事業單位財務檔案管理工作存在的問題及解決路徑

章運洪 劉璠

承德廣播電視臺

一、充分認識做好事業單位財務檔案管理的重要意義

財務檔案是財務管理工作的基礎性載體，從事業單位財務檔案的本質來看，它是事業單位在全部經濟財務活動信息的記錄,能夠全面準確的反映該事業單位的經營與資金流動情況。新時期新形勢下，加強財會檔案管理工作，具有較為重要的現實意義。

1.有利于提升檔案管理水平。加強事業單位的財務檔案管理，首先是要按照企業財務會計制度規范財務工作行為與財務管理流程，確保財務活動合規；其次是嚴格落實財務檔案有關要求，規范財務檔案管理工作，做到賬、表、薄齊全，賬表一致、賬實相符，能夠認真貫徹執行《會計檔案管理辦法》等規定，建立準確、全面、完整的事業單位財務檔案。

2.有利于開展外部檢查工作。準確、真實、完整的財務檔案，是審計、紀檢、人事等外部部門檢查評估工作的重要依據，可以使檢查評估人員發現被查單位經濟活動是否合規，開支是否合理，科目使用是否準確，是否存在小金庫等違反財經紀律的行為，為確保審計紀檢工作效果奠定良好的基礎。

3.有利于提供科學的決策依據。有效的財務檔案管理有利于形成全面深入的財務分析報告，從而對既往重大決策、項目建設、盈虧情況及工作效果進行評估，能夠為決策層制定戰略計劃、做出重大事項決定提供重要參考，進一步提升資金的使用效率。

二、當前事業單位財務檔案管理中存在的問題

1.財務檔案重視程度和管理人員素質與新時期新形勢的要求相比依然有較大的提升空間。首先是事業單位對財務工作整體重視，但對后期財務檔案管理工作不夠重視，表現在對具體財務開支、項目建設等工作研究多，對財務檔案管理工作專門研究少，對財會檔案建設在人、財、物等資源投入上重視不足，對財務檔案電子化建設推進工作不重視。其次是個別財會從業人員從業素質和工作能力依然偏低，表現在工作只停留于日常現金報賬，對科目列支理解不深刻，使用不準確，手工編制報表的能力不強，對數據變化分析不深入，財務管理情況報告的質量偏低，不利于為領導提供參謀決策。

2.財務檔案管理工作與有關規定的要求差距較大，基礎投入依然乏力。受制于上述個別財務從業人員素質良莠不齊影響，部分事業單位歸檔的內容只涉及與財務報賬本身相關聯的憑證與票據，對工作或項目發生的預可研報告、項目預算報告、招標合同、檢驗評估報告等關聯文件不能及時納入財務檔案，一定程度影響了財務檔案的完整性與參考價值。有些單位沒有建立專門的檔案儲存室，儲存條件無法達到檔案室規定的標準，如《機關檔案管理規定》，“機關應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據工作需要設置展覽用房、檔案數字化用房、服務器機房”，“閱覽用房面積應當滿足不同類型檔案閱覽需求，適應涉密檔案與非涉密檔案分區閱覽的需要”，根據存放年限等條件，確定了檔案庫房面積的具體要求。但從目前情況，財務檔案庫房配置依然存在較大差距，個別檔案庫房雖然面積達標，但受制于投入有限，在防潮、防蟲、防火、防盜等方面缺陷較多，亟需加強投入和管理。

3.財務檔案科技信息建設任重道遠。盡管大多數事業單位目前已經實現了財務會計電算化管理，但在財務檔案管理方面，多數事業單位尚未建立獨立的財務檔案檢索系統，而是外掛于現有的財務管理系統，或者只是系統的一個附屬模塊。相對于全部財務檔案而言，在IT系統建設上依然重視不足投入不足。多數事業單位未建立獨立的財務管理檔案管理系統（或從屬于本機構檔案管理系統），歷史財務檔案的數字化程度較低，多數以紙質保存，在檔案查詢上仍以傳統的手工目錄查詢為主，科技信息化程度依然任重道遠。充分應用大數據、AI、RFID等各類先進科技，運用各類影像信息采集設備將紙質檔案數字化，建立快捷的識別和查詢系統，使檔案管理和查詢工作更準確、更全面、更快捷、更高效，是新時期新形勢下檔案管理工作發展的必然方向。

三、提升事業單位財務檔案管理水平的幾點建議

1.高度重視財務檔案管理工作，提高檔案人員素質。首先，作為事業單位的領導層，要切實提高對新時期形勢下做好財務檔案管理工作的重視程度，要充分認識做好財務檔案管理工作對于加強內部管理、提高外部檢查效能的現實意義，以及在目前以信息技術、生物工程技術等為代表的第五次工業革命時期，加強財務檔案信息化建設的前瞻意義。其次，切實提高檔案管理人員的整體素質。要鼓勵管理人員持續加強檔案業務的學習，要充分研究國家檔案局等部門出臺的規范性文件如《機關檔案管理規定》《電子檔案管理系統基本功能規定》等，掌握新時期新形勢下對于檔案管理工作的最新要求，切實提升加強檔案建設緊迫性以及規范性的認識。加大對檔案人員的正向激勵力度，參考《企業檔案管理辦法》，對于積極主動開發與提供利用檔案，為發展企業生產做出貢獻的人員，給予一定的表揚和獎勵。

2.加強資源投入與基礎設施建設，加快推進財務檔案管理信息化。一是強化基礎保障。加強傳統檔案管理，要嚴格落實國家檔案局關于檔案分類，形成與收集，整理與歸檔以及保管與保護方面的要求，加大機構與人員投入，加強基礎設施建設，確保檔案庫房面積達標，管理要求合格。要在有條件的單位建立財務檔案電子數據庫。二是加快建立獨立于財務管理系統的財務檔案管理化系統，加快紙質檔案數字化，加快建立基于科技信息技術的識別查詢系統，在檔案管理源頭上保證財務檔案數據信息的準確性，從而大幅提高財務檔案管理的工作效率。要通過有效的信息化建設，切實深挖財務檔案信息資源，提高歷史數據利用率，更好地發揮財務檔案參謀輔政作用。