中小民營企業存貨管理問題及對策探討
—— 以YF 船舶設備公司為例

鎮江市益聚信息管理咨詢有限公司 杜瀟丹

我國市場經濟不斷發展壯大，中小企業在市場中占有舉足輕重的位置，無論是在補充市場經濟結構，還是在數量上，在促進就業和社會發展上，都日益成為關注的重點。作為企業的重要資產，直接關系到企業的生產和資金的占用而持有的存貨，企業對于其管理的成功與否，直接關系到企業的資金命脈和正常的生產經營，是企業內部管理不可小覷的一個重要部分。因此，如何提高存貨周轉率，提高資金使用率，提升企業競爭力，是目前中小企業亟待解決的問題。本文以本公司服務的一家具有代表性的中小民營制造企業——YF船舶設備公司的存貨管理進行分析，從而對中小企業進一步加強存貨管理提出建議和措施。

1 存貨管理的相關理論概述

1.1 存貨的概念和特點

在企業的生產過程中準備一定量的生產所需消耗的物資，從原材料到產品之間，以不同形式或者不同名稱存在于廠區、車間內的物資，這就是我們所說的存貨。從財務價值這個角度確定的存貨，需滿足以下條件。

(1)該存貨有一定的價值，在企業的生產中提升自身的價值，產生一定的經濟利益。

(2)該存貨的成本計量清晰、明確。存貨的實質就是企業的流動資產。換句話說，存貨具有流動性，在生產的各個環節中處于不同的狀態和形態，通過生產加工過程，不斷購置、耗用、加工，價值被一步步轉移，產品銷售實現后，存貨的價值得到進一步的體現。

1.2 存貨管理的重要性

存貨管理是連接企業采購、生產、銷售、成本環節的一個紐帶，如果存貨管理不善，勢必形成供產銷運行的不流暢，成本核算不夠準確。例如，如果原材料不按銷售計劃、生產計劃采購，會造成物資在倉庫的積壓，物品如果存放時間過長，有可能會損壞或者變質以及產品的更新換代導致被淘汰不用，造成資源和資金的嚴重浪費，也可能導致生產時原材料供應青黃不接，使生產停滯，影響銷售，最終導致協議違約，產生一定的違約成本，甚至導致客戶流失。制造企業成本核算的好多基礎數據都來源于存貨，存貨如果管理不當將會影響到企業的長遠發展。一個發展勢頭好的企業如果想在競爭中保持一定的競爭優勢和市場優勢，就不能忽視企業內部的存貨管理。

中小民營企業一般資金缺口較大，存貨往往在其資產中占據了大半壁江山，加強對存貨的管理，加速存貨周轉，就等同于節約了周轉資金，提高了企業的經濟效益。存貨管理對成本管理的影響是非常大的。例如，本公司服務的一家叫YF的生產船舶設備的中型民營企業，主要生產專用船舶設備，由于高層管理者存貨管理意識薄弱，導致公司內部存貨管理混亂，加上招錄的存貨管理人員是新入職的，也沒有存貨管理和ERP倉庫模塊使用經驗，將A產品的原材料領用，在ERP倉庫模塊中輸入了B產品的領用中，造成B產品生產成本增加，A產品生產成本減少，導致兩種產品的成本核算都不準確，兩種產品的毛利率測算也不準確，提供的數據對企業后期的銷售定價及經營決策不能起到很好的參考價值。

2 中小民營企業存貨管理中存在的問題

2.1 采購環節控制薄弱

如YF公司內部有評審流程，但是教條化嚴重，照抄人家公司的評審流程，并沒有結合自己公司實際情況進行修改，缺少幾個供應商詢價和比價的過程，評審流于形式，只依賴于其中一個股東的二三家關系戶供應商，有些原材料采購價格明顯高于外面其他同類供應商，很難降低存貨采購成本，無形中轉移走了一部分公司利潤。

2.2 存貨的賬務處理不夠規范

2.2.1 出入庫記錄不準確

如YF公司才創立公司，庫房管理員還要忙于行政事務，以及ERP系統倉庫模塊輸入，暫由生產主管負責入庫及領用生產區域的庫存物品，因他有本職工作，無暇顧及，在登記相關數據時不夠嚴謹、認真，草草了事。例如有的入庫無驗收簽字，直接根據對方的送貨單辦理入庫手續；有的入庫，甚至都不辦理任何手續。這些情況造成庫存梳理與實際不符，成本核算往往靠倒軋的方式才能勉強計算出來，遇到物料之間的混用，成本核算很難避免不出現錯誤，而且錯誤還無從查起。

2.2.2 貨到票未到暫估不夠準確

如YF公司，原材料已入庫，到了月底因為未付款，對方采購發票不肯開具，根據會計準則規定，貨到票未到的情況原材料應對存貨價值進行暫估，因采購提供的暫估價格不夠準確，使當期產品的成本核算不夠精準，最終導致毛利率可比性較差，使得每月的成本核算都處于調整期，真實的產品成本達不到有效的控制，長遠來看，容易在未來引起稅務的關注及檢查。

2.3 存貨的倉儲條件未達到

2.3.1 倉庫選址不達標

從字面上去理解，庫房應該是封閉式的，但YF公司租的廠房不大，為了節約成本及方便操作工領用，直接在操作現場車間中設置了一個簡陋的庫房區域，有一把小鎖鎖門，無頂，生產主管本職工作繁忙時就讓操作工自己拿鑰匙去拿物品，有時也不登記，這個庫房就失去了存在的意義，庫存數據不夠準確，因此財務數據也不會準確，最終導致財務報表及稅務申報數據不夠準確，更嚴重的影響到企業未來的經營決策。

2.3.2 存貨安全防護措施不到位

YF公司的倉庫管理人員對存貨的特性根本一無所知，比如像天然氣、液氮這些特殊存貨，必須要有一定的安全防護知識，才能進行及時、有效的防護，不然就會導致這些物資不能處于隨時能使用的完好狀態。

2.3.3 存貨狀態不明

YF公司現場存貨無規則擺放，同種物質沒有固定的場所存放，這里有，那里也有，用過的和未使用的區分不明。而且沒有識別物品的標識貼，在產品和產成品的界定模糊，最終導致產品成本數據不準確。

2.3.4 環境安全無保障

YF公司為了自己取用方便，將危險的物品與普通物品存放在一起，沒有將特殊存貨單獨設置專用庫房，也沒有配備相應的安保措施，大量危險的物資堆積在一起，時間長了，導致存在安全隱患。

3 中小民營企業存貨管理存在問題的原因分析

3.1 內部原因

YF公司高層管理者存貨管理意識淡薄，他們認為只要不是大批量的存貨出現問題，對利潤也不會有太大的影響，根本不需要重視；企業內部控制不健全，采購周期、采購基數、實際消耗等環節出現差錯，造成庫存不足或者擠壓；倉庫管理員缺乏庫存管理的知識，ERP系統更新不及時，信息化水平低；采購人員濫用職權，和供應商勾結，進價虛高；倉庫人員存在私下變賣存貨現象。

3.2 外部原因

國際和國內政治、經濟形勢的嚴峻，2018年中美的貿易戰，使得匯率有所波動，對進出口企業的原材料及產品的價值影響是相當大的，YF公司也是一家出口生產企業，匯率的波動對YF公司也是有一定的影響，企業采購的原材料受國際、國內形勢的影響，價格方面也是存在著很多的風險，最終導致公司的利潤波動風險也較大。

4 中小民營企業存貨管理的改善對策

4.1 提升采購環節控制水平

YF公司制定相應的內部考核制度，對采購人員及相關人員進行采購價格和質量的評比考核，公司進行主要原材料市場行情、供應商摸底調查，多方比較，讓采購人員的采購價格透明化。同時，要合理制定合理的降低采購成本的激勵措施，如同等原材料采購價格降低多少百分比以上給予相關采購人員一定的比例獎勵。

4.2 科學地進行賬務管理

4.2.1 人員配備及流程優化進行完善

YF公司應設置專人管理庫房，制定并完善庫存管理體系，優化存貨管理流程，實現企業員工集體參與，全員共管的模式。

4.2.2 完善相應計劃的制定

合理確定采購清單及數量。做好ERP的使用權限設置和存貨最優庫存量的設定，由采購人員依據生產計劃、庫存情況制訂相關原材料的采購計劃，采購部主管審核計劃的合理性。

4.2.3 采購物資的入庫手續進行完善

物資到廠后，由采購人員進行物資入庫的數量、狀態和質量的初步確認，提交報檢單給檢驗人員進行質量復檢，最后采購人員拿著收貨單、檢驗合格單到庫房申請入庫。庫房管理人員核實數量和其他產品標識信息，參照采購清單和數量入庫，對于超計劃的采購數量應上報總經理批準，否則不予入庫。

4.2.4 出庫手續進行完善

倉庫管理員依據有效的生產指令和材料領用單辦理出庫。財務人員月末在進行存貨暫估時，應按照采購合同和最近一次的結算價進行暫估，對于一些執行力差，有懶惰思想的人員應給予適當的績效考核。

4.2.5 建立存貨定期與不定期的盤點制度

對于一些狀態發生變化導致不能隨時使用的存貨，應及時發現、及時上報處理，減少因管理不善造成的存貨減值、呆滯等損失。

4.3 存貨的倉儲水平進行有效地提高

首先車間現場的存貨堆放應實行2S（整理、整頓）和目視化管理。對于不同形態、不同性能的存貨進行合理區分，分開存放，達到物品名稱和梳理的標識工作，所有信息及時錄入ERP系統，實現庫存信息的及時性、準確性和共享性。其次要保證存貨的完好性。設置安保措施和配備消防設備，制定一系列存貨安全防護及保管制度，對存貨管理人員進行特殊存貨保管及知識的培訓。最后要設定庫存預警機制。充分發揮ERP系統信息化的作用，對供給進行預測分析，確定最佳的采購周期和安全庫存。

5 結語

存貨作為企業最重要的流動資產之一，管理的優劣將影響到企業的運營質量。因此，中小企業的庫存管理在整個企業的管理中占據著核心位置，怎樣加速存貨的周轉率、減少存貨的占用資金、又不能使存貨斷貨、影響正常的生產經營活動，成為存貨管理的重點工作。作為中小企業，一是要建立有效的存貨內部控制體系，建立健全存貨管理制度；二是要與時俱進，運用信息化管理的方式來提升管理的水平；三是要保持存貨賬面和實際相符，定期不定期的開展存貨的盤點工作；四是加強有效的監督和激勵，保證各項制度的有效實施，提升企業存貨管理水平。