大數據時代高校數字檔案共享服務探究

徐代珍

摘 ?要：伴隨著移動多媒體、云計算、物聯網等技術的發展與應用，人類順利步入大數據時代。高校檔案管理部門應該順應大數據的發展趨勢，積極轉變工作思路、管理理念，提高綜合服務質量，創新服務模式，共享檔案信息，全面優化管理效率。

關鍵詞：數字檔案 ?大數據 ?共享

中圖分類號：G27 ? 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）11（a）-0014-02

1 ?什么是大數據時代

麥肯錫公司率先提出大數據時代。該公司認為社會發展各個領域都離不開大數據，數據已經滲透到各個領域，并得到廣泛應用，這將進一步促進生產率增長，增加消費者盈余。特別是自2012年以來，“大數據”就成為各領域出現頻率最高的詞匯之一。其中《紐約時報》指出現代人更加傾向于基于數據與分析判斷分析，并形成決策。換言之即各領域在大數據時代的背景下，人們已經不再以直覺或者經驗作為制定決策的依據。

高校是知識的搖籃與集散地，其同樣需要順應大數據時代，直面挑戰與發展機遇。高校檔案信息管理部門是高校的重要部分，其必須充分結合大數據，積極結合各類用戶的特點來提高檔案信息的管理效率，更新服務理念，形成科學化、多元化的檔案信息管理，共享檔案信息服務。

2 ?高校推行共享數字檔案服務的意義

伴隨著社會的發展，對信息管理提出更為苛刻的要求，凸顯傳統紙質檔案管理的不足。在此背景下，數字化檔案應用運生。此種存儲方式有助于擴大存儲量管理檔案信息，同時為實現共享檔案資源奠定基礎。數字檔案共享服務的實施是高校實現最大化利用資源信息、充分發揮資源互補作用的關鍵，同時這有助于推進高校社會信息化建設。

2.1 現代社會發展的客觀要求

大數據時代，進一步豐富社會總資源，信息資源是其中的重要組成部分。高校是培育高素質人才的搖籃，是科研與教學的集散地，其含有大量極其重要的科技文化信息。基于此，為了促進社會現代化建設，應該積極擴大其智慧資源的輻射范圍，共享高校數字檔案。

2.2 符合可持續發展的基本要求

從高校發展的角度分析，共享數字檔案信息是實現可持續發展的基本路徑之一。這是因為通過共享數字檔案信息資源，可消除知識壁壘，共享資源，實現信息互補，形成合作聯盟的關系。這些均有利于高校取長補短，共同提高教育教學水平，為實現可持續發展奠定基礎。

2.3 方便社會用人單位進行查證與鑒別

眾所周知高校檔案部門涉及到多方面的工作，其中包括用人單位查證咨詢、鑒別各類員工檔案信息。基于共享檔案信息資源，有助于用人單位或者其他人才對接單位、中介機驗高效的查詢、驗證畢業生、在校生的信息，縮短工作流程，簡化工作步驟。總之，共享數字檔案信息，能夠在充分滿足社會用人單位、學生驗證信息的基礎上，最大限度地節省人力成本。

3 ?現階段高校數字檔案資源管理的主要問題

3.1 數字資源匱乏

大數據時代，高校檔案管理已經引入并運用“智慧檔案”“大檔案”等，但是新時期檔案管理受傳統檔案管理所遺留的各種問題，仍普遍存在管理效率偏低的情況。基于大數據時代，應有針對性地結合數字化的特征，在豐富檔案管理內容的同時，積極優化其工作質量。

3.2 信息資源過于分散化

高校在管理信息資源期間，應該充分結合檔案管理的現狀及相關管理內容，有針對性地開展管理活動。但是很多高校存在未能統一合理規劃等各類現象。這些現象的存在極易引發資源體系分亂，甚至發生數據異常等情況，繼而造成其他不利影響。這些因素的存在不利于整合檔案信息資源。

高校檔案管理是一個持續性的過程，這一個過程需要不斷地整合處理大數據。通過有效整合數據信息，制定統一的信息資源管理標準，減少信息過于分散的情況，只有這樣才能真正提高檔案信息管理的質量，使之真正發揮作用。

3.3 有待進一步挖掘信息資源

當前檔案管理是以“資源中心”為核心，其主要工作包括檔案的接收與處理等。就目前實際管理情況來看，非常有必要采取有效的措施，深入挖掘其中有用的信息資源，使之得以真正發揮作用。

縱覽高校實際開展數字檔案資源管理情況不難發現其普遍存在未能充分挖掘其中的潛在價值的情況，具體表現為未能充分發揮數字化管理的效果與作用。高校在建設數字化檔案資源期間，應該形成“藏用并重”的意識，更新管理模式工，充分發揮計算機技術、大數據的作用，激活有效信息，深度挖掘檔案數據資源，彰顯檔案管理工作的價值。簡而言之即需要充分發揮數字化管理的優勢與作用，更好地服務于高校發展。

4 ?大數據時代高校如何實施數字檔案共享

4.1 建設共享服務體系

通過建設檔案館數字資源，規范化、統一化服務技術標準、檔案業務標準及相關制度，充分發揮數字檔案組織機構的作用，構建完善化的數字檔案共享體系。針對各類數字化檔案業務，應該形成統一的規范性術語，明確標準及識別標識。對元數據格式、檔案格式做到細化、規范化存儲。除此之外，還應立足現狀，制定符合高校數字檔案信息管理的規范標準。具體規范、標準應該包括網上傳輸、交換、查詢、存儲、描述、標識、管理等各個方面。當前我國正式頒布了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，這有助于規范CADJn子文件的收集及歸檔等操作。建立工作機制、共享平臺，立足電子政務網絡，暢通共享平臺與本單位辦公系統。省級主管部門統一規劃各高校的檔案管理軟件，并做好相關研發維護工作，為高校提供無償服務。為了實現數字檔案共享機制，非常有必要規范配置接品，并由高校統一確認接入機制，統一配發電子標識，并明確使用權限。

4.2 基于共享數字檔案的需要，構建安全管理制度