高校輔導員如何建立有效的班干部會議制度

張凱 靳祺

摘 ? ?要： 班干部作為班團組織的核心群體，是輔導員做好班級管理工作的有力抓手。輔導員在班干部組織班級管理的過程中，不可避免地要與班干部進行多種形式的溝通，這就需要建立有效的溝通機制，實現(xiàn)信息的高質(zhì)量傳遞。

關(guān)鍵詞： 高校輔導員 ? ?班干部 ? ?會議制度

一、輔導員與班干部的管理溝通中存在的問題

隨著新媒體技術(shù)的發(fā)展和智能手機的普及，輔導員在班級管理中與班干部的溝通模式發(fā)生了很大變化，網(wǎng)絡(luò)信息傳播的即時性和廣泛性特點使輔導員通過虛擬的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系依靠轉(zhuǎn)發(fā)這一形式就可以實現(xiàn)信息的快速、即時傳播。但這種信息傳遞方式在為輔導員管理溝通帶來便利的同時，存在信息傳遞過程中易衰減失真、單向的信息傳播反饋較少、不利于組織溝通協(xié)調(diào)的弊端。更重要的是，輔導員如果過于依賴網(wǎng)絡(luò)與班干部進行線上溝通，將缺乏與班干部的情感交流，難以發(fā)揮管理溝通的育人功能。

輔導員在班級管理中除了運用網(wǎng)絡(luò)等線上通信手段與班干部交流溝通、進行信息傳遞外，通常還會以召開會議的方式當面向班干部傳達信息、協(xié)調(diào)工作。但當前一些輔導員召開班干部會議的隨機性較強，主要體現(xiàn)在會議召開時間不固定、參會人員范圍較小、會議流程不規(guī)范等。這種隨機性較大的開會方式一般僅僅是為了布置某個專項工作，不利于通過會議推動班級建設(shè)和班干部的整體工作，會議的育人功能難以得到發(fā)揮，一定程度上失去開會的應(yīng)有之意。

二、建立班干部會議制度的重要意義

召開班干部會議是輔導員對班干部隊伍進行有效管理的必要手段，以會議的形式向班干部傳遞信息、部署工作是一種非常有效的溝通管理方式。相比利用網(wǎng)絡(luò)通信方式進行交流溝通，通過開會的形式進行信息傳遞，可以有效減少傳遞過程中的信息衰減，會上的面對面交流可以使與會人員得到信息的即時雙向反饋，便于與會人員進行情感交流，更有利于協(xié)調(diào)和推動工作。

會議的主要功能包括決策、控制、協(xié)調(diào)和教育，輔導員通過召開班干部會議發(fā)揮相關(guān)功能，必須緊密結(jié)合自身實際和工作需求，探索建立完善的班干部會議制度，并充分利用協(xié)調(diào)和育人功能推動班干部隊伍建設(shè)，促進和加強有效的班級管理。

建立有效的班干部會議制度，可以使輔導員完善對班干部的信息傳遞和溝通交流方式，形成完整的管理溝通體系，是輔導員做好管理溝通的有效途徑。輔導員借助各類規(guī)范化的班干部會議，高效部署和開展班級管理工作，有利于充分了解班干部的精神狀態(tài)、工作進展和班級的運轉(zhuǎn)情況，使輔導員獲取充分的信息作為決策的強大支撐，是打造高效班干部隊伍、有效管理班級的重要手段。

有效的班干部會議制度還可以為班干部了解和對比其他班級的工作情況提供平臺，有利于班干部明晰工作流程、明確工作目標、提高履職能力，幫助他們及時梳理個人和班級的工作得失，促使班干部在班級工作中更好地發(fā)揮管理服務(wù)職能，為順利開展各項班級工作提供有力支撐。

三、建立班干部會議制度的實操建議

會議一般指在限定的時間和地點，按照一定的程序進行有組織、有領(lǐng)導、有目的議事活動。輔導員建立的班干部會議制度，首先應(yīng)根據(jù)工作實際確定必需的班干部會議類型，然后根據(jù)會議特點制定會議召開的周期、時間、地點、內(nèi)容和流程等，形成時間規(guī)律化、主題清晰化、流程規(guī)范化的班干部會議制度。

班干部會議的類型應(yīng)基于與會人員的班干部身份確定，輔導員在管理班級和培養(yǎng)班干部隊伍的工作中，需要召開的各類會議一般包括全體班干部會議、班長團支書會議、各類班委專項會議和宿舍長會議等。本文以全體班干部會議和班長團支書會議為例，給出建立相關(guān)會議制度的實操建議。

1.全體班干部會議

輔導員組織召開的全體班干部會議，與會人員涉及范圍較廣，建議在每學期開學的第一周和放假前的一周分別召開1次，形成固定周期的例會模式。

會議內(nèi)容。在此類會議上，輔導員要以總結(jié)過去一學期的成績，激勵全體班干部團結(jié)一心、奮發(fā)向上為主體內(nèi)容，對于下一步的工作展望應(yīng)以宏觀為主，盡量少地布置具體的事務(wù)性工作，提升會議的育人功能。此外，在全體班干部會議上，輔導員還應(yīng)注意強調(diào)各班級間班干部和班級內(nèi)班干部的配合協(xié)調(diào)問題，明確各類班干部的具體職責，提高全體班干部的凝聚力和執(zhí)行力。

會議環(huán)節(jié)設(shè)計。全體班干部會議應(yīng)由輔導員主持和主講，由于與會人數(shù)較多，一般不安排交流環(huán)節(jié)，可視情況安排部分代表發(fā)言，會議議程一般包括以下幾個方面：

（1）輔導員通報所帶各班級上一學期在科創(chuàng)學習、社會實踐、文體活動、公寓衛(wèi)生和文化建設(shè)等方面取得的成績;

（2）輔導員帶領(lǐng)班干部分析各班級上一學期的成績數(shù)據(jù)，獎優(yōu)罰劣，可視情況設(shè)置表彰環(huán)節(jié);

（3）請成績突出的班級班干部代表分享班級工作經(jīng)驗;

（4）輔導員結(jié)合部分關(guān)鍵的事務(wù)性工作對班干部下一階段的工作提出希望和要求。

2.班長團支書會議

班長和團支書會議參會人員范圍相對較小，建議輔導員每1周—2周召開1次，形成固定周期的例會模式。

會議主體內(nèi)容。班長團支書作為班干部隊伍的核心群體，是輔導員開展班級管理工作最有力的抓手，也是班干部隊伍建設(shè)的重中之重，這就要求輔導員在班長團支書例會上，除了把各項事務(wù)性工作安排清楚外，更重要的是以定期召開的班長團支書例會為育人平臺，加強對班長和團支書的人文關(guān)懷和心理疏導。每次會上盡可能在學習和生活等個人成長發(fā)展方面給予班長、團支書一定的建議和幫助，增強輔導員與班長團支書的情感交流，提高核心群體的向心力和凝聚力。

會議環(huán)節(jié)設(shè)計。班長團支書會議與會人數(shù)較少，應(yīng)以交流座談為主要環(huán)節(jié)，會議議程一般包括以下幾個方面：

（1）輔導員通報各班長團支書所在班級的近期表現(xiàn)，總結(jié)近期工作;

（2）班長團支書匯報近期所在班級基本情況和階段性重點工作開展情況;

（3）輔導員肯定各班級近期工作中的優(yōu)秀做法，指出存在的問題，與班長團支書共同探討改進措施，制定工作方案;

（4）輔導員部署下一階段基本工作和階段性重點工作。

四、建立班干部會議制度的注意事項

1.建立會后反饋機制

會議一般包括議論、決定、行動三個要素，班干部會議制度的關(guān)鍵作用是有利于協(xié)調(diào)或推動班級工作，因此有效的班干部會議機制必須包含完整的會后反饋機制，通過有效的會后反饋督促班干部落實會議內(nèi)容，做到會而有議、議而有決、決而有行，否則班干部會議就成了沒有意義的閑談或議論。

2.發(fā)揮會議育人功能

在各類班干部會議上，輔導員除了與班干部通過面對面交流協(xié)調(diào)和推動事務(wù)性工作外，還要對班干部的個人成長與發(fā)展做出指導，既要有信息溝通，更要有思想交流，努力推動這些班級中的“關(guān)鍵少數(shù)”在學業(yè)、工作、生活中都發(fā)揮先鋒作用，成為標桿和優(yōu)秀代表，把班干部會議建設(shè)成統(tǒng)一班干部思想、促進成長發(fā)展的育人平臺。

3.嚴格執(zhí)行例會周期

例會是指依據(jù)約定的慣例每隔一定期限舉行一次的會議，輔導員應(yīng)事先確定哪類班干部會議要執(zhí)行例會模式，并在第一次召開班干部例會時就確定好今后該會議召開的時間周期，進行必要的制度規(guī)范。沒有特殊情況，輔導員一般不要輕易調(diào)整會議召開時間，這要求輔導員在選擇例會的時間前，應(yīng)充分考慮自身和班干部的時間安排。只有固定了例會的時間和周期，才能更好地實現(xiàn)有效的管理，促進輔導員與班干部溝通，提高班干部執(zhí)行工作的效率，追蹤各班級工作進度。

五、建立班干部會議制度的理論依據(jù)

管理溝通是指社會組織及管理者為了實現(xiàn)組織目標，在履行管理職責、實現(xiàn)管理職能過程中有計劃的、規(guī)范性的職務(wù)溝通活動和過程[1]，作為管理活動的本質(zhì)要求，是管理行為的基本構(gòu)成要素[2]。會議制度是管理溝通的一種重要方法，以滿足人們某種需要為目的，通過聚會集思廣益，人們彼此了解共同目標，明確自己怎樣為組織做出貢獻，形成強大的凝聚力和執(zhí)行力。同時，通過會議可以對每一位與會者產(chǎn)生約束力，是管理者實施組織管理的一種重要手段。

有效的管理溝通可以在實施管理中發(fā)揮作用，主要體現(xiàn)在四個方面：一是有效的管理溝通有助于改進個人做出的決策，特別是通過會議進行的面對面溝通，可以迅速獲取大量的信息情報，集思廣益，從而做出正確決策，有效預(yù)防管理者決策失誤;二是促使相關(guān)方協(xié)調(diào)有效地工作，人們從事的活動相互之間聯(lián)系越大，對協(xié)調(diào)的需要就越高，協(xié)調(diào)只有通過有效的管理溝通才能更好實現(xiàn);三是通過會議渠道對與會人員進行正反面的評價，可以有效激勵與會人員，改善工作績效;四是有效的溝通有助于建立良好的人際關(guān)系和營造組織氛圍，特別是會議中當面進行思想和感情的溝通可以極大增進了解。

參考文獻：

[1]張剛，焦建軍，王文奎.管理溝通理論的變革性質(zhì)和意義[J].理論導刊，2005（02）：38-39.

[2]崔佳穎.組織的管理溝通研究[D].北京：首都經(jīng)濟貿(mào)易大學，2006.