數據居加強信息搜集，建立信息化的紙質檔案管理方式

1.充分利用信息數據居加強信息搜集

隨著網上錄取方式的進行，在考試檔案管理上也應當充分引進信息化的操作方式，建立檔案管理的數據庫，及時清理并核對學生的檔案管理信息，包括新生報道信息等。積極運用多方力量，加強對數據的搜集與整理，針對檔案遺失與數據不全現象積極發動各方力量進行尋找，確保考生檔案信息的完善性。在郵遞過程中導致遺失的，由郵政部門負責追回。針對檔案信息不完全的現象，及時對其進行補充完整。

2.建立信息化的紙質檔案管理方式

隨著網上錄取方式的進行，在傳統的紙質檔案管理方式中也應當積極融合進行信息化管理方式，要求建立信息化的紙質檔案管理方式，將紙質檔案與電子檔案管理方式進行充分融合。尤其是在考生的錄取階段，電子檔案對學生發揮著重要的作用，同時隨著錄取工作的結束，電子檔案的作業也隨之減弱，起到主要作用的依然是紙質檔案。為此在管理過程中應當加強紙質檔案與電子檔案兩者之間的共同配合與協作，在兩者的共同作用之下實現對學生檔案工作的有效管理。隨著網上錄取方式的實行，電子檔案的作業也越加明顯，為學生的檔案管理工作提供了重要的信息技術上的支持，在對電子檔案的管理與運行上充分采用了最新的技術力量，為電子檔案的運行提供了多方面的支持。同時在紙質檔案與電子檔案之間建立了有效的協作發展機制，實現了兩者之間共同作用的發揮。在紙質檔案遺失的情況下能夠充分利用電子檔案進行恢復，建立有效的紙質檔案恢復管理機制，確保在遺失情況下重新制作的紙質檔案的真實性。

四、結束語

計算機技術的快速普及發展對招生考試工作帶來了重要的影響與革新，尤其體現在網上錄取方式的實行，有效改善了招生考試工作，同時隨著新的錄取方式的進行，對學生的紙質檔案管理也產生了較大的影響，導致學生傳統紙質檔案的遺失，導致學生傳統紙質檔案項目管理上的不健全，并且檔案管理出現了滯后性，給傳統的紙質檔案管理工作帶來了較大的難度，要求及時優化檔案管理工作，充分利用信息數據加強信息搜集，建立信息化的紙質檔案管理方式，針對遺失的檔案建立有效的補辦措施，充分促進考生檔案管理工作的信息化。