試論機關(guān)檔案室的庫房管理工作

文明

摘 要：從當前的檔案室的庫房管理工作情況以及存在的問題入手，結(jié)合自身的工作實踐經(jīng)驗，提出了有效應對機關(guān)檔案室的庫房管理工作的各種對策，希望對于今后提升檔案室?guī)旆抗芾硭接兴鶐椭?/p>

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案室；庫房管理；制度建設(shè)；檔案質(zhì)量

通過檔案保護技術(shù)，能有效科學管理檔案文件，以滿足檔案的安全性、完整性要求，盡可能實現(xiàn)檔案壽命的延長。在進行檔案保護工作過程中，開展庫房管理工作則是最為基本且重要的內(nèi)容。機關(guān)檔案室?guī)旆縿t是檔案信息化、利用檔案進行工作的源頭，也是進行檔案保管的主要場所。所以，開展機關(guān)檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ骶哂兄匾饬x，這里結(jié)合自身經(jīng)驗，重點就機關(guān)檔案室的庫房管理工作的要點分析如下。

1 科學且嚴格的管理制度對于庫房管理尤為重要

在開展具體的檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鲗嵺`中，應該避免粗放式的管理模式，以及大而空的管理制度內(nèi)容，結(jié)合實際情況，提出檔案庫房工作量化和質(zhì)量標準中統(tǒng)一化的衡量尺度問題，進一步從質(zhì)量要求入手，提出切實可行的管理條例制度。并結(jié)合實際來細化相關(guān)的制度內(nèi)容，以保障操作程序和方法的規(guī)劃、科學的要求，實現(xiàn)檔案接收進庫到提供利用的流程進一步完善，有效提升庫房管理質(zhì)量，這樣也是相關(guān)檔案人員的工作基礎(chǔ)所參照的標準，能有助于實現(xiàn)規(guī)范化管理機關(guān)檔案室?guī)旆俊Ｔ谶M行機關(guān)檔案室管理的工作中，應該從實際出發(fā)，落實好各方面的規(guī)章制度，應嚴格按照制度來進行庫房相應的管理工作，避免出現(xiàn)違章行為以及不負責的管理工作，這樣才能進一步提升機關(guān)檔案室的庫房管理水平。

2 提升接收進庫的歸檔檔案質(zhì)量

如果存在著進庫檔案質(zhì)量的問題，直接會造成檔案壽命的影響，必將會使得庫房原有檔案的安全性大打折扣，造成檔案保管后續(xù)一系列問題，使得保護工作難度以及成本的增加。在這樣情況下，就應該要求檔案人員應該主動參與，從源頭予以充分重視，積極開展歸檔檔案進庫前的質(zhì)量監(jiān)督工作，保證有效提升立卷部門的檔案保護意識，避免出現(xiàn)不符合質(zhì)量要求的檔案情況，杜絕案卷質(zhì)量監(jiān)控缺位問題。

重視相關(guān)的立卷工作，并采取及時跟進的措施，實現(xiàn)規(guī)格統(tǒng)一的歸檔文件的要求，重視歸檔文件的質(zhì)量。具體的立卷操作中，應堅持工作室內(nèi)環(huán)境的清潔，避免在地上直接放置歸檔文件，杜絕出現(xiàn)塵灰嚴重的情況。如果在此方面不重視，則會造成檔案室的資料受到不同程度的損害，會造成檔案質(zhì)量大受影響，并符合相關(guān)的規(guī)范管理要求。

對于檔案室來說，應從實際出發(fā)嚴格落實好相應的年度接收計劃工作，并結(jié)合接受流程來重點開展相關(guān)的質(zhì)量檢查工作，按照各方面要求實現(xiàn)符合進庫質(zhì)量的文件進行計劃接收入庫的安排。只有通過合理化的進度工作安排，方可有效開展后續(xù)的工作，才能進一步實現(xiàn)預期的歸檔檔案質(zhì)量提升的需求。

在進行歸檔檔案進庫前，一定要重視相關(guān)的殺蟲、消毒、除塵等措施，避免在庫房中存在霉菌污染、蟲害問題等。在符合要求的基礎(chǔ)上，方可以進行入庫上架操作。通過上述措施，能有效降低檔案管理成本，提升檔案的安全性。上述措施則是能夠有效保證提升歸檔檔案質(zhì)量的必要條件，能進一步加強進庫的歸檔檔案質(zhì)量的提升。

3 抓好庫房管理， 給檔案一個舒適的家

3.1 配備保管設(shè)施

為了盡量延長檔案的壽命，應非常重視檔案保護環(huán)境的問題。其中，檔案庫房與裝具則是實現(xiàn)檔案安全性的基本物質(zhì)基礎(chǔ)。對于機關(guān)檔案室來說，則應該保證具有盡量寬敞的獨立性多功能檔案庫房，實現(xiàn)庫房、閱覽以及辦公的相互獨立。避免庫房選址在平房或者一樓，這是從防水防潮角度考慮。檔案庫房應考慮到較好的密封性、門窗堅固，具有較好防霉、防火、防盜的措施，可以采用無酸檔案盒、金屬箱柜。通過相應的物理措施，能有效加強檔案資料的保管的安全性要求，能符合機關(guān)檔案室的各項規(guī)章要求，從而為實現(xiàn)高效、安全的庫房管理提供必要的基礎(chǔ)。

3.2 控制庫房溫溫度和濕度

在進行檔案存放管理工作中，應保證庫房具有抑制蟲霉繁殖生長的功能，通過將先進的溫度、濕度自動控制系統(tǒng)安裝在庫房內(nèi)，能夠結(jié)合庫房要求實現(xiàn)全天候的自動調(diào)節(jié)，保證實現(xiàn)不適合害蟲、霉菌生長的恒溫、恒濕的環(huán)境。對于機關(guān)檔案室來說，應該從自身的實際情況出發(fā)，因地制宜，盡量利用先進的設(shè)備以及技術(shù)措施來進行庫房管理工作。首先，應該從多方面爭取領(lǐng)導的重視，保證具有較為充足的資金來安裝相應的除濕機、空調(diào)機來保證環(huán)境的溫度、濕度的要求。同時，還應加強人員的相應檢查維護工作，并能根據(jù)要求記錄每日的濕度、溫度以及其他情況。通過物理通風方法來實現(xiàn)通風換氣的定期化，實現(xiàn)空氣清新的要求，特別助于庫房的濕度、溫度的變化情況，加強相關(guān)的設(shè)備的日常維護和監(jiān)測。在信息化時代背景下，應該充分借助于信息技術(shù)優(yōu)勢，加強庫房溫溫度和濕度的控制工作，以便進一步實現(xiàn)機關(guān)檔案室的庫房管理工作。

3.3 防火、防光、防塵、防有害氣體

為了保證庫房門窗的密閉性，應進行相應的防水、防光窗簾配置，同時，注意利用有效措施來實現(xiàn)防潮、防光、防塵以及防止有害氣體進入室內(nèi)。

庫房應該保證衛(wèi)生清潔，要求工作人員進行相關(guān)的更衣和換鞋，避免用水直接沖洗地面，保障在接收、整理、利用、編研等過程中，愛護檔案資料，避免存在不清潔的操作，采用專用漿糊進行修補，盡量減少人為損失。

通過選擇厚密的窗簾遮擋強光，特別是杜絕將受潮的檔案進行直接的暴曬處理，相反，應該進行陰涼通風處晾干處理。還應重視光線和有害氣體的管理工作，認識到紫外線對電子文件的破壞力的重要性，做好相關(guān)的電子文件信息的保存工作。

將消防栓、滅火器配置在檔案房中，并有效開展定期檢查。杜絕在庫房吸煙。定期開展檔案的質(zhì)量、數(shù)量的安全檢查活動，必然存在霉變、鼠咬以及蟲蛀等方面的問題，切實加強檔案的防護措施工作，進一步提升檔案庫房的安全性。針對利用率不高的檔案，應該避免太長檢查周期，加強相關(guān)的巡查工作，盡量確保檔案的各方面的安全。

最后，檔案人員應該加強檔案庫房的保密防盜相關(guān)工作，沒有經(jīng)過允許的相關(guān)人員杜絕進入庫房，并嚴格相應的清點和登記制度。

4 全面提升檔案管理人員的責任意識和綜合素質(zhì)

對于機關(guān)檔案室?guī)旆抗芾韥碚f，其具有較強的實踐性、操作性，要求相關(guān)工作人員不僅具有較強的操作水平，還應具備高度負責任的態(tài)度，并能重視實際應用的操作性要求。考慮到基層單位由于受到人員數(shù)量的限制，一般都是由辦公室負責檔案室工作，僅配置兼職檔案人員。在這樣的情況下，相關(guān)人員的工作任務比較繁重，自然難以悉心研究相關(guān)的檔案保護技術(shù)，部分工作人員的檔案保護意識單薄，難以開展切實有效的活動。為進一步提升檔案保護工作，相關(guān)基層單位應加強相關(guān)檔案人員的教育與培訓工作，通過學歷進修、短期培訓等方式，不斷實現(xiàn)檔案管理人員的綜合整體素質(zhì)的提升。

5 結(jié)語

綜上所述，在開展庫房管理工作的實踐中，其具有較強的實踐性和操作性的特點，這要求廣大檔案管理人員應重視平時的日常工作，善于觀察、積極思考，做好工作記錄，并能及時進行總結(jié)分析，實現(xiàn)檔案管理理念的及時更新，從本單位的實際情況出發(fā)，選擇最后的管理模式，切實落實好各項的機關(guān)檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鳎瑵M足延長檔案壽命的最終要求。

參考文獻

[1]鄭國祥.談檔案室?guī)旆繙貪穸茸詣颖O(jiān)控系統(tǒng)的應用[J].浙江檔案，2004，1.

[2]嚴榮軍，鄧麗.醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ髦疁\見[J].健康周刊，2018，9.

[3]鄭國祥.談檔案室?guī)旆繙貪穸茸詣颖O(jiān)控系統(tǒng)的應用[J].浙江檔案，2004，1.

[4]郇菁菁.寧波國家高新區(qū)電子檔案深度管理研究[J].蘭臺世界，2017，z1.