建設(shè)項目檔案保護研討

劉文紅

摘 要：建設(shè)項目檔案是國家檔案的重要組成部分，是實現(xiàn)建設(shè)項目科學管理和運行維護的基礎(chǔ)性和技術(shù)保障性依據(jù)。如何維護檔案的完整與安全，保護檔案原貌，以最大限度延長檔案壽命是檔案保護工作的主要任務(wù)?！耙苑罏橹?，防治結(jié)合”是我們檔案保護工作的基本方針，通過對檔案制成材料損壞原因的探究，保存環(huán)境的升級，尋找科學的檔案“防”與“治”方法，做到理論與實踐相結(jié)合，使建設(shè)項目檔案保護工作得以可控在控。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項目；檔案保護；實踐

1 概述

中電投電力工程有限公司（以下簡稱工程公司）是國家電力投資集團公司的工程建設(shè)管理專業(yè)化公司，承攬各種大中型火電建設(shè)任務(wù)?；痣姽こ探ㄔO(shè)周期比較長，項目檔案的形成周期也較長，產(chǎn)生單位多，數(shù)量大，產(chǎn)生與保管使用檔案的單位分離，檔案未移交前，檔案在項目臨建設(shè)施里存放條件相對比較差，因此，工程公司各項目部在項目檔案的形成過程中處于首要把關(guān)的位置，工程公司在建設(shè)項目檔案保護方面責任重大。

1.1 檔案的定義

《中華人民共和國檔案法》第2條，《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T1—2000）分別給出了檔案的定義，共同明確了檔案的歷史記錄性、原始記錄性重要作用?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28）將項目檔案定義為：“指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件”，本文就主要針對建設(shè)項目檔案保護進行研討。

1.2 檔案的種類

中國古代有甲骨、金文、石刻、竹簡、木牘、縑帛等的檔案?，F(xiàn)代檔案，按載體，有紙質(zhì)檔案、照片檔案、電子檔案、實物檔案等。

建設(shè)項目檔案載體主要以紙質(zhì)檔案為主，結(jié)合照片檔案、電子檔案、實物檔案構(gòu)成建設(shè)項目檔案的全部。

1.3 檔案保護意義

檔案的原始性和唯一性決定了檔案的珍貴性，檔案成為一種不可再生資源。重大建設(shè)項目檔案具有專業(yè)技術(shù)性、多樣性、通用性、標準性、成套性特點。重大建設(shè)項目檔案保護工作的成敗直接影響建設(shè)項目檔案在建設(shè)項目生產(chǎn)、經(jīng)營管理及項目建設(shè)過程中的利用。因此，建設(shè)項目檔案保護意義重大。

2 檔案保護問題

“檔案制成材料是記載并反映檔案內(nèi)容的物質(zhì)材料。”不同質(zhì)地的檔案載體存在不同的問題，主要問題有以下一些情形：

2.1 紙質(zhì)檔案常見問題

首先是紙張老化，外觀上變黃，質(zhì)地上變脆；其次是紙質(zhì)文件字跡耐久性問題，比如：圓珠筆字跡材料、油印文件、印泥隨著時間的流逝會出現(xiàn)模糊，退色甚至脫落，嚴重影響了項目檔案的長期利用。

2.2 照片檔案常見問題

受外界環(huán)境的影響，照片檔案會出現(xiàn)影像消退、膠片發(fā)黃或出現(xiàn)彩色斑點、斷裂、黏結(jié)、發(fā)霉、發(fā)潮等問題。

2.3 電子檔案常見問題

歸檔載體防寫問題，光盤、磁帶保持清潔問題，記錄涂塵保護等問題。

2.4 實物檔案常見問題

實物檔案的清潔及妥善保護完好無損問題。

3 項目檔案保護研討

本部分先議論項目檔案保護問題的原因分析，然后，針對這些原因，提出項目檔案保護措施。

3.1 問題原因分析

首先，是對檔案保護存在問題的原因進行分析。

3.1.1 紙質(zhì)檔案的老化問題

1）內(nèi)部原因，造紙的原料、原料中的主要化學成分及造紙工藝等引起的紙張老化。項目檔案管理過程中，紙質(zhì)老化的內(nèi)因是我們不可控的。

2）外部原因，項目檔案絕大多數(shù)保存在普通檔案室里，同時項目檔案在建設(shè)過程中總是被提供頻繁利用，所以紙張必然要與空氣中的物質(zhì)接觸，如水分、氧氣、光、工人手上的汗?jié)n等有害物質(zhì)，另外還要受空氣溫度濕度的影響，這些外界因素作用于紙張后，都會引起或加速紙張的老化。

3.1.2 紙質(zhì)文件字跡耐久性問題

字跡的耐久性是決定紙質(zhì)檔案資料壽命的關(guān)鍵因素之一，嚴禁在檔案中使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫材料。

3.1.3 照片檔案的斷裂、黏結(jié)、發(fā)霉、發(fā)潮等問題

項目照片檔案保存環(huán)境過于干燥，會導致照片斷裂、脆化。干燥不足照片易產(chǎn)生黏結(jié)、發(fā)霉、發(fā)潮等現(xiàn)象。

3.1.4 電子檔案存儲載體的保護問題

項目電子檔案的主要載體材料是光盤。光盤是利用激光進行信息存取的，不可避免的就要受到外部環(huán)境的影響，是所存儲電子信息的致命威脅。

3.2 項目檔案保護特點

在項目建設(shè)階段，由于新建工程項目永久檔案室的建設(shè)跟不上，這就要求我們在建設(shè)項目檔案管理過程控制中對檔案防護問題更加嚴細慎重，加強檔案室溫、濕度控制工作，加強檔案防潮、防水、防日光及紫外線照射工作，加強檔案防塵、防污染、防有害生物和防盜工作，最大限度減少外界因素對檔案資料的破壞，從而延長建設(shè)項目檔案文件的壽命。

3.3 項目檔案保護措施

現(xiàn)在，針對檔案保護存在的問題，提出相應(yīng)保護措施。

3.3.1 紙質(zhì)檔案保護措施

1）紙質(zhì)選擇。我們應(yīng)該選擇酸堿數(shù)值在7左右的中性紙張，或酸堿值高于7的堿性紙張，因為堿性紙張能把纖維降解所產(chǎn)生的化學物質(zhì)、印刷油墨、其他污染物所帶的酸性中和，從而減低紙張老化速度。

2）加強檔案室保溫、隔熱，溫、濕度控制工作。研究發(fā)現(xiàn)字跡色素的退色速度與溫度呈正比關(guān)系，過高的溫度會加快耐熱性差的字跡材料退色，進而影響字跡的耐久性。在濕度方面，字跡色素的退色，特別是染料色素的退色，在有水的條件下會大大加快。

作為工程管理公司，我們的建設(shè)項目遍布全國各地，南北方溫差、濕差各不相同。北方項目干燥，我們對檔案室的加濕工作要及時跟上。南方項目除濕工作很重要，盡量使檔案室內(nèi)的溫濕度處于相對穩(wěn)定狀態(tài)，降低紙張老化速度，確保紙質(zhì)檔案的耐久性。

3）加強檔案防日光及紫外線照射工作。項目檔案庫房里的光線主要來自太陽輻射，此外還來自人工光源，各種光線對檔案都具有潛在的破壞性。我們在施工現(xiàn)場規(guī)劃檔案室時，盡量人員辦公與檔案存放區(qū)分離，檔案室窗戶不宜過多，對已有的窗戶，盡量設(shè)置防光窗簾、遮陽板、搭涼棚等，盡可能過濾掉危及到檔案資料耐久性的紫外線，以確?；蜃畲笙薅妊娱L檔案的使用壽命。

3.3.2 電子檔案保護措施

項目電子光盤檔案應(yīng)做好防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層，項目有條件的情況下，盡量購置防磁設(shè)備。存放時，每一張光盤獨立存放，檔案袋上用標簽將相關(guān)技術(shù)信息標識清楚，方便建設(shè)期過程利用。

3.3.3 照片檔案保護措施

項目建設(shè)期，工程照片檔案往往以電子文件存儲居多，如果建設(shè)過程有需求存放紙質(zhì)照片，那我們應(yīng)做好照片檔案管理，底片、照片貯存環(huán)境應(yīng)恒溫、恒濕保管。隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息數(shù)字化應(yīng)用到我們工作中來，我們將照片檔案信息經(jīng)過數(shù)字轉(zhuǎn)換，同樣可以再現(xiàn)其檔案信息的真實內(nèi)容，既加強管理又方便利用，對照片檔案進行實物與電子化雙軌制管理。

3.3.4 實物檔案保護措施

實物檔案要保持整潔、無破損。存放實物檔案的庫房和櫥柜應(yīng)定期除塵，避免實物檔案褪色，對易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕技術(shù)保護，確保實物檔案完好無損。

4 小結(jié)

通過前面對建設(shè)項目檔案保護存在問題的原因分析及采取的相應(yīng)措施，說明建設(shè)項目檔案通過采取正確的保護措施和方法后，對項目檔案信息的安全、完整及長遠利用保障工作可以起到事半功倍的效果。

總之，建設(shè)項目檔案保護工作任重而道遠，不僅要做好現(xiàn)存檔案的保護工作，還應(yīng)該隨時關(guān)注檔案保護新材料、新技術(shù)和新方法的發(fā)展動態(tài)，通過學習和研究，掌握對不同質(zhì)量的檔案載體進行功能定位、合理使用、科學管理，積極做好檔案保護工作的前端控制，變被動保護為主動防治，真正做到檔案保護工作“以防為主，防治結(jié)合”，進一步推進建設(shè)項目檔案保護工作向前發(fā)展。

參考文獻

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