網(wǎng)上錄取對(duì)考試檔案管理的影響與應(yīng)對(duì)

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(濟(jì)南市教育招生考試院)

目前很多考試工作的開展都采用了網(wǎng)上錄取的方式，極大地優(yōu)化了考試管理的各項(xiàng)工作，對(duì)學(xué)生的檔案管理工作也提出了新的要求。

一、網(wǎng)上錄取方式概述

在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，目前在考試管理中的報(bào)名、考場(chǎng)安排、考試組織以及考生信息采集等多個(gè)工作流程中都運(yùn)用了信息化操作方式，在互聯(lián)網(wǎng)上即可完成，突破了傳統(tǒng)考試模式中實(shí)地報(bào)名與信息采集方式中時(shí)間與地點(diǎn)的制約，有效提升了考試效率。針對(duì)學(xué)生的錄取也實(shí)行了網(wǎng)上錄取的方式，有效優(yōu)化了考試流程。

檔案是學(xué)生身份的象征，也是學(xué)校進(jìn)行人才選拔的重要參考依據(jù)，在考試完成之后，應(yīng)當(dāng)對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行相應(yīng)處理，向?qū)W校檔案管理部分移交，對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行豐富與完善。傳統(tǒng)考試錄取方式下實(shí)行的是紙質(zhì)檔案，隨著網(wǎng)上錄取方式的實(shí)行，在錄取方式中充分運(yùn)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)。網(wǎng)上錄取的流程包括為學(xué)生制作電子檔案，由招生的院校對(duì)學(xué)生發(fā)布提取檔案的信息，之后由省級(jí)的招生辦公室對(duì)電腦進(jìn)行投檔，高校提取學(xué)生的檔案，省級(jí)招生辦公室進(jìn)行錄檢，完成之后最終確定出錄取名單，并在網(wǎng)上對(duì)學(xué)生進(jìn)行錄取。在網(wǎng)上錄取方式中不同的部分分別負(fù)責(zé)不同的工作內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了各司其中與分工協(xié)作，有效促進(jìn)了錄取工作的順利進(jìn)行。在錄取上采用異地遠(yuǎn)程錄取的方式極大地節(jié)省了考試錄取所需要的人力、物力與財(cái)力，為網(wǎng)上錄取提供了重要的理論參考依據(jù)與支持，充分實(shí)現(xiàn)了錄取方式上的公正與公開性，促進(jìn)了高校的擇優(yōu)錄取。

二、網(wǎng)上錄取對(duì)考試檔案管理的影響

網(wǎng)上錄取對(duì)考試檔案管理的影響包括導(dǎo)致學(xué)生傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的遺失，導(dǎo)致學(xué)生傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案項(xiàng)目管理上的不健全，檔案管理的滯后性。

1.導(dǎo)致學(xué)生傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的遺失

隨著網(wǎng)上錄取方式的進(jìn)行，對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作也產(chǎn)生了較大的影響，產(chǎn)生了電子檔案這一形式，在錄取與退檔上都采用了電子檔案的形式。由此容易造成學(xué)生傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的遺失。在網(wǎng)上錄取率方式的實(shí)行之下，學(xué)生的紙質(zhì)檔案已經(jīng)完全不參與錄取過程，學(xué)生一般是在學(xué)校錄取之后在高校內(nèi)才會(huì)重新獲得新的紙質(zhì)檔案，由此容易導(dǎo)致學(xué)生紙質(zhì)檔案的遺失，不利于學(xué)生紙質(zhì)檔案的管理。在傳統(tǒng)的手工錄取條件下高校能夠直接接觸到學(xué)生的檔案，隨著錄取方式的結(jié)束，直接將紙質(zhì)檔案帶回，能夠?qū)堎|(zhì)檔案進(jìn)行有序管理。但是網(wǎng)上錄取方式下學(xué)生的紙質(zhì)檔案管理一般需要經(jīng)歷從學(xué)校招生辦到省級(jí)高招辦公室獲得這一形式，或者通過郵政部門將學(xué)生的檔案已送到高校之中，或者是由學(xué)生本人進(jìn)行懈怠，但是不管哪種寄送方式都容易造成紙質(zhì)檔案的遺失。

2.導(dǎo)致學(xué)生傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案項(xiàng)目管理上的不健全

紙質(zhì)檔案是學(xué)生在進(jìn)入高校之前的各種情況的一種原始記錄，充分涵蓋了學(xué)生的獎(jiǎng)懲記載情況、入黨與否、入團(tuán)資料以及學(xué)生的體檢結(jié)果、考試報(bào)名表、考試成績以及學(xué)生的高考填報(bào)志愿等，通過紙質(zhì)檔案中各項(xiàng)類別的記錄能夠充分反映出學(xué)生在進(jìn)入到高校之前的各種活動(dòng)表現(xiàn)。

但是隨著網(wǎng)上錄取方式的進(jìn)行能夠看到，目前在學(xué)生的紙質(zhì)檔案管理類別上出現(xiàn)了遺失現(xiàn)象，在管理項(xiàng)目上出現(xiàn)了不健全的現(xiàn)象，可能缺乏學(xué)生在進(jìn)入到高考之前在工作與學(xué)習(xí)方面上的記錄，在學(xué)生團(tuán)組織關(guān)系與黨組織關(guān)系上的資料不夠完整，主要是對(duì)學(xué)生進(jìn)行褒獎(jiǎng)，但是在學(xué)生懲罰方面的記錄上不足。

3.檔案管理的滯后性

隨著網(wǎng)上錄取的進(jìn)行，在學(xué)生紙質(zhì)檔案管理上存在著一定的滯后性，進(jìn)行檔案管理所需要的時(shí)間周期較長，增加了對(duì)學(xué)生檔案管理工作的難度，將短期的周期性工作變成了一項(xiàng)長期而復(fù)雜的工作，給高考生檔案管理工作的進(jìn)行增加了難度，隨著紙質(zhì)檔案管理中部分項(xiàng)目的遺失與不健全，給高校對(duì)學(xué)生的檔案管理工作增加了難度，對(duì)學(xué)生管理活動(dòng)的開展也較為不利，可能會(huì)引發(fā)學(xué)生與學(xué)校之間的糾紛。

三、網(wǎng)上錄取對(duì)考試檔案管理的應(yīng)對(duì)措施

隨著網(wǎng)上錄取對(duì)考試檔案管理的影響應(yīng)當(dāng)充分利用信息數(shù)據(jù)居加強(qiáng)信息搜集，建立信息化的紙質(zhì)檔案管理方式

1.充分利用信息數(shù)據(jù)居加強(qiáng)信息搜集

隨著網(wǎng)上錄取方式的進(jìn)行，在考試檔案管理上也應(yīng)當(dāng)充分引進(jìn)信息化的操作方式，建立檔案管理的數(shù)據(jù)庫，及時(shí)清理并核對(duì)學(xué)生的檔案管理信息，包括新生報(bào)道信息等。積極運(yùn)用多方力量，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的搜集與整理，針對(duì)檔案遺失與數(shù)據(jù)不全現(xiàn)象積極發(fā)動(dòng)各方力量進(jìn)行尋找，確保考生檔案信息的完善性。在郵遞過程中導(dǎo)致遺失的，由郵政部門負(fù)責(zé)追回。針對(duì)檔案信息不完全的現(xiàn)象，及時(shí)對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)充完整。

2.建立信息化的紙質(zhì)檔案管理方式

隨著網(wǎng)上錄取方式的進(jìn)行，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式中也應(yīng)當(dāng)積極融合進(jìn)行信息化管理方式，要求建立信息化的紙質(zhì)檔案管理方式，將紙質(zhì)檔案與電子檔案管理方式進(jìn)行充分融合。尤其是在考生的錄取階段，電子檔案對(duì)學(xué)生發(fā)揮著重要的作用，同時(shí)隨著錄取工作的結(jié)束，電子檔案的作業(yè)也隨之減弱，起到主要作用的依然是紙質(zhì)檔案。為此在管理過程中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者之間的共同配合與協(xié)作，在兩者的共同作用之下實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案工作的有效管理。隨著網(wǎng)上錄取方式的實(shí)行，電子檔案的作業(yè)也越加明顯，為學(xué)生的檔案管理工作提供了重要的信息技術(shù)上的支持，在對(duì)電子檔案的管理與運(yùn)行上充分采用了最新的技術(shù)力量，為電子檔案的運(yùn)行提供了多方面的支持。同時(shí)在紙質(zhì)檔案與電子檔案之間建立了有效的協(xié)作發(fā)展機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了兩者之間共同作用的發(fā)揮。在紙質(zhì)檔案遺失的情況下能夠充分利用電子檔案進(jìn)行恢復(fù)，建立有效的紙質(zhì)檔案恢復(fù)管理機(jī)制，確保在遺失情況下重新制作的紙質(zhì)檔案的真實(shí)性。

四、結(jié)束語

計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速普及發(fā)展對(duì)招生考試工作帶來了重要的影響與革新，尤其體現(xiàn)在網(wǎng)上錄取方式的實(shí)行，有效改善了招生考試工作，同時(shí)隨著新的錄取方式的進(jìn)行，對(duì)學(xué)生的紙質(zhì)檔案管理也產(chǎn)生了較大的影響，導(dǎo)致學(xué)生傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的遺失，導(dǎo)致學(xué)生傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案項(xiàng)目管理上的不健全，并且檔案管理出現(xiàn)了滯后性，給傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作帶來了較大的難度，要求及時(shí)優(yōu)化檔案管理工作，充分利用信息數(shù)據(jù)加強(qiáng)信息搜集，建立信息化的紙質(zhì)檔案管理方式，針對(duì)遺失的檔案建立有效的補(bǔ)辦措施，充分促進(jìn)考生檔案管理工作的信息化。