大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作的研究

蘭家友

摘 ?要：信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作的開(kāi)展提供了必要的技術(shù)基礎(chǔ)，但是由于檔案管理理念的滯后以及相應(yīng)的配套設(shè)施建設(shè)跟不上等因素，導(dǎo)致檔案管理工作開(kāi)展緩慢。在大數(shù)據(jù)背景下，如果想提高檔案管理工作的質(zhì)量，就要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，構(gòu)建完善的檔案管理體系，保證檔案管理工作能適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需要，最大限度地提高檔案資源的利用率。該文分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作存在的問(wèn)題，提出了相應(yīng)的解決策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) ?檔案管理 ?問(wèn)題 ?研究

中圖分類號(hào)：G270.7 ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2019）11（a）-0239-02

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，社會(huì)各個(gè)行業(yè)都面臨著對(duì)龐大的數(shù)據(jù)如何進(jìn)行有效管理的挑戰(zhàn)，當(dāng)然檔案管理也不例外。檔案管理工作主要是保存檔案，提供檔案，主要任務(wù)就是原始數(shù)據(jù)的收集、整理、檢索、保存以及有效利用等。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，每天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量非常龐大，對(duì)于檔案管理從業(yè)者帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)。因此，在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)背景下，探討檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 ?大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的變化

1.1 檔案的管理機(jī)制更加復(fù)雜

傳統(tǒng)的檔案管理是將檔案資料按照不同的需求進(jìn)行分類，為后續(xù)的使用提供方便。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)信息非常龐大，數(shù)據(jù)類型包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)以及非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，尤其是非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)隨著互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用呈現(xiàn)幾何式的增長(zhǎng)，而且不同的信息之間相互交叉。檔案的管理工作較之前更加復(fù)雜，管理的內(nèi)容更加繁雜，因此，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作。需要檔案管理人員要有大數(shù)據(jù)意識(shí)，重視對(duì)于數(shù)據(jù)的收集及整理，能夠及時(shí)地篩選出有價(jià)值的信息，并進(jìn)行歸檔保存，更好地開(kāi)展檔案管理工作。

1.2 對(duì)于檔案管理人員提出了更高的要求

傳統(tǒng)的檔案管理工作只需要檔案管理人員掌握相關(guān)管理的基本方法就可以了。在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作面對(duì)的信息更加多樣化以及海量化，信息的處理方式也更加復(fù)雜，在這種背景下，對(duì)于檔案管理人員提出了更高的要求，除了基本的檔案管理方法以外，還需要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)以及對(duì)數(shù)據(jù)資料的有效整理、查詢等技術(shù)。因此，為了更好地開(kāi)展檔案管理工作，檔案管理人員需要不斷地學(xué)習(xí)新的知識(shí)自己新技術(shù)，提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)大數(shù)據(jù)思維，提高業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的挑戰(zhàn)。

1.3 對(duì)于檔案管理的安全性提出了更高的要求

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息化管理讓管理工作更加便捷，效率更高，但是也增加了檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。因此，檔案管理的安全性是檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對(duì)于一些價(jià)值信息很高的檔案信息更要保證安全。檔案管理人員在工作過(guò)程中，要有安全意識(shí)，讓檔案管理工作更加安全，同時(shí)，要構(gòu)建完善的安全信息系統(tǒng)，建立應(yīng)急防范機(jī)制。

2 ?當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理水平有待提高

在實(shí)際的檔案管理工作中，缺乏完善的檔案管理體系，管理工作基本上是各自為政，規(guī)范性有待提高。同時(shí)，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)便捷的優(yōu)勢(shì)讓人們獲取信息的渠道更加多元化，這對(duì)于還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中的管理工作帶來(lái)挑戰(zhàn)。因此，檔案管理人員必須要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，滿足人們多元的信息需求。

2.2 檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不足

多數(shù)的檔案管理人員缺乏專業(yè)技術(shù)知識(shí)，對(duì)于檔案管理的基本原則和制度了解不夠深，對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為只是將檔案收集起來(lái)，進(jìn)行分類保存就可以了，檔案信息的價(jià)值不能很好地發(fā)揮出來(lái)。此外，檔案管理工作多是中老年人員，對(duì)于現(xiàn)代的新技術(shù)接受能力比較差，對(duì)于檔案的編研工作研究不夠深入，而且人員的流動(dòng)性比較強(qiáng)，很難保證檔案管理工作連續(xù)的開(kāi)展。

2.3 檔案管理設(shè)施建設(shè)不足

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，數(shù)據(jù)信息的猛增，檔案的管理工作越來(lái)越復(fù)雜，工作量越來(lái)越大。因此，要做好檔案管理工作還需要借助現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)完成，這就需要加強(qiáng)對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。當(dāng)前存在的情況是，多數(shù)單位對(duì)于檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足，導(dǎo)致一些檔案管理的設(shè)備、場(chǎng)地配備不足，老化的設(shè)備也不能及時(shí)更新，出現(xiàn)檔案資料丟失或是損壞的情況。

3 ?大數(shù)據(jù)背景下檔案管理對(duì)策分析

3.1 利用信息技術(shù)提高檔案管理水平

在新的時(shí)代背景下，檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)的管理模式，以《檔案法》的法律法規(guī)為要求，注重檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理模式。按照檔案管理的要求，科學(xué)的開(kāi)展檔案管理工作，同時(shí)為檔案管理人員提供良好的工作環(huán)境，完善獎(jiǎng)懲機(jī)制，督促檔案管理人員更好地投身于本職工作。及時(shí)地收集、整理數(shù)據(jù)時(shí)代產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息以及影像資料，更好地開(kāi)展檔案管理工作。檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)地修復(fù)受損的紙質(zhì)檔案，利用當(dāng)前的掃描、拍照等技術(shù)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。轉(zhuǎn)換工作的前期開(kāi)展會(huì)比較復(fù)雜，但是建成之后可以更好地進(jìn)行數(shù)字管理，提高管理效率，此外，需要定期地對(duì)于電子檔案進(jìn)行維護(hù)、更新，發(fā)揮檔案的信息價(jià)值。

3.2 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

要提高檔案管理工作，需要一支思想政治水平高、專業(yè)技術(shù)過(guò)硬的檔案管理隊(duì)伍。需要積極引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人才，優(yōu)化隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)，整體提高管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平。定期對(duì)于當(dāng)前從事檔案管理的人員進(jìn)行檔案知識(shí)技術(shù)培訓(xùn)，根據(jù)工作中的實(shí)際情況來(lái)開(kāi)展針對(duì)性的培訓(xùn)。提高從業(yè)人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、數(shù)據(jù)分析、篩選的能力，以及電子檔案管理的能力，這些都是要培訓(xùn)的內(nèi)容，通過(guò)技術(shù)培訓(xùn)，不斷地提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，更好地為現(xiàn)代化檔案管理服務(wù)。

3.3 加強(qiáng)檔案管理設(shè)施建設(shè)

利用現(xiàn)代化的管理理念以及方法，解決檔案管理中的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理。除了有現(xiàn)代化的管理理念外，還需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。引進(jìn)了專業(yè)技術(shù)人才，提高了管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平，還需要有配備的專業(yè)設(shè)施，才能更好地發(fā)揮檔案管理人才的作用。加大基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，更新檔案工作開(kāi)展所需要的設(shè)備，此外，在檔案工作管理中要融入大數(shù)據(jù)思維，可以和相關(guān)的大數(shù)據(jù)企業(yè)進(jìn)行合作，加強(qiáng)對(duì)于設(shè)備和技術(shù)的研發(fā)，讓適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的設(shè)備以及技術(shù)更好地發(fā)揮優(yōu)勢(shì)。將存儲(chǔ)以及虛擬技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，拓寬合作渠道，加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。

3.4 做好檔案信息的開(kāi)發(fā)利用工作

檔案管理的目的是為了提供信息服務(wù)，因此，要更好地發(fā)揮檔案信息的價(jià)值和作用。在這一理念下，檔案管理人員要樹(shù)立為用戶提供信息服務(wù)的意識(shí)，開(kāi)展編研工作和咨詢服務(wù)，改變傳統(tǒng)的服務(wù)模式，主動(dòng)地將數(shù)據(jù)資料庫(kù)向應(yīng)用人群進(jìn)行推廣。利用大數(shù)據(jù)分析用戶的需求，定向地將檔案信息提供給用戶，開(kāi)展有針對(duì)性的服務(wù)。

4 ?結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)的發(fā)展背景下，檔案管理工作有了新的發(fā)展思路與模式，現(xiàn)代化的信息技術(shù)讓檔案管理工作的效率更高，而且降低了管理成本。但是大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理還存在一些問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，需要?jiǎng)?chuàng)新管理模式，提高專業(yè)管理隊(duì)伍素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理設(shè)施建設(shè)，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方法，提高檔案管理工作水平，更好地發(fā)揮檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。

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