中小民營(yíng)企業(yè)存貨管理問(wèn)題及對(duì)策探討
—— 以YF 船舶設(shè)備公司為例

鎮(zhèn)江市益聚信息管理咨詢(xún)有限公司 杜瀟丹

我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展壯大，中小企業(yè)在市場(chǎng)中占有舉足輕重的位置，無(wú)論是在補(bǔ)充市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)，還是在數(shù)量上，在促進(jìn)就業(yè)和社會(huì)發(fā)展上，都日益成為關(guān)注的重點(diǎn)。作為企業(yè)的重要資產(chǎn)，直接關(guān)系到企業(yè)的生產(chǎn)和資金的占用而持有的存貨，企業(yè)對(duì)于其管理的成功與否，直接關(guān)系到企業(yè)的資金命脈和正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，是企業(yè)內(nèi)部管理不可小覷的一個(gè)重要部分。因此，如何提高存貨周轉(zhuǎn)率，提高資金使用率，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，是目前中小企業(yè)亟待解決的問(wèn)題。本文以本公司服務(wù)的一家具有代表性的中小民營(yíng)制造企業(yè)——YF船舶設(shè)備公司的存貨管理進(jìn)行分析，從而對(duì)中小企業(yè)進(jìn)一步加強(qiáng)存貨管理提出建議和措施。

1 存貨管理的相關(guān)理論概述

1.1 存貨的概念和特點(diǎn)

在企業(yè)的生產(chǎn)過(guò)程中準(zhǔn)備一定量的生產(chǎn)所需消耗的物資，從原材料到產(chǎn)品之間，以不同形式或者不同名稱(chēng)存在于廠(chǎng)區(qū)、車(chē)間內(nèi)的物資，這就是我們所說(shuō)的存貨。從財(cái)務(wù)價(jià)值這個(gè)角度確定的存貨，需滿(mǎn)足以下條件。

(1)該存貨有一定的價(jià)值，在企業(yè)的生產(chǎn)中提升自身的價(jià)值，產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)利益。

(2)該存貨的成本計(jì)量清晰、明確。存貨的實(shí)質(zhì)就是企業(yè)的流動(dòng)資產(chǎn)。換句話(huà)說(shuō)，存貨具有流動(dòng)性，在生產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)中處于不同的狀態(tài)和形態(tài)，通過(guò)生產(chǎn)加工過(guò)程，不斷購(gòu)置、耗用、加工，價(jià)值被一步步轉(zhuǎn)移，產(chǎn)品銷(xiāo)售實(shí)現(xiàn)后，存貨的價(jià)值得到進(jìn)一步的體現(xiàn)。

1.2 存貨管理的重要性

存貨管理是連接企業(yè)采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、成本環(huán)節(jié)的一個(gè)紐帶，如果存貨管理不善，勢(shì)必形成供產(chǎn)銷(xiāo)運(yùn)行的不流暢，成本核算不夠準(zhǔn)確。例如，如果原材料不按銷(xiāo)售計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃采購(gòu)，會(huì)造成物資在倉(cāng)庫(kù)的積壓，物品如果存放時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，有可能會(huì)損壞或者變質(zhì)以及產(chǎn)品的更新?lián)Q代導(dǎo)致被淘汰不用，造成資源和資金的嚴(yán)重浪費(fèi)，也可能導(dǎo)致生產(chǎn)時(shí)原材料供應(yīng)青黃不接，使生產(chǎn)停滯，影響銷(xiāo)售，最終導(dǎo)致協(xié)議違約，產(chǎn)生一定的違約成本，甚至導(dǎo)致客戶(hù)流失。制造企業(yè)成本核算的好多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都來(lái)源于存貨，存貨如果管理不當(dāng)將會(huì)影響到企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。一個(gè)發(fā)展勢(shì)頭好的企業(yè)如果想在競(jìng)爭(zhēng)中保持一定的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和市場(chǎng)優(yōu)勢(shì)，就不能忽視企業(yè)內(nèi)部的存貨管理。

中小民營(yíng)企業(yè)一般資金缺口較大，存貨往往在其資產(chǎn)中占據(jù)了大半壁江山，加強(qiáng)對(duì)存貨的管理，加速存貨周轉(zhuǎn)，就等同于節(jié)約了周轉(zhuǎn)資金，提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。存貨管理對(duì)成本管理的影響是非常大的。例如，本公司服務(wù)的一家叫YF的生產(chǎn)船舶設(shè)備的中型民營(yíng)企業(yè)，主要生產(chǎn)專(zhuān)用船舶設(shè)備，由于高層管理者存貨管理意識(shí)薄弱，導(dǎo)致公司內(nèi)部存貨管理混亂，加上招錄的存貨管理人員是新入職的，也沒(méi)有存貨管理和ERP倉(cāng)庫(kù)模塊使用經(jīng)驗(yàn)，將A產(chǎn)品的原材料領(lǐng)用，在ERP倉(cāng)庫(kù)模塊中輸入了B產(chǎn)品的領(lǐng)用中，造成B產(chǎn)品生產(chǎn)成本增加，A產(chǎn)品生產(chǎn)成本減少，導(dǎo)致兩種產(chǎn)品的成本核算都不準(zhǔn)確，兩種產(chǎn)品的毛利率測(cè)算也不準(zhǔn)確，提供的數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)后期的銷(xiāo)售定價(jià)及經(jīng)營(yíng)決策不能起到很好的參考價(jià)值。

2 中小民營(yíng)企業(yè)存貨管理中存在的問(wèn)題

2.1 采購(gòu)環(huán)節(jié)控制薄弱

如YF公司內(nèi)部有評(píng)審流程，但是教條化嚴(yán)重，照抄人家公司的評(píng)審流程，并沒(méi)有結(jié)合自己公司實(shí)際情況進(jìn)行修改，缺少幾個(gè)供應(yīng)商詢(xún)價(jià)和比價(jià)的過(guò)程，評(píng)審流于形式，只依賴(lài)于其中一個(gè)股東的二三家關(guān)系戶(hù)供應(yīng)商，有些原材料采購(gòu)價(jià)格明顯高于外面其他同類(lèi)供應(yīng)商，很難降低存貨采購(gòu)成本，無(wú)形中轉(zhuǎn)移走了一部分公司利潤(rùn)。

2.2 存貨的賬務(wù)處理不夠規(guī)范

2.2.1 出入庫(kù)記錄不準(zhǔn)確

如YF公司才創(chuàng)立公司，庫(kù)房管理員還要忙于行政事務(wù)，以及ERP系統(tǒng)倉(cāng)庫(kù)模塊輸入，暫由生產(chǎn)主管負(fù)責(zé)入庫(kù)及領(lǐng)用生產(chǎn)區(qū)域的庫(kù)存物品，因他有本職工作，無(wú)暇顧及，在登記相關(guān)數(shù)據(jù)時(shí)不夠嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真，草草了事。例如有的入庫(kù)無(wú)驗(yàn)收簽字，直接根據(jù)對(duì)方的送貨單辦理入庫(kù)手續(xù)；有的入庫(kù)，甚至都不辦理任何手續(xù)。這些情況造成庫(kù)存梳理與實(shí)際不符，成本核算往往靠倒軋的方式才能勉強(qiáng)計(jì)算出來(lái)，遇到物料之間的混用，成本核算很難避免不出現(xiàn)錯(cuò)誤，而且錯(cuò)誤還無(wú)從查起。

2.2.2 貨到票未到暫估不夠準(zhǔn)確

如YF公司，原材料已入庫(kù)，到了月底因?yàn)槲锤犊睿瑢?duì)方采購(gòu)發(fā)票不肯開(kāi)具，根據(jù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則規(guī)定，貨到票未到的情況原材料應(yīng)對(duì)存貨價(jià)值進(jìn)行暫估，因采購(gòu)提供的暫估價(jià)格不夠準(zhǔn)確，使當(dāng)期產(chǎn)品的成本核算不夠精準(zhǔn)，最終導(dǎo)致毛利率可比性較差，使得每月的成本核算都處于調(diào)整期，真實(shí)的產(chǎn)品成本達(dá)不到有效的控制，長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，容易在未來(lái)引起稅務(wù)的關(guān)注及檢查。

2.3 存貨的倉(cāng)儲(chǔ)條件未達(dá)到

2.3.1 倉(cāng)庫(kù)選址不達(dá)標(biāo)

從字面上去理解，庫(kù)房應(yīng)該是封閉式的，但YF公司租的廠(chǎng)房不大，為了節(jié)約成本及方便操作工領(lǐng)用，直接在操作現(xiàn)場(chǎng)車(chē)間中設(shè)置了一個(gè)簡(jiǎn)陋的庫(kù)房區(qū)域，有一把小鎖鎖門(mén)，無(wú)頂，生產(chǎn)主管本職工作繁忙時(shí)就讓操作工自己拿鑰匙去拿物品，有時(shí)也不登記，這個(gè)庫(kù)房就失去了存在的意義，庫(kù)存數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確，因此財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也不會(huì)準(zhǔn)確，最終導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)表及稅務(wù)申報(bào)數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確，更嚴(yán)重的影響到企業(yè)未來(lái)的經(jīng)營(yíng)決策。

2.3.2 存貨安全防護(hù)措施不到位

YF公司的倉(cāng)庫(kù)管理人員對(duì)存貨的特性根本一無(wú)所知，比如像天然氣、液氮這些特殊存貨，必須要有一定的安全防護(hù)知識(shí)，才能進(jìn)行及時(shí)、有效的防護(hù)，不然就會(huì)導(dǎo)致這些物資不能處于隨時(shí)能使用的完好狀態(tài)。

2.3.3 存貨狀態(tài)不明

YF公司現(xiàn)場(chǎng)存貨無(wú)規(guī)則擺放，同種物質(zhì)沒(méi)有固定的場(chǎng)所存放，這里有，那里也有，用過(guò)的和未使用的區(qū)分不明。而且沒(méi)有識(shí)別物品的標(biāo)識(shí)貼，在產(chǎn)品和產(chǎn)成品的界定模糊，最終導(dǎo)致產(chǎn)品成本數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

2.3.4 環(huán)境安全無(wú)保障

YF公司為了自己取用方便，將危險(xiǎn)的物品與普通物品存放在一起，沒(méi)有將特殊存貨單獨(dú)設(shè)置專(zhuān)用庫(kù)房，也沒(méi)有配備相應(yīng)的安保措施，大量危險(xiǎn)的物資堆積在一起，時(shí)間長(zhǎng)了，導(dǎo)致存在安全隱患。

3 中小民營(yíng)企業(yè)存貨管理存在問(wèn)題的原因分析

3.1 內(nèi)部原因

YF公司高層管理者存貨管理意識(shí)淡薄，他們認(rèn)為只要不是大批量的存貨出現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)利潤(rùn)也不會(huì)有太大的影響，根本不需要重視；企業(yè)內(nèi)部控制不健全，采購(gòu)周期、采購(gòu)基數(shù)、實(shí)際消耗等環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，造成庫(kù)存不足或者擠壓；倉(cāng)庫(kù)管理員缺乏庫(kù)存管理的知識(shí)，ERP系統(tǒng)更新不及時(shí)，信息化水平低；采購(gòu)人員濫用職權(quán)，和供應(yīng)商勾結(jié)，進(jìn)價(jià)虛高；倉(cāng)庫(kù)人員存在私下變賣(mài)存貨現(xiàn)象。

3.2 外部原因

國(guó)際和國(guó)內(nèi)政治、經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的嚴(yán)峻，2018年中美的貿(mào)易戰(zhàn)，使得匯率有所波動(dòng)，對(duì)進(jìn)出口企業(yè)的原材料及產(chǎn)品的價(jià)值影響是相當(dāng)大的，YF公司也是一家出口生產(chǎn)企業(yè)，匯率的波動(dòng)對(duì)YF公司也是有一定的影響，企業(yè)采購(gòu)的原材料受?chē)?guó)際、國(guó)內(nèi)形勢(shì)的影響，價(jià)格方面也是存在著很多的風(fēng)險(xiǎn)，最終導(dǎo)致公司的利潤(rùn)波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)也較大。

4 中小民營(yíng)企業(yè)存貨管理的改善對(duì)策

4.1 提升采購(gòu)環(huán)節(jié)控制水平

YF公司制定相應(yīng)的內(nèi)部考核制度，對(duì)采購(gòu)人員及相關(guān)人員進(jìn)行采購(gòu)價(jià)格和質(zhì)量的評(píng)比考核，公司進(jìn)行主要原材料市場(chǎng)行情、供應(yīng)商摸底調(diào)查，多方比較，讓采購(gòu)人員的采購(gòu)價(jià)格透明化。同時(shí)，要合理制定合理的降低采購(gòu)成本的激勵(lì)措施，如同等原材料采購(gòu)價(jià)格降低多少百分比以上給予相關(guān)采購(gòu)人員一定的比例獎(jiǎng)勵(lì)。

4.2 科學(xué)地進(jìn)行賬務(wù)管理

4.2.1 人員配備及流程優(yōu)化進(jìn)行完善

YF公司應(yīng)設(shè)置專(zhuān)人管理庫(kù)房，制定并完善庫(kù)存管理體系，優(yōu)化存貨管理流程，實(shí)現(xiàn)企業(yè)員工集體參與，全員共管的模式。

4.2.2 完善相應(yīng)計(jì)劃的制定

合理確定采購(gòu)清單及數(shù)量。做好ERP的使用權(quán)限設(shè)置和存貨最優(yōu)庫(kù)存量的設(shè)定，由采購(gòu)人員依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、庫(kù)存情況制訂相關(guān)原材料的采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)部主管審核計(jì)劃的合理性。

4.2.3 采購(gòu)物資的入庫(kù)手續(xù)進(jìn)行完善

物資到廠(chǎng)后，由采購(gòu)人員進(jìn)行物資入庫(kù)的數(shù)量、狀態(tài)和質(zhì)量的初步確認(rèn)，提交報(bào)檢單給檢驗(yàn)人員進(jìn)行質(zhì)量復(fù)檢，最后采購(gòu)人員拿著收貨單、檢驗(yàn)合格單到庫(kù)房申請(qǐng)入庫(kù)。庫(kù)房管理人員核實(shí)數(shù)量和其他產(chǎn)品標(biāo)識(shí)信息，參照采購(gòu)清單和數(shù)量入庫(kù)，對(duì)于超計(jì)劃的采購(gòu)數(shù)量應(yīng)上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，否則不予入庫(kù)。

4.2.4 出庫(kù)手續(xù)進(jìn)行完善

倉(cāng)庫(kù)管理員依據(jù)有效的生產(chǎn)指令和材料領(lǐng)用單辦理出庫(kù)。財(cái)務(wù)人員月末在進(jìn)行存貨暫估時(shí)，應(yīng)按照采購(gòu)合同和最近一次的結(jié)算價(jià)進(jìn)行暫估，對(duì)于一些執(zhí)行力差，有懶惰思想的人員應(yīng)給予適當(dāng)?shù)目?jī)效考核。

4.2.5 建立存貨定期與不定期的盤(pán)點(diǎn)制度

對(duì)于一些狀態(tài)發(fā)生變化導(dǎo)致不能隨時(shí)使用的存貨，應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)上報(bào)處理，減少因管理不善造成的存貨減值、呆滯等損失。

4.3 存貨的倉(cāng)儲(chǔ)水平進(jìn)行有效地提高

首先車(chē)間現(xiàn)場(chǎng)的存貨堆放應(yīng)實(shí)行2S（整理、整頓）和目視化管理。對(duì)于不同形態(tài)、不同性能的存貨進(jìn)行合理區(qū)分，分開(kāi)存放，達(dá)到物品名稱(chēng)和梳理的標(biāo)識(shí)工作，所有信息及時(shí)錄入ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和共享性。其次要保證存貨的完好性。設(shè)置安保措施和配備消防設(shè)備，制定一系列存貨安全防護(hù)及保管制度，對(duì)存貨管理人員進(jìn)行特殊存貨保管及知識(shí)的培訓(xùn)。最后要設(shè)定庫(kù)存預(yù)警機(jī)制。充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)信息化的作用，對(duì)供給進(jìn)行預(yù)測(cè)分析，確定最佳的采購(gòu)周期和安全庫(kù)存。

5 結(jié)語(yǔ)

存貨作為企業(yè)最重要的流動(dòng)資產(chǎn)之一，管理的優(yōu)劣將影響到企業(yè)的運(yùn)營(yíng)質(zhì)量。因此，中小企業(yè)的庫(kù)存管理在整個(gè)企業(yè)的管理中占據(jù)著核心位置，怎樣加速存貨的周轉(zhuǎn)率、減少存貨的占用資金、又不能使存貨斷貨、影響正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，成為存貨管理的重點(diǎn)工作。作為中小企業(yè)，一是要建立有效的存貨內(nèi)部控制體系，建立健全存貨管理制度；二是要與時(shí)俱進(jìn)，運(yùn)用信息化管理的方式來(lái)提升管理的水平；三是要保持存貨賬面和實(shí)際相符，定期不定期的開(kāi)展存貨的盤(pán)點(diǎn)工作；四是加強(qiáng)有效的監(jiān)督和激勵(lì)，保證各項(xiàng)制度的有效實(shí)施，提升企業(yè)存貨管理水平。